Как нумеруются договора с сотрудниками. Нумерация трудовых договоров в организации. Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит - работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров . Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Все же это постановление является рекомендованным, а не обязательным, а значит, работодатель сам решает, как ему вести нумерацию трудовых договоров.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с , а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие - упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 - личный номер дополнительного соглашения, а 2016 - год оформления документа.

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит - не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

номер по порядку начиная с первого;
дата заключения контракта;
Ф.И.О. принятого работника;
его должность;
вид работы;
подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
в том же журнале, где ведутся контракты;
путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку. Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку. Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

Нумерация срочных трудовых договоров

Контракты со сроком действия могут фиксироваться в том же общем журнале. Если на предприятии практикуется частое оформление людей на определенный срок, то лучше завести для регистрации специальную книгу.

В любом случае, выбор остается за кадровиком, он поступает так, как ему удобнее в организации учета документов.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

В нашей организации ведется журнал регистрации трудовых договоров. Нужно ли регистрировать в нем также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если да, то, каким образом их нумеровать? Трудовые договоры имеют сплошную нумерацию. Обязательно ли регистрировать дополнительные соглашения? Если да, то их нужно фиксировать в одном журнале вместе с трудовыми договорами?

Ответ

Регистрировать дополнительные соглашения в каком-либо журнале не обязательно. Трудовое законодательство не предусматривает необходимости нумерации дополнительных соглашений к трудовым договорам. Такую необходимость может определить сам работодатель в локальном документе: в приказе, положении или инструкции по делопроизводству. Там же он вправе предусмотреть порядок нумерации. Дополнительные соглашения можно регистрировать вместе с трудовыми договорами, но тогда будет трудно в нужный момент быстро найти то или иное дополнительное соглашение. Поэтому допсоглашениям лучше присваивать порядковые номера (№ 1, № 2, № 3, и так далее) в рамках каждого трудового договора.

Читайте в электронном журнале:

Электронный журнал доступен подписчикам, а также по . Его оформление не займет у вас много времени.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Дополнительное соглашение – это официальное приложение к действующему трудовому договору. Корректирует правоспособность внесённой в договор информации, в пределах норм, установленных Трудовым законодательством (ст. 72 ТК РФ). Согласно определению и правовым функциям – дополняет договор после его оформления, до момента расторжения при уходе сотрудника с должности.

ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Самостоятельной юридической силы доп соглашение к трудовому договору не имеет. Допускает применения и констатирует правоспособность только в качестве приложения, дополнения к основному документу.

СПРАВКА: За время работы сотрудника в организации таких договоров может быть составлено несколько, в силу складывающихся обстоятельств.

Опирается на локальные акты, которыми работодатель вносит новые нормы выработки, условий труда или принимает решения, непосредственно затрагивающие статус работника. Согласно установленным правилам, составлению допсоглашения к трудовому договору, предшествует так же:

После ознакомления с соответствующим юридическим источником, на основании уведомления или заявления (ст. 74 ТК РФ), стороны принимают совместное решение, допускающее:

внесение изменений;
отказ от продолжения работы.

Принятое решение о продолжении деятельности в новых условиях фиксируется дополнительным соглашением к трудовому договору.

В каких случаях оно необходимо?

Обозначенное приложение выполняет функцию обновления морально устаревших пунктов, с заменой на новые. Изменения опираются на специфику их внесения:

с заменой одних сведений на другие;
привнесение новых пунктов;
удаление устаревших сведений, без замены на новые.

Соответственно, составление дополнительного соглашения об изменении трудового договора требуется тогда, когда нужно заменить, убрать или добавить один или несколько пунктов.

ВНИМАНИЕ: Без официальной отмены или замены положений договора, никакие прецеденты не вступают в юридическую силу, и будут признаны нарушениями регламента трудовых отношений.

К таким пунктам относятся сведения:

Перечисленные и иные, вновь принятые и отменённые положения, требуют оформления согласно источникам законодательства.

Как правильно оформить документ: нумерация и другие аспекты

Документ составляется работодателем, в лице которого здесь может выступить сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо, которому отдельным приказом вменялась функциональная обязанность по ведению кадрового делопроизводства.

В распоряжении кадровой службы также должно быть два журнала регистрации, на основании записей которых присваиваются номера трудовым договорам и трудовым соглашениям. После присвоения номера очередному документу, в графу рядом с порядковым номером вписываются его выходные данные. А нумерация переносится во вводную часть текста документа.

В верхней части листа даются реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя. Так же можно оформить текст на фирменном бланке организации.

После чего заполняются требующиеся сведения:

сторонами здесь выступают работник и работодатель. Сведения о сторонах вносятся, соответственно данным, указанным в договоре.
Время и место заключения должны отражать фактическое число, когда подписывался сторонами документ и юридический адрес учредителя или место работы сотрудника.
Далее вносится пункт или несколько пунктов, требующие замены, а так же – вновь вносимые сведения, которые вступают в юридическую силу.

СПРАВКА: Если изменялась фамилия, например, в результате замужества – эти сведения так же должны быть отражены отдельным дополнением, с приложением свидетельства о браке.

Дополнение составляется в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается работником и работодателем. Фамилии подписавших документ лиц, обязательно расшифровываются. На подпись работодателя ставится печать организации.

Один экземпляр передаётся работнику. Второй – остаётся у работодателя и хранится в сейфе, несгораемом шкафу или ином предусмотренном месте вместе с трудовым договором.

После увольнения работника, эти документы сохраняются. Они могут опечатываться и передаваться в архив вместе с личным делом, где будут храниться не менее 75 лет.

Специальных требований к форме доп соглашений об изменении трудового договора не предусмотрено. Работодатель может разрабатывать собственный алгоритм внесения сведений, не отступая от требований законодательства.

Главное – чтобы таковой имел официальный правоспособный вид и содержал все перечисленные выше сведения (ч.1 ст. 67 , ст. 72 ТК РФ).

Как регистрировать новые условия в договоре с работником и когда они вступают в силу?

Вступление документа в силу начинается с момента его заключения сторонами:

после внесения сведений;
проставления подписей;
удостоверения печатью.

Кроме этого требуется его обязательная регистрация в специальном журнале регистрации договоров и дополнительных соглашений к договорам.

Однако прецедент, о котором идёт речь в соответствующем положении вступает в правомочие с того числа, которое указано в приказе. Например, если перевод в новую должность происходит 1 марта, то в этот день начинается официальное признание факта вступления в должность.

Составление приказа обязательно. Большинство соглашений так же опираются на необходимость отражения внесённых сведений как в отдельном приказе, так и в трудовой книжке.

СПРАВКА: Все сведения о перемещении сотрудника вносятся в трудовую книжку в течение пяти календарных дней после наступления факта перемещения.

Как составить протокол об изменении режима работы: пример

Форма всех составляемых в организации соглашений, прилагающихся к трудовым договорам, может быть идентичной. Однако основной текст, который следует после наименования документа, содержит специфические сведения, отражающие цель составления документа.

Соглашение о изменении рабочего времени может составляться:

если таковой систематически меняется, в силу чего не включён в трудовой договор, а регулируется исключительно соглашениями;
если он установлен в договоре, но требует корректировки на основании изменения правил внутреннего распорядка или по иным причинам, инициированным работодателем.

Если изменения вносятся по инициативе работодателя, он обязан уведомить работника о внесении таковых за два месяца до наступления новых обстоятельств. Уведомление получают под роспись. После получения уведомления работник определяется во внесении изменения и принятии их как руководство к новому рабочему режиму, или уволиться.

Если инициатива исходит от работника, он пишет заявление с соответствующей просьбой и удостоверяет его. В обоих случаях издаётся приказ об изменении определенных сторонами условий.

При составлении дополнения, которое призвано изменить только один пункт – рабочее время, требуется следовать установленному алгоритму.

Начать с того, что стороны составили дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (указать номер и дату). Как нумеровать данный документ, мы описали выше.

Указать, что вносятся нижеследующие дополнения (изменения) трудового договора. Далее в доп соглашении перечислить пункты, вступающие в силу настоящим документом.

В их числе должны быть характеристики вновь введённых нормативов. Например: «Переведена на неполный рабочий день», с последующим указанием:

Заключение

Любое нововведение, не санкционированное трудовым договорам, требует составления дополнительного соглашения к трудовой. На этом основании прецедент вступает в юридическую силу.

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью