15.03.2020 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

В день увольнения, то есть в последний день работы, надо выдать работнику под роспись все необходимые документы (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 , Закона N 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). А именно:

• трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
• разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1. В этом разделе надо указать сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего года по дату увольнения. Получите от работника письменное подтверждение того, что вы передали ему эти сведения (п. 35 Инструкции N 987н). Например, работник может расписаться на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1, который останется у вас;
• справку 2-НДФЛ за текущий год.
  Кроме того, по письменному заявлению работника вы должны выдать ему и иные документы, связанные с его работой, например копии:
• приказов о выплате ему премий;
• приказа об увольнении.

Вы обязаны выдать работнику перечисленные документы в день увольнения, даже если он не вернул числящееся за ним имущество организации или не подписал обходной лист.

Если в день увольнения работник не может получить трудовую книжку и документы, направьте ему по почте ценным письмом с описью вложения уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте.

Если работник по каким-либо причинам не получил трудовую книжку в последний день работы, то вы обязаны выдать ее ему в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления.

Еще по теме:

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

Какие документы выдаются при увольнении? Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком). Согласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.

Любому сотруднику, увольняющемуся с предприятия, где он был официально трудоустроен и получал «белую» зарплату, работодатель должен выдать целый комплект документов. В случае с «серой» зарплатой список обязательных к выдаче бумаг тот же, хотя в документации, касающейся заработков сотрудника, будет указана только их официальная часть.

При этом, как и во многих других областях жизни, наблюдается тенденция к росту роли бюрократии в жизни человека. С каждым годом количество документации, которой бухгалтер и кадровик должны снабдить увольняющегося работника, увеличивается. А ведь есть еще и те, которые к выдаче не обязательны, но должны предоставляться гражданину по первому его требованию.

Итак, разберемся, какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2018 году?

Краткий перечень бумаг

Каждому увольняющемуся нужно знать, что в любом случае - при расторжении трудового договора по взаимному согласию, по собственному желанию, в порядке сокращения и даже по статье за допущенное серьезное нарушение или дисциплинарный проступок список основополагающих документов неизменен. Любому сотруднику причитаются следующие документы при увольнении от работодателя в 2018 году:

• расчетный листок;
• медицинская книжка;
• справка о зарплате по форме 2-НДФЛ;
• справки о размерах заработной платы;
• информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М;
• выписка по форме СЗВ-Стаж;
• справка-расчет по страховым социальным взносам.

Выше перечислены только те документы, которые к выдаче обязательны. Если какая-либо справка из этого перечня не была выдана работнику, это является серьезным упущением. Но, кроме всего указанного, любой человек может запросить у работодателя ряд других документов, нужных ему по личным причинам. Отказать в их выдаче он не имеет права.

Разберем суть и назначение каждой бумаги.

Расчетный листок

Расчетный лист - это документ установленного образца, в котором указывается размер зарплаты, аванса, премии и всех удержаний (за испорченный инструмент, в порядке выплаты алиментов и т. п.) из дохода работника, если таковые были ему начислены в законном порядке. Расчетный лист согласно ТК должен выдаваться дважды в месяц, с авансом и основной частью зарплаты, хотя большинство работодателей в целях снижения бюрократических издержек печатают его только один раз в месяц.

При увольнении, перед выплатой расчета на руки или переводом положенной суммы на банковскую карту бухгалтерия обязана выдать гражданину последний расчетный лист. В нем будет подробно указано, сколько ему причитается заработной платы, и за какой срок работы (включая сверхурочные и другую переработку), какова величина пособия и т. д. Основание 136-я статья Трудового кодекса России.

Трудовая

По российскому законодательству это главный документ, удостоверяющий стаж и опыт работника. В него вносится и далее хранится информация о продолжительности работы гражданина на данном предприятии во всех занимаемых должностях, о предыдущих фирмах и компаниях, где он трудился, о полученных наградах и благодарностях, о взысканиях и выговорах. Трудовая книжка хранится у кадровика или в службе персонала организации, но при этом является личной собственностью трудящегося (притом, что оформляет ее всегда работодатель).

Согласно статье 80 ТК России работодатель обязывается выдавать трудовую на руки в день увольнения, в крайнем случае - на следующий день, если увольнение было неожиданным и оформлялось в течение нескольких часов до конца рабочего дня. Любая задержка в выдаче этого документа является нарушением и может привести даже к иску в адрес работодателя, т. к. без нее человек не устроится на другую работу. Если он понесет материальный ущерб по причине невозможности оформиться на новом месте из-за отсутствия трудовой, которую задержал работодатель, то суд может принудить последнего к выплате компенсации (основание - статья 234 ТК).

Если сотрудник не забрал трудовую книжку по своей инициативе, то работодатель обязан направить ему заказным письмом уведомление, в котором напомнить о забытом документе. Он имеет право предложить бывшему работнику отправить ему трудовую по почте. Но на почтовую пересылку трудовой книжки обязательно требуется письменное согласие ее владельца.

Выдается трудовая только под расписку в получении.

Медицинская книжка

Медкнижка для приема на работу требуется только некоторым категориям трудящихся. В основном это лица, занятые в пищевом производстве, а также продавцы продуктовых отделов и некоторые группы сравнительно редких профессий, для которых необходимо хорошее здоровье и общее самочувствие. Медкнижка также является личной собственностью своего хозяина, она должна быть возвращена ему при расчете с ним в последний день работы.

Справка по форме 2-НДФЛ

Какие справки выдаются работнику при увольнении в 2018 году? Основной по-прежнему является известная многим справка по форме 2-НДФЛ. Ее оформление обязательно по первому требованию увольняющегося. Основанием для выдачи служит написанное им заявление. Во многих серьезных организациях (в первую очередь бюджетных) такую справку выдают автоматически. Она требуется в основном для обращения в городскую службу занятости или в налоговую - для получения вычета, если таковой полагается. Следует учитывать, что за недостоверные сведения, внесенные в данный документ, юридическое лицо - работодатель будет оштрафовано.

Срок оформления справки по форме 2-НДФЛ может составлять до 2 недель.

«Зарплатные» справки

Здесь в первую очередь имеется в виду «Справка о сумме заработной платы, других выплат и вознаграждений» за 2 календарных года. В нее включаются сведения обо всех доходах, полученных на работе и облагаемых социальными страховыми взносами, за 2 календарных года. С 2018 года форма данного документа была изменена в соответствии с новым порядком перечисления взносов.

По причине того, что функции ФСС были существенно урезаны, и фактически за фондом осталась только страховка «на травматизм», был изменен ряд формулировок - теперь большая часть информации «по соцстраху» направляется в налоговую. Данная справка необходима для начисления выплат по нетрудоспособности, т. е. оплаты больничного. Должна быть выдана увольняющемуся в день увольнения. В крайнем случае допустима задержка со стороны работодателя на 3 дня.

Эта справка может быть выслана по почте вместе с трудовой, если уволившийся человек изъявил свое согласие на получение документа таким образом.

Кроме того, по требованию работника может быть выдана общая справка о зарплате за 3 последних месяца. В некоторых случаях она требуется при обращении на биржу труда, особенно если работник был уволен по сокращению, а значит, имеет право на пособие по безработице. В ней отражен средний заработок за месяц, который по определенному алгоритму рассчитывается на основе среднедневного заработка.

СЗВ-М и СЗВ-Стаж

Какие в 2018 году появились новые документы, которые бухгалтерия должна выдавать всем при увольнении? В первую очередь - это документация, связанная с новой формой СЗВ-М. В ней отражаются данные, имеющие значение для пенсионного фонда. Согласно закону № 27-ФЗ от 1 апреля 1996, начиная с 2017 года, в любой организации обязаны осуществлять выдачу увольняющемуся работнику выписки из формы СЗВ-М, которую, в свою очередь, он ежемесячно подает в ПФР на всех трудящихся у него сотрудников. Выписка делается за последний месяц работы,

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ (несмотря на то, что сама форма будет полностью введена в документооборот лишь с 2018 года) должна выдаваться, всем увольняющимся, которые не уходят после увольнения на пенсию. При выдаче этой выписки работодатель имеет право не сдавать за данного сотрудника досрочный отчет в ПФР.

Обе выписки гражданин должен получить в свое распоряжение непосредственно в день увольнения. При этом для получения справки СЗВ-М ему требуется написать заявление, датированное последним днем работы.

Расчет взносов на соцстрах

Этот документ являет собой выписку из формы «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», раздел 3 или, в случае, если требуются данные по периоду до 2017 года, часть 6 формы РСВ-1. В них вносятся сведения о взносах на социальную страховку, которые работодатель уплачивает за сотрудника (частью зарплаты они не являются). Расчет взносов на соцстрах также должен быть подготовлен ко дню увольнения трудящегося.

Иная документация

По особому запросу самого увольняющегося работодатель обязан предоставить ему копии других служебных документов, непосредственно освещающих нюансы его трудовой деятельности. Также правом запросить нижеперечисленные бумаги обладают государственные органы, в некоторых случаях - сотрудники отдела кадров или службы персонала той компании, куда перешел работать уволившийся.

Обратите внимание: получить какую бы то ни было информацию можно только в отношении самого себя. Даже из форм, которые заполняются массового на всех трудящихся в компании людей (СЗВ-М, расчеты по соцстраху и т. д.), для выдачи сведений на руки делается «выжимка», касающаяся только одного сотрудника - того, кто увольняется.

Статья 89 Трудового кодекса прямо указывает на то, что у каждого человека есть право запросить любую свою персональную информацию, которая нашла свое отражение в служебной документации. При этом на руки выдаются копии, оригиналы остаются у работодателя.

Это могут быть:

• копии производственных актов о произошедшем несчастном случае на производстве;
• выписки из личного дела;
• копии приказов о награждениях, поощрениях, переводах на другую должность и/или в другое место;копии приказов о выговорах и взысканиях (хотя они-то редко кому требуются);
• копии приказов о приеме и увольнении;
• справки о периодах работы в данной организации;
• справки о зарплате, в т. ч. обо всех отчислениях и удержаниях, которые делаются из нее на законных основаниях;
• сведения о штатном расписании организации (документ выдается только в отношении заявителя), и т. д.

Если вам не выдают какую-либо из этих бумаг, то вы вправе добиваться своего, ссылаясь на статьи 62, 69, 84.1 и 89 Трудового кодекса Российской Федерации. Невыдача или задержка хотя бы одной бумаги чревата для работодателя штрафными санкциями.

Дополнительные документы для пенсионеров

Если сотрудник увольняется, чтобы больше никогда не работать, а лишь пожинать плоды своего труда, то, как будущий пенсионер, он имеет право затребовать сведения, касающиеся собственного трудового стажа, по форме СЗВ-2. Это одна из форм, которая подается работодателем в Пенсионный фонд России. Основание для подачи - сам факт ухода одного из трудящихся на пенсию, неважно по какой причине - по старости, инвалидности или другой. Она имеет собственный бланк.

Человеку, уходящему на пенсию, по его требованию должны сделать копию с заполненного бланка, оригинал которого отправляется в ПФР.

Штрафные санкции

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю - как организации, в целом, так и ее руководителю персонально - могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

Документы при увольнении - это пакет документации, касающейся деятельности в конкретной компании. Их работнику выдают в последний день действия трудового договора. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень.

Обязательные и необязательные формы документации

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы нужны при увольнении (их выдают обязательно):

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

• форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой дать список документов при увольнении: перечислить все формы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

11.09.2019

Расторжение трудового контракта — это процедура, требующая особого внимания.

Во время ее осуществления обеими сторонами деловых отношений, а также ответственными специалистами, должна соблюдаться определенная последовательность действий и установленные правила.

Одним из главных среди них является обязанность руководства своевременно выдать увольняющемуся трудовую документацию.

Какие должны отдать на руки сотруднику?

Существует список документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении, вне зависимости от причины, по которой происходит данное действие.

В обязательный список для работника входят бумаги от работодателя, представленные ниже.

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении работнику (по собственному желанию или по иному основанию):

Основной документ трудящегося. В нем отражается информация о его трудоустройстве, смене должности, увольнении и т.п.

При расторжении трудового соглашения начальство , в которой уже присутствует соответствующая запись.

При необходимости документ может быть отправлен по почте.

Она может понадобиться для предоставления в различные инстанции:

• налоговая;
• банк.

Бумага будет необходима новому работодателю, для того чтобы:

• рассчитать оплату больничного;
• оформить вычет на детей;
• предоставить льготы или компенсации.

Данную справку следует получить обязательно для правильного исчисления налога.

• , полученном в течение последних 3-х месяцев работы в конкретной компании.

Документация такого характера необходима увольняющемуся для того, чтобы встать на учет в Центр занятости населения.

В большинстве случаев в каждом регионе предусмотрена унифицированная форма для оформления подобного бланка.

Для того чтобы избежать недоразумений, специалисту заранее, до увольнения рекомендуется узнать у сотрудников государственного учреждения, какой образец справки им необходимо предоставить.

В ней указываются сведения о заработной плате увольняющегося специалиста, которую он получил в течение последних 2-х лет работы в данной организации.

В них входят все периоды, в том числе те, на протяжении которых он мог находиться в отпуске по БиР.

Основное предназначение данной справки — предоставление в органы соцзащиты. Она необходима для расчета пенсии и других социальных выплат.

Помимо этого работодатель должен выдать работнику его медицинскую книжку, если таковая хранится на предприятии.

Если в момент трудоустройства у сотрудника были приняты документы, подтверждающие наличие образования, они также выдаются в день увольнения.

Какие справки и бумаги работник вправе запросить сам?

В случае возникновения необходимости, сотрудник, который увольняется, вправе запросить у работодателя документацию, необязательную к выдаче в день расторжения трудовых отношений.

Чтобы их получить, он должен подготовить и передать начальству соответствующее , в котором будет присутствовать перечень необходимых бумаг.

В пакет документации могут входить различные документы, в том числе указанные ниже.

Перечень выдаваемых работнику документов на основании его письменного запроса при расчете по собственному желанию или другому основанию:

• приказы — о переводе на другую должность или в другой отдел и т.д.;
• дополнительные соглашения различного характера;
• распоряжение об увольнении и принятии на работу;
• справки о заработной плате за различные периоды;
• выписки об отчислениях в ПФ РФ, ФСС.

Работник вправе потребовать от работодателя любой документ, касающийся его работы в данной фирме.

Сотрудник может претендовать на получение копий, выписок и т.д.

Документация, которую обязан предоставить работодатель в таблице

Перечень документов, которые должны отдать сотруднику на работе при расчете по собственному желанию представлен в таблице:

Сроки выдачи

Документация, входящая в список обязательной, выдается специалисту в день его непосредственного увольнения.

Работодатель не вправе задерживать выдачу бумаг.

Если работнику потребуется получить документы после увольнения, он также должен подготовить специальное заявление.

На подготовку бумаг в такой ситуации руководству фирмы выделяется 3 дня.

Задержки установленных сроков могут рассматриваться как нарушение трудового законодательства.

При выявлении неправомерных действий работодателя специалист может обратиться в вышестоящие органы.

Полезное видео

Что работодатель должен выдать сотруднику при увольнении, рассказано в данном видео:

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

• Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
• Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
• В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
• В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

• Справка 2-НДФЛ

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

• Справка для расчета пособий от ФСС

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

• Справка для центра занятости

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

• Документы учета в ПФР

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

• От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
• От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

1. о зарплате;
2. о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
3. о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

• Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
• Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

• Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
• Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

1. Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
2. Данных о страховом стаже сотрудника;
3. Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

• С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
• РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

1. Расписка в получении документа;
2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

• Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
• Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
• Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

1. Номер по порядку;
2. Дата представления документа;
3. Ф.И.О. заявителя;
4. Вид документа (справка, копия и др.);
5. Краткое содержание справки;
6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.