Какие документы требуются при приеме на работу в 2019 году

При заполнении кадровых документов работодателю необходимо получить от сотрудников определенную информацию. К ней относятся паспортные данные, номер застрахованного лица в ПФ, номер налогоплательщика и пр., без которых затруднительно, а подчас и невозможно правильно подать сведения о сотрудниках в контролирующие органы.

Более подробную информацию о деятельности работников кадровых служб можно прочитать в статье «Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018» .

Основные документы, которые вновь принятый работник представляет в соответствии со ст. 65 ТК РФ, — это:

• трудовая книжка;
• номер СНИЛС;
• паспортные данные;
• документы воинского учета;
• прочие сведения (документы об образовании, отметки о судимости и др.).

Для получения дополнительных льгот при последующем расчете оплаты труда сотрудник вправе предъявить справки о доходах с предыдущих мест работы (в том числе для расчета больничного), а также сведения о наличии несовершеннолетних детей.

ИНН ― обязательный документ при приеме сотрудника на работу?

Согласно ТК РФ свидетельство ИНН при вступлении в новую должность работодателю предъявлять необязательно. Однако в некоторых случаях без него не обойтись.

Так, исходя из положений письма ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@, налоговые агенты не могли сдать справки 2-НДФЛ за своих сотрудников за 2015 год без ИНН. Затем требования, касающиеся обязательности передачи информации об ИНН, изменились. Действующие сегодня нормы дают возможность подать данные о доходах сотрудников и при отсутствии у них свидетельства.

Более подробную информацию по этому вопросу см. в статье «2-НДФЛ пройдут фэйс-контроль в инспекции и без ИНН» .

Когда будет нужен ИНН при приеме на работу

Рассматривая вопрос, обязателен ли ИНН при приеме на работу, можно констатировать: несмотря на то, что по ТК РФ это свидетельство не входит в комплект документов, требующихся при оформлении на работу, в некоторых случаях согласно законодательству работодателю понадобится иметь подобные сведения.

Так, с 01.04.2016 вступают в силу положения ФЗ от 29.12.2015 № 385-ФЗ, обязывающие организации и ИП, которые используют труд наемных работников, ежемесячно отчитываться перед ПФР. Среди сведений о работниках будет в том числе и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

Итоги

Учитывая скорое вступление в силу новых форм отчетности, касающейся выплат сотрудникам, работодателям рекомендуется собирать данные об ИНН при приеме на работу , а также запросить эти сведения от уже принятых сотрудников. В дальнейшем это поможет избежать разногласий и дополнительных вопросов от внебюджетных фондов и ФНС.

Тем, кому впервые предстоит процесс трудоустройства, а также лицам, которые по определённым причинам решили сменить нынешнее место работы на новое, важно иметь пакет документов, необходимых для приёма работу, а также знать правовые нюансы. К числу последних относится вопрос о необходимости предъявления ИНН и СНИЛС при подаче заявления? После прочтения данной статьи вы поймёте: должен ли работодатель требовать ИНН при приёме на работу? чем грозит организации приём на работу сотрудника без ИНН? для чего необходим ИНН работнику?

Должен ли работодатель требовать ИНН при приёме на работу?

Различные организации и предприятия имеют личный список бумаг, которые должен иметь при себе соискатель, однако законодательными органами Российской Федерации составлен общий перечень необходимых для устройства на работу документов. Согласно статье 65 Трудового Кодекса РФ индивидуальный налоговый номер и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования не являются документами, обязательными для предоставления работодателю. Их отсутствие является законным препятствием для поступления на новое место работы (ИНН могут потребовать только при трудоустройстве на гражданскую государственную службу - п. 6 ч. 2. ст. 26 Закона № 79-ФЗ от 27. 07.2004). К числу обязательных документов относятся:

• удостоверение личности (паспорт, свидетельство о рождении, загранпаспорт);
• документы об образовании, специализации, повышении квалификации;
• трудовая книжка (исключение из правил – первое место работы);
• документ воинского учёта (военный билет или приписное свидетельство).

В отдельных случаях работодатель имеет право запросить свидетельства об отсутствии судимости. При поступлении на работу с повышенным уровнем опасности необходимо представить заключение медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ). Чтобы получить льготы будущий сотрудник может представить справки о доходах с предыдущих мест работы, а также свидетельства о наличии несовершеннолетних детей.

Подробнее о работе с ИНН читайте здесь:

В некоторых заведениях ИНН могут потребовать, ссылаясь на письмо Федеральной налоговой службы России № 11-2-06/0733 от 23 декабря 2015 года, в котором указано, что налоговым органам запрещено принимать справки 2-НДФЛ у ИП и юридических лиц без ИНН сотрудников (подп. 3. П. 2.2. ст. 2. Закона № 385-ФЗ). В таких случаях стоит указать, что 27 февраля 2016 года ФНС РФ предоставило другое письмо - № БС-4-11/1068, - в нём сотрудники Федеральной налоговой службы подтвердили необязательность наличия ИНН. Также было указано, что теперь в отчётность по налогам на доходы физических лиц и при его оплате указывается индивидуальный налоговый номер работодателя, который и перечисляет НДФЛ в качестве налогового агента.

В случае утери свидетельства о присвоении физическим лицам идентификационного номера налогоплательщика, его дубликат можно запросить в соответствующих органах, а соответствующую информацию предоставить, возможно, взяв её из открытой базы данных.

Чем грозит организации приём на работу сотрудника без ИНН?

В настоящий момент нет никаких явных угроз, которые могут повлечь за собой приём сотрудников без ИНН, а СНИЛС можно получить уже после принятия работника на службу – запрос в ФНС и ПФ РФ подаёт работодатель. В случае если СНИЛС по каким-либо причинам был утерян, его дубликат можно запросить в ПФ РФ (п. 5. ст. 7 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96). Во избежание возможных конфликтов с внебюджетными фондами и Федеральной налоговой службой Российской Федерации профессиональные консультанты советуют работодателям запрашивать индивидуальный налоговый номер. Работники, не предоставившие ИНН работодателю, не смогут получить справку 2-НДФЛ для оформления кредита.

Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу (бланк).doc

Заявление сотрудника о приеме на работу (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на основную работу (образец).doc
• Заявление сотрудника о приеме на работу (образец).doc

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Требовать ли свидетельство об ИНН при приеме на работу

Данные об ИНН работников надо указывать в персонифицированной отчетности и в отчетности по НДФЛ. За их неверное указание организацию могут оштрафовать. В связи с этим компании при приеме на работу новых сотрудников требуют у них актуальное свидетельство о присвоении ИНН (о постановке на налоговый учет). Но это незаконно.

Перечень документов, необходимых для устройства на работу, небесконечный

В Трудовом кодексе установлен закрытый перечень документов, которые надо предъявить работодателю при приеме на работ уст. 65 ТК РФ . К ним относятся:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или на условиях совместительства);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании - при поступлении на работу, требующую специальных знаний.

В отдельных случаях по законодательству требуется предъявление дополнительных документов. Однако свидетельство о присвоении ИНН в общем случае не входит в перечень ни основных, ни дополнительных обязательных документов. Это свидетельство работник должен представлять только при поступлении на государственную гражданскую службу для заключения служебного контракт аподп. 6 п. 2 ст. 26 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ .

Поэтому нельзя ни требовать предъявления свидетельства о присвоении ИНН при приеме на работу, ни отказать в приеме на работу по причине отсутствия такого свидетельств ач. 3 ст. 65 ТК РФ .

ИНН-свидетельство на старую фамилию действительно

Иногда при приеме на работу человек представляет свидетельство о присвоении ИНН, где указана его прежняя фамилия. К примеру, женщина вышла замуж и сменила фамилию. Конечно, соответствие прежней фамилии настоящей легко подтвердить свидетельством о браке. Однако поскольку фирме придется указывать ИНН работницы в отчетности, надо, чтобы он соответствовал именно ее новой фамилии. Что делать?

Внимание

Если в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия соискателя, это не повод для того, чтобы считать такое свидетельство недействительным.

Во-первых, уже ясно, что организация не может отказать в приеме на работу из-за того, что в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия. Ведь, как мы уже разобрались, свидетельство можно было вообще не приносит ьст. 65 ТК РФ .

Во-вторых, надо понимать, что такое свидетельство - действующее. Ведь недействительным оно может быть признано лишь в двух случая хп. 37 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.11.2009 № 114н :

• <или> выдано новое свидетельство;
• <или> указанный в свидетельстве ИНН признан недействительным.

Серии и номера свидетельств, признанных недействительными, размещаются на сайтах региональных управлений ФНС.

В-третьих, организация не должна требовать от работницы получения нового свидетельства о присвоении ИНН. Конечно, по собственному желанию при смене фамилии каждый гражданин может получить новое ИНН-свидетельство - для этого нужно подать в инспекцию по месту жительства новое заявление о постановке на учетп. 36 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.11.2009 № 114н . Сделать это можно и через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС .

Однако ни в НК, ни в Порядке присвоения ИНН нет обязательного требования об обращении в налоговые органы за оформлением свидетельства на новую фамили юст. 23 НК РФ ; Порядок, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@ . Не предусматривает этого и действующая форма свидетельства о постановке физлица на налоговый учетформа № 2-1-Учет, утв. Приказом ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@ .

В-четвертых, смена фамилии изменения самого ИНН не влече тп. 16 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@ . Так что даже если работница обратится за новым свидетельством, то номер ИНН в нем будет указан прежний.

О смене фамилии граждан налоговики должны оперативно узнавать от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам о регистрации брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84 , п. 3 ст. 85 НК РФ . А органы внутренних дел должны в течение 5 рабочих дней сообщить в инспекцию о выдаче нового паспорт ап. 3 ст. 84 , пп. 3 , 8 ст. 85 НК РФ . Получив такие сведения, налоговый орган должен внести в свою базу изменения и привязать ИНН работницы к ее новой фамилии.

Разбираемся с указанием ИНН в отчетности

Указание ИНН предусмотрено при заполнении справки 2-НДФЛ и формы СЗВ-М. Однако это необязательный реквизи тпп. 2.2 , 4 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ ; Письма ФНС от 16.02.2016 № БС-3-11/590@ , от 02.02.2016 № БС-3-11/360@ . Поэтому безопаснее вообще его не указывать, если вы не знаете ИНН работника либо сомневаетесь в его правильности.

Проверить, учтена ли в реестре налоговиков смена фамилии работника, можно, к примеру:

• с помощью сервиса «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России ;
• попросив у работника распечатку начальной страницы из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС .

Учтите, что если вы в форме 2-НДФЛ укажете ошибочный ИНН, старую фамилию работника или другие неактуальные персональные данные, вашу организацию могут оштрафовать - 500 руб. за каждую справку с недостоверными данным ип. 1 ст. 126.1 НК РФ ; Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 , от 16.02.2016 № БС-3-11/590@ .

Такой же штраф - 500 руб. за ошибку в одном ИНН - грозит организации при представлении СЗВ-Мст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ .

Обязателен ли ИНН при приеме на работу , интересует в первую очередь тех, кто устраивается на новое место. Что по этому поводу говорит трудовое законодательство? Ответ на данный вопрос вы найдете в статье далее.

Свидетельство о присвоении ИНН и обязательные документы при приеме на работу

Входит ли свидетельство о присвоении физическим лицам идентификационного номера налогоплательщика в список документов, которые являются обязательными при приеме на работу? Согласно нормам трудового законодательства (ст. 65 ТК), претенденту на вакансию при трудоустройстве надлежит представить:

• трудовую книжку (при условии, что это не первое место работы);
• документы об образовании/специализации;
• паспорт (либо другой документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС;
• военный билет (военнообязанным);
• иные документы и справки (например, о наличии/отсутствии судимости).

Как видите, в общем случае при приеме на работу ИНН не требуется. Однако данное свидетельство могут потребовать, например, при трудоустройстве на гражданскую госслужбу, что оговорено в п. 6 ч. 2 ст. 26 закона «О государственной гражданской службе РФ» № 79-ФЗ от 27.07.2004.

Не знаете свои права?

ИНН при приеме на работу в 2017-2018 годах

Итак, законодательно представление ИНН при приеме на работу в большинстве случаев не требуется. Кроме того, данное обстоятельство (отсутствие свидетельства о присвоении ИНН) не является препятствием и для работодателей в деле исполнения ими обязанностей налогового агента.

Однако все не так просто, как может показаться на первый взгляд. Например, ФНС РФ своим письмом «Об обновлении ПО» за № 11-2-06/0733@ от 23.12.2015 внесло некоторую сумятицу в этот вопрос, так как оно запрещает налоговым органам принимать отчетность у ИП и юр. лиц без указания ИНН наемных работников. При этом уже в следующем письме — № БС-4-11/1068@ от 27.01.2016 — появилось подтверждение того факта, что представление. ИНН при приеме на работу не является обязательным условием.

Добавляет неопределенности и закон «О приостановлении действия некоторых нормативных актов» от 29.12.2015 № 385-ФЗ, который подп. 3 п. 2.2 ст. 2 с начала 2 квартала 2016 г. обязывает страховых агентов в ежемесячной отчетности, подаваемой в пенсионный фонд, указывать определенные сведения о наемных работниках, среди которых числится и их идентификационный номер налогоплательщика.

По этой причине работодателям предпочтительно наряду с обязательными документами запрашивать при трудоустройстве и ИНН во избежание неприятных моментов при взаимодействии с ФНС и внебюджетными фондами.

Заключение

Так требуется ИНН при приеме на работу в 2017-2018 годах или нет? Ответ однозначен: законодательство говорит, что никто, за редким исключением, о котором говорилось ранее, не может требовать от вас при трудоустройстве представления свидетельства о присвоении ИНН. Также при выполнении других обязательных требований отсутствие данного документа не может служить и поводом для отказа в приеме на работу.

В первой части статьи мы узнали,

А теперь выясним, обязан ли каждый из нас получать свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица (проще — Свидетельство ИНН ) и указывать ИНН при подаче деклараций?

Обратимся к соответствующим статьям Налогового кодекса:

В статье 83 Налогового кодекса РФ читаем: «… физические лица подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно… месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих им недвижимого имущества и транспортных средств…»

Соответственно статье 84 Налогового кодекса РФ «Каждому налогоплательщику присваивается единый на всей территории Российской Федерации по всем видам налогов и сборов идентификационный номер налогоплательщика.

Налоговый орган указывает идентификационный номер налогоплательщика во всех направляемых ему уведомлениях.

Каждый налогоплательщик указывает свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством, если иное не предусмотрено настоящей статьей»

Но при этом «Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вправе не указывать идентификационные номера налогоплательщиков в представляемых в налоговые органы налоговых декларациях, заявлениях или иных документах, указывая при этом свои персональные данные, предусмотренные пунктом 1 статьи 84 настоящего Кодекса.»

Также нормами Налогового кодекса определяются разные требования к постановке на учет ИП и прочих граждан, являющихся налогоплательщиками.

Индивидуальный предприниматель сам или через уполномоченного представителя должен подать в налоговый орган заявление о постановке на учет. Также он может направить его по почте заказным письмом или передать в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. ИП должен это свидетельство обязательно получить, но даже, если он его не получит, налоговая инспекция вышлет этот документ по почте на адрес регистрации.

Постановка же на учет физических лиц, не являющихся ИП, но уплачивающих налоги, например, налог на имущество или землю, осуществляется налоговой инспекцией «заочно» на основании информации, представленной ЗАГС-ом, ГИБДД, паспортно — визовой службой, регистрационной палатой и другими органами, перечисленными в статье 85 НК РФ. У этих граждан нет обязанности, в отличие от ИП, получать Свидетельство ИНН , они могут получить его только по своему желанию.

Таким образом, согласно НК РФ физические лица, не являющиеся ИП, но уплачивающие налоги, могут не указывать в декларациях ИНН и не получать Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (Свидетельство ИНН ).

Но есть люди, которые, не являясь индивидуальными предпринимателями, должны получить данное свидетельство, в силу своих профессиональных обязанностей. Это — государственные служащие, руководители предприятий, главные бухгалтера и ряд других категорий работников. Например, госслужащему при заключении контракта необходимо предъявить нанимателю Свидетельство ИНН , отсюда вытекает обязанность его получить.

И еще хочу добавить, что, если Вы поступаете на новую работу, а Вас просят принести Свидетельство ИНН , или заставляют его получить в случае отсутствия у Вас этого документа, знайте – это незаконно . Согласно статье 65 Трудового кодекса данный документ не является обязательным при приеме на работу, поэтому требовать предоставления Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе никто не имеет никакого права. Тем более, что как мы убедились выше, даже получать его нам совершенно не обязательно.

Конечно, если Вам уже присвоен ИНН и Вами получено Свидетельство ИНН , а бухгалтерия вежливо попросила принести этот документ, то, я думаю, не стоит отказывать. Вам это практически ничего не будет стоить, а Вы облегчите работу сотрудников бухгалтерии и сохраните с ними хорошие отношения. А хорошими отношениями надо дорожить, они очень облегчают нашу жизнь и делают ее более радостной и счастливой!