Инвентаризация по разным типам цен ут 10.3. Оформление пересортицы товаров

Товары любой компании необходимо периодически инвентаризировать. Рассмотрим оформление процесса инвентаризации в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Документ инвентаризации

Для проведения инвентаризации есть специальный документ – «Инвентаризация товаров на складе». С помощью данного документа вы можете отразить в программе факт проведения инвентаризации, указать текущие остатки товаров и увидеть расхождения между фактическими и учетными остатками. Данный документ широко используется в практике специалистов, занимающихся автоматизацией торговли, при переносе данных между разными базами 1С.

Меню: Документы – Запасы (склад) – Инвентаризации товаров

Создадим новый документ инвентаризации. Прежде всего в документе указывается склад, на котором проводится инвентаризация, и организация, которой принадлежат товары:

Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурным позициям. Если количество товаров очень велико и проинвентаризировать их за один раз проблематично, вы можете создать несколько документов инвентаризации. В этом случае каждый документ можно делать по определенной группе товаров.

В нашей инвентаризации будут участвовать только товары из группы «Бытовая техника». Для этого установим для поля «Номенклатура» вид сравнения «В группе», а в соседнем поле выберем нужную нам группу:

Далее необходимо в таблице «Товары» перечислить нужные позиции номенклатуры и указать их фактическое количество на складе. Чтобы не заполнять таблицу вручную, воспользуемся автозаполнением по кнопке: «Заполнить – Заполнить по остаткам на складе»:

Программа заполнит таблицу товарами, которые присутствуют на складе по ее данным:

В колонке «Учет. количество» указан остаток товара на складе по данным программы, а в колонке «Количество» вы должны заполнить фактический остаток товара на складе. В колонке «Отклонение» программа рассчитает отклонения фактического остатка от учетного:

Положительное отклонение свидетельствует об излишке товара, а отрицательное – о недостатке.

Полностью заполненный документ необходимо сохранить в базе по кнопке «Записать». Документ имеет несколько печатных форм, в том числе инвентаризационную опись (ИНВ-3). Распечатать документ можно нажав кнопку «Печать» и выбрав необходимую форму:

Документ «Инвентаризация товаров» фиксирует в базе информацию о фактических остатках товаров, при этом он не корректирует остатки товаров. Чтобы учетные и фактические остатки товаров совпадали, необходимо на основании инвентаризации сделать списание недостающих товаров и оприходовать излишки.

Списание товаров на основании данных по инвентаризации

Списание товаров делается с помощью одноименного документа.

Меню: Документы – Запасы (склад) – Списание товаров

Оформить документ удобнее на основании инвентаризации товаров, тогда программа сразу заполнит его недостающими товарами:

Необходимо провести документ по кнопке «ОК», все недостающие товары спишутся со склада в момент проведения.

Оприходование товаров на основании данных по инвентаризации

Оприходование товаров также производится на основании инвентаризации документом «Оприходование товаров». Программа переносит в документ все товары, по которым были обнаружены излишки:

Цена на товар (себестоимость оприходования) также заполнилась автоматически – программа подставила среднюю себестоимость данного товара на складе. Если данные о себестоимости товара в базе отсутствуют, то колонку «Цена» необходимо будет заполнить вручную.

Заполненный документ необходимо провести по кнопке «ОК», в момент проведения излишки товаров оприходуются на склад.

Оформление пересортицы товаров

Если вы ведете в базе учет по дополнительным характеристикам товаров (цветам, размерам и т. д.) и обнаружили пересортицу, то оформить ее можно без проведения инвентаризации. Для этого используется документ «Корректировка серий и характеристик товаров».

Меню: Документы – Запасы (склад) – Корректировки серий и характеристик товаров

Предположим, мы обнаружили на складе недостачу одной футболки размера M белого цвета, при этом есть одна лишняя футболка черного цвета и того же размера.

Создадим новый документ корректировки, заполним в нем склад и организацию:

Добавим новую строку в таблицу, укажем в ней номенклатуру – Футболка, количество – 1 шт. В поле «Характеристика номенклатуры (старая)» выберем характеристику «М, Белый», а в поле «Новая характеристика номенклатуры» укажем «М, Черный»:

В момент проведения документа по кнопке «ОК» программа спишет со склада одну белую футболку и оприходует черную.

В этом уроке разберемся со складской инвентаризацией, в рамках которой оформим документы отражения излишков и списания недостач товаров.

Документ Пересчет товаров

Для проведения инвентаризации никаких дополнительных настроек программы делать не нужно, переходим сразу к созданию документов Пересчет товаров (именно они будут отражать факт проведения инвентаризации):

В списке сделаем отбор по нужному складу и создадим новый документ:

На первой вкладке указываем дату, ответственного, склад и исполнителя (нужен для вывода в печатной форме ПФ). Если в ПФ Задание на пересчет товаров нам необходима колонка с количеством номенклатуры по данным учета, то устанавливаем необходимость Печатать количество по учету :

У пересчета есть несколько статусов (на данном этапе оставляем статус В работе ):

На второй вкладке заполняем сведения о товарах, подлежащих инвентаризации. Удобнее всего воспользоваться отбором для заполнения таблицы номенклатуры:

При данном отборе в таблицу товаров попадет вся номенклатура, имеющаяся на остатках:

При статусе В работе нет возможности указать фактическое количество товаров:

Проведем, распечатаем задание на пересчет товаров:

Далее этот бланк передается сотрудникам, которые будут пересчитывать товары на складе (и записывать в эту таблицу фактическое количество). Затем по этой таблице в пересчете вносятся результаты (количество факт), но для этого нужно установить соответствующий статус. Удобнее всего заполнить фактическое количество по учетному и потом уже вводить отклонения (излишки и недостачи):

Для примера введем данные о недостатке и излишке:

Отражение излишка и недостачи

Для отражения факта недостачи и излишка нужно создать в системе соответсвующие операции, для излишка создаем Оприходование излишков товаров :

Документ заполнился автоматически. Обратите внимание на поле Вид цены - именно цены данного вида будут подставлены для товаров в качестве себестоимости оприходования:

На второй закладке заполнена информация о приходуемых товарах:

Проводим и закрываем.

Регистрируем списание недостачи:

На второй закладке заполнились сведения о списываемых в рамках недостачи товарах:

Необходимо уточнить, что оприходования и списания товаров по результатам инвентаризации можно вводить не только на основании пересчета товаров, но и с помощью помощника оформления складских актов . Для демонстрации его работы удалю списание недостач, теперь в списке пересчетов выводится сообщение о недостающих складских актах, переходим по соответствующей гиперссылке:

В помощнике выбираем склад, период инвентаризационной описи и дату актов. Также выбираем, откуда брать себестоимость для ПФ ИНВ-3 и ИНВ-19 (будем заполнять ее по виду цен Закупочные ):

Видим, что нужно оформить списание вентилятора:

Теперь нужно отнести списание недостач товара на конкретную организацию:

После отнесения списываемых товаров на конкретную организацию нажимаем Далее :

В результате создается две операции: списание недостач и инвентаризационная опись (служебный, нужен для печати ИНВ-3 и ИНВ-19):

Теперь видим, что никаких расхождений при пересчетах не выявлено, и оформлены все необходимые складские акты:

Печатные формы при инвентаризации

Формируем ПФ, ИНВ-3 выглядит так:

А ИНВ-19 так:

В ПФ попала также недостача по товару Кабель электрический , которого не было в наших документах. Дело в том, что данный товар я списывал за рамками урока, также текущей датой. И этот товар попал в нашу инвентаризационную опись (именно на ее основании и формируются ИНВ-3 и ИНВ-19).

По умолчанию в отражениях излишков и недостач источник данных для себестоимости (в ПФ) берется из настроек склада:

Сформировав ведомость по товарам на складах, видим что все операции выполнены корректно:

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг».

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

Пример сформированного отчета:

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

Пример 1

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

Пример 2

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

Общий механизм перепроведения документов платформы

Меню: Операции – Проведение документов

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Оперативное отражение данных в базе

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.

Кстати, и в старых версиях 1С 8.2 инвентаризация происходит по тем же принципам, отличается лишь внешний вид интерфейса.

Общая схема инвентаризации в программе 1С такова:

1. Создание и заполнение документа инвентаризации. Он служит для заполнения фактических данных о наличии или отсутствия номенклатуры на складе. Документ не делает никаких проводок.
2. Если обнаружен недостаток товара, его необходимо списать с помощью документа «Списание товаров» (реже « «).
3. Если переизбыток, он приходуется с помощью « «.

Рассмотрим эти документы детально.

В интерфейсе 1С Бухгалтерии 8.3 журнал документов инвентаризации можно найти в разделе «Склад»:

Для создания новой инвентаризации в открывшемся журнале нужно нажать кнопку «Создать». Заполним шапку документа реквизитами «Организация», «Склад»:

Следующий этап — заполнение учетного количества товара на складе. Для этого нажмите над табличной частью «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»:

Обратите внимание: Учетное количество заполняется на дату документа, а не на текущий момент !

В таблице появится список всех имеющихся в наличии товаров (по учетным данным в программе 1С):

Мы видим две колонки:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Количество факт — эти данные необходимо заполнить по реальным остаткам на складе. По умолчанию 1С заполняет эти количества из учетных данных.
• Количество учет — сколько товара есть в наличии по данным программы.

Теперь самое интересное — мы считаем сколько товара есть реально на складе и вносим в колонку «Кол-во факт»:

Как только все данные внесены, запишите документ. Теперь Вы можете распечатать необходимую первичную документацию нажав на кнопку «Печать»:

• Инвентаризационную опись товаров — ИНВ-3
• Приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22
• Сличительная ведомость ИНВ-19

Если Вы обратили внимание, сама инвентаризация никаких проводок в бухгалтерский учет не производит. Теперь необходимо списать или оприходовать товар, который в этом нуждается.

Наше видео по заполнению инвентаризации в 1С 8.3:

Списание товаров в 1С со склада

Для того чтобы списать товар на основании инвентаризации, необходимо создать новый документ списания.

Нажимаем в «Инвентаризации» кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров»:

Программа 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически сформирует списание по позициям, у которых была недостача:

Если всё верно, просто нажмите кнопку «Провести». Проверим проводки по списанию товаров:

Оприходование товаров по инвентаризации

Помогает многим предприятиям успешно вести бизнес. Однако, чтобы эффективно его использовать, необходимо знать азы управления. Далее вы узнаете, как провести инвентаризацию в 1С.

Инвентаризация является основным способом проверки наличия имущества. Проводя её, мы сверяем данные, которые содержит программа, с количеством товаров на складе на самом деле. Как и остальные функции 1С , инвентаризация - обязательная составляющая бухгалтерского учёта. Поэтому важно уметь её проводить.

Пользователи «Один Эс» имеют возможность сверять фактическое и документальное присутствие ассортимента при помощи специального документа. Вернее, есть несколько документов, служащих для того, чтобы сделать инвентаризацию складского имущества. Главный, как ни удивительно, называется «Инвентаризация товаров».

• В меню выбираем «Документы», затем «Запасы» и там нужную нам инвентаризацию.
• Исходя из версии программы, интерфейс может выглядеть по-разному, но главные пункты неизменно присутствуют всегда: склад, дата, номер, организация, ФИО ответственного, номенклатура.
• Как правило, учитывать удобно по определённым номенклатурным позициям, поскольку количество товаров может быть очень велико. Для этого нужно поставить галочку на номенклатурной позиции, а затем выбрать группу товаров, которую необходимо инвентаризовать. Если учёт требуется провести по всем группам, проще создать несколько документов.
• Выбираем заполнение по остаткам на складе для пока что пустой таблицы «Товары». Будут выведены все товары этой группы.

• Один из столбцов покажет количество единиц имущества, которое «насчитала» программа: «Учёт. Количество». Сосчитать все наименования на складе придётся самостоятельно, после чего их нужно будет занести в столбец «Количество».
• Столбец «Отклонение» покажет нули при идеальных условиях. Это значит, что количество товаров по документам и по факту совпадает. Если результат со знаком минус, значит имеется недостача. Знак плюс - переизбыток.
• Кнопкой «Записать» мы сохраним документ в базу данных. Также его можно будет распечатать по форме «ИНВ-3».

Что делать, если не совпадает?

Провести инвентаризацию - только полдела. Очень часто обнаруживается, что количества имущества по документам и в реальности - две разные цифры. Любой бухгалтер знает, что сильно волноваться не стоит. Другой вопрос, как документально зафиксировать различие.

Недостаток товаров

При недостатке имущества необходимо провести списание. Списание будет легко делаться на основе проведённой инвентаризации.

• Через меню вновь выбираем пункт «Документы», «Запасы», а затем «Списание товаров».

Списание товаров

• Заполняемая форма выглядит практически так же. Здесь нужно указать, на основании какой инвентаризации производится списание.
• Добавлять единицы товара можно и вручную при помощи кнопки «Добавить».
• Нажимаем «ОК», после чего данные о наличии имущества будут откорректированы.

Излишек

Переизбыток товаров корректируется также просто. Но уже при помощи другого документа - оприходование товаров.

1. В том же пункте меню выбираем нужное нам «Оприходование товаров».
2. Программа вновь сделает всё автоматически, если подставить данные из инвентаризации. Поэтому, как правило, пользователю не приходится делать ничего самостоятельно.
3. При необходимости можно редактировать таблицу вручную, добавляя какие-либо единицы имущества.
4. Кнопкой «ОК» 1С корректирует все введённые данные и заносит их в базу.

Важно заметить, что в новых версиях программы операции по устранению переизбытка и недостачи упрощены. Однако вместе с тем программа может не позволить так просто устранить документальный остаток, которого нет на складе. Иногда может потребоваться указать виновное лицо, на которого будет записан материальный урон. Не превышая пределы определённых норм, недостача просто включается в расходы.

Корректировка

Корректировка проводится, когда требуется отсортировать имущество по более гибким критериям. К примеру, на складе есть несколько лишних стиральных машин белого цвета, но недостаёт чёрных той же модели. Для таких ситуаций предусмотрен документ корректировки.

1. В уже знакомом пункте меню выбираем «Корректировки серий и характеристик товаров».
2. Здесь придётся понабирать самостоятельно, так как программа не знает, что мы хотим изменить. Добавляем в таблицу новую строку.
3. Три графы, которые необходимо заполнить: «Характеристика номенклатуры (старая)», «Новая характеристика номенклатуры» и «Номенклатура» просто.
4. В самой первой мы указываем название без различающегося критерия, то есть, «Стиральная машина», например. Также указываем количество.
5. В старой и новой номенклатурах указываем характеристики, которые необходимо поменять.
6. После этого определённое количество чёрных машин будет заменено белыми в базе данных. Нажатие кнопки «ОК» заставит программу произвести замену.

Теперь вы знакомы с одним из основных бухгалтерских инструментов, с инвентаризацией в программе 1С. Делать её рекомендуется хотя бы раз в год в любых крупных организациях. Проводить учёт имущества стоит отдельно по каждому складу или даже по каждой группе товаров, чтобы не запутаться в большом ассортименте.