Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить? Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера - образец заполнения и бланк Акт приема передачи дел руководителем

Для того, чтобы понять, когда и для чего требуется оформлять акт приема-передачи, необходимо для начала четко уяснить смысл и порядок смены руководства.

Важно! Глава организации (директор) вправе уволиться по собственному желанию. Также его может уволить наниматель по общим основаниям, предусмотренным ТК РФ.

Смена руководителя организации (т. е. ее директора, главы) – стандартная процедура, которая состоит из нескольких обязательных этапов. Ее проведение требует соблюдения заведенного порядка, который предполагает выполнение определенных действий, перечисленных далее в таблице.

Основные этапы смены главы организации	Краткое описание с пояснениями
Увольнение одного руководителя и прием на его место нового (ключевая задача, суть всей процедуры)	Данный этап связан, прежде всего, с документированием всех действий: глава организации подает написанное им заявление на увольнение; все участники на общем собрании принимают решение об увольнении одного главы и назначении другого (все решения протоколируются, оформляются приказы об увольнении и назначении, трудовой договор с новым главой организации); также оформляются приказы о проведении инвентаризации и о формировании комиссии по передаче дел от бывшего главы организации вновь избранному
Инвентаризация наличия всего имущества вне зависимости от его местонахождения, а также финансовых обязательств на предмет сохранности	Процесс инвентаризации инициируется обычно заранее, не менее чем за месяц, и проводится в порядке, определяемом Методическими указаниями , утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (акт. ред. от 08.11.2010), а также локальными актами организации, регулирующими вопросы осуществления внутреннего контроля
Передача дел (документации, печатей, штампов, оборудования) и вступление в должность нового главы организации	Процесс передачи дел сопровождается оформлением приемо-передаточного акта. На законодательном уровне процесс обозначен лишь в некоторых нормативных актах, в частности: п. 4 ст. 29 ФЗ РФ № 402 от 06.12.2011 (акт. ред. от 26.07.2020) “О бухучете”; ФЗ РФ № 395-1 “О банках и банковской деятельности” от 02.12.1990 (акт. ред. от 06.06.2020), для кредитных организаций; ст. 10.5 «Основных правил работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). О смене руководства в организации необходимо сообщать в соответствующие инстанции (налоговые, регистрационные органы, контрагентам, кредитные организации и т. д.).

Процедура смены руководства не имеет четкого регламента, закрепленного законодательством. Но важно грамотно к ней подойти, поскольку глава организации – материально-ответственное лицо, которое несет ответственность и за свою работу (применительно ко ст. 277 ТК РФ). А такой документ, как приемо-передаточный акт, хоть, по сути, и не является обязательным, но имеет юридическое значение и может использоваться впоследствии при разрешении многих споров, разногласий.

Между тем, как показывает судебная практика, в большинстве разбирательств суд устанавливает, что бывшему главе организации необходимо предъявлять требование о передаче документации. Соответственно, при смене руководства уволенный директор должен передавать новому главе организации все виды документов (учредительные, бухгалтерские т. д.), а также печати, штампы.

Какая форма приемо-сдаточного акта применяется организациями в 2020 г. при смене руководящего состава

Данный документ не имеет унифицированной формы либо какого-либо рекомендуемого типового бланка. Посему организации самостоятельно разрабатывают под него шаблон либо составляют его в свободной форме. Оптимальным вариантом здесь будет утверждение соответствующего Положения о передаче документации (дел) при высвобождении от должности главы организации. В него следует включить как минимум:

перечень конкретных документов, которые должен передать бывший директор вновь избранному (учредительные, бухгалтерские, правоустанавливающие, организационно-распорядительные и т. д.), с указанием их названий, количества;
необходимость составления акта приема-передачи дел, используя при этом специально разработанную для этого форму, с включением требуемых сведений, приложений и т. п.;
дополнительные нормативы и положения, предусматривающие привлечение третьих ответственных лиц к подготовке, оформлении данного акта.

Вся документация, которая подлежит передачи по действующему в организации Положению, должна пройти предварительную проверку на предмет полноты, соответствия, достоверности. Только после этого проводится ее передача, а сам факт передачи оформляется приемо-передаточным актом. Как принято, составляется 2 экземпляра приемо-сдаточного акта, один из которых новый директор забирает себе. Второй отдают бывшему руководителю.

Разрешается заполнять бланк акта приема-передачи документов от руки и печатью на рабочем компьютере. Для этого используется обычный лист формата А4. Заверять печатью акт не обязательно, а вот подписать его должны все ответственные полномочные лица (в первую очередь оба директора, бывший и новый, а затем и остальные присутствующие лица).

Структура и содержание акта приема-передачи документов, оформляемого при смене директоров

При разработке приемо-сдаточного акта за основу берется стандартная структура документа. Она должна иметь его все необходимые составные части и отображать факт передачи документации от одного руководителя другому. Структура акта должна предусматривать занесение следующих сведений:

Дату, место оформления акта (число, месяц, год, город).
Выполняемые действия (сдача и принятие документов бывшим директором вновь избранному, с указанием основания).
Список передаваемой документации, оформленной, например, в виде таблицы, составленной по схеме: № п/п – название документа – датировка – прочие реквизиты – число страниц каждого из них – примечание. Краткое содержание, описание каждого переданного документа.
Перечисление фактов, свидетельствующих о наличии конкретных недостатков, выявленных при передаче документов (отсутствие печатей, штампов, прочие нарушения).
Подпись полномочных лиц (бывшего директора, передавшего полномочия с документацией, и нового директора, которые их принял).
Составитель акта приема-передачи (Председатель, члены комиссии – должность, подпись каждого с расшифровкой).
Список иных присутствующих лиц и их подписи (также должность, подпись с расшифровкой каждого).

После того, как приемо-передаточный акт составлен и подписан, вся полнота ответственности за переданную документацию переходит к новому директору.

Как правильно составить приемо-сдаточный акт при передаче документов

С учетом приведенных выше норм в качестве некоего руководства к действию при разработке собственного шаблона акта приема-передачи рекомендуется использовать следующий вариант бланка.

Утверждаю__________________________

(Председатель общего собрания…)

(Подпись) ________ /___________________/

Акт приема-передачи дел при смене директора

г. ____________ «__»________

В связи с ________________________________ (указать основание, т. е. увольнение с должности директора одного лица и назначение на его место другого, реквизиты протокола общего собрания с соответствующими решениями) _________________________________ составлен настоящий Акт о том, что (указать ФИО уволенного директора) _______________________________ передал, а (указать ФИО вновь избранного директора ) _____________________ принял следующие документы (перечислить) :

Перечисленные документы и печать переданы в надлежащем состоянии. Претензий к оформлению не имеется. Настоящий приемо-передаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается (уточнить) ____________________________________________________, а второй (уточнить)__________________________________________________________________. При его составлении присутствовали:

комиссия в составе (перечислить всех) :__________________________________________ _________________________________________________________________________________

увольняемый (ФИО) ___________________________________________________________________

вновь избранный (ФИО) _______________________________________________________________

Подписи сторон:

Сдал: _______ /______________/ Принял: ________ /_____________/

Присутствующие лица:

__________________________

Предложенный вариант бланка содержит обобщающий минимум сведений, которые обычно включают в акт приема-передачи. Их можно дополнять, перестраивать, видоизменять. Ограничений по компоновке подобных документов как таковых не имеется.

Пример 1. Вариант оформления приемо-сдаточного акта при передаче документов по причине смены руководства ООО «Форпост»

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА

Настоящий Акт составлен для целей подтверждения передачи дел при смене директора ООО «Форпост». Основанием для смены руководства Общества является решение общего собрания участников (протокол № 123 от 11.09.2020).

Составление приемо-сдаточного Акта проводилось с участием Комиссии в составе:

Председатель общего собрания ООО «Форпост» Федоркевич Тарас Антонович.
Главный бухгалтер ООО «Форпост» Толочина Глафира Ростиславовна.
Юрисконсульт ООО «Форпост» Красильникова Виолетта Герасимовна.

Высвобожденный от должности директора ООО «Форпост» Цылинский Максим Юрьевич передал, а вновь избранный на должность директора ООО «Форпост» Барсов Михаил Николаевич принял:

Учредительные документы (15 л.).
Свидетельство о госрегистрации и постановке на учет (10 л.).
Банковские документы (10 л.).
Договора, заключенные с контрагентами (55 л.).
Лицензии (5 л.).
Правоустанавливающие документы на недвижимое имущество и транспортные средства ООО «Форпост» (30 л.)
Кадровые и бухгалтерские документы в полном объеме (100 л.).
Фирменные бланки общества (400 шт.).
Оборудование (1 компьютер, 1 факс, 1 принтер).
Ключи от кабинета (3 шт.) и сейфа (2 шт.).
Печать Общества (1 шт.).
Штамп (1 шт.).

Переданная документация, оборудование, печать, штамп находятся в удовлетворительном состоянии. Претензий к оформлению и передаче дел нет. С 12.09.2020 все обязательства ООО «Форпост», связанные с вступлением в должность и предусмотренные Уставом Общества и законом, возлагаются на Барсова Михаила Николаевича.

Настоящий приемо-сдаточный Акт оформлен в 2 экз., один из которых передается на утверждение Председателю общего собрания Федоркевичу Тарасу Антоновичу, а второй остается у бывшего директора Цылинского Максима Юрьевича.

Подписи:

Сдал: Принял:

_______ Цылинский М. Ю. _________ Барсов М. Н.

Присутствующие лица:

________ Федоркевич Т. А.

________ Толочина Г. Р.

________ Красильникова В. Г.

Распространенные ошибки при составлении и оформлении акта приема-передачи

Ошибка 1. Самостоятельно разработанная форма акта приема-передачи дел может содержать пункты, позволяющие бывшему директору, который сдает дела, зафиксировать, отобразить свое несогласие с конкретными положениями приемо-сдаточного акта. Запретов по этой части не имеется.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Если нет нового директора, участники его не назначили, как и кому передают дела?

Организацию оставить «в свободном плавании» не могут. Обычно в подобных ситуациях назначают временного исполняющего обязанности главы организации. Собственно ему (либо комиссии) передают все дела.

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

В процессе ведения делопроизводства могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ведущие к инициированию процедуры передачи дел. Для этого необходимо составить соответствующий акт, цель которого — снять ответственность с конкретного работника (например, даже подрядчика, не выполняющего свои обязательства по возведению строения, указанные в соответствующем ). Документ помогает правильно осветить истинное положение дел в определенный момент времени.

Что это такое?

Акт приема-передачи дел — необходимая документация, которая оформляется для подтверждения факта передачи определенных функций и документов. Смена руководителя организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и других сотрудников, чья трудовая деятельность напрямую связана с документами, влечет за собой передачу всех дел от одного работника — к другому. Передаются не только текущие дела, но и бумаги, для кассира, к примеру, передаче подлежат и наличные средства в кассе.

Составлять акт приема-передачи дел необходимо, чтобы:

При смене директора

Особенность передачи дел при смене директора заключается в том, что соответствующая категория граждан имеет статус материально ответственного лица ( ). Это означает, что перед составлением акта приема-передачи дел, требуется реализовать инвентаризацию имущества и документации, доказывающей имущественные права предприятия.

Основной список документов, который подлежит обязательной передаче от бывшего руководителя к новому, регламентируется Постановлением «О приеме-передаче документов учреждению исполнительной службой при освобождении от должности».

В обязанности руководителя входит передача следующих документов:

регистрационные и учредительные бумаги;
первичка;
лицензии и другие разрешения;
доверенности, заверенные в нотариальной конторе;
интернациональные соглашения;
бухгалтерские отчеты;
ценные бумаги, векселя и другие финансовые контракты;
удостоверение о праве собственности и иные правоустанавливающие свидетельства;
докладные, объяснительные записки, внутренние кооперативные отчеты.

При смене главного бухгалтера

Особенности оформления акта передачи дел при смене главного бухгалтера:

документ составляется только после завершения текущих учетных процедур, полной проверки состояния бухгалтерского учета, а также после заключения отчетности;
чтобы руководитель предприятия одобрил решение об оформлении акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должна быть произведена полная инвентаризация всего имущества, финансовых средств и других существенных статей баланса;
проводится сверка расчетов с налоговыми службами и внебюджетными предприятиями (ПФР, ФСС);
период приема-передачи дел и оформления акта также устанавливаются в приказе, изданном руководителем организации.

Передача дел и документов главного бухгалтера — трудоемкий процесс, требующий время и дополнительные затраты. Соответствующий акт оформляется в произвольной форме, в содержание которого необходимо включить все важные для данной процедуры моменты — доказательства факта передачи дел, а также описание учетных и отчетных документов.

образец акта приема — передачи дел при смене главного бухгалтера

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
разделить зоны ответственности;
стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

причину и сроки выполнения приема-передачи;
лицо, ответственное за процедуру;
состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

Составление приказа.
Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
Передача.
Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

регистрации приказа, изданного для передачи дел;
полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
проверки ведения учета;
выполнения непосредствено передачи дел;
составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

наименование компании;
вид и название документа;
дата и место составления;
регистрационный номер;
перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
учета движения денежных потоков;
учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
отчетов, переданных в налоговую службу;
расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью