Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

• приема сотрудников;
• увольнения;
• горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
• командировок;
• больничных листов;
• табеля рабочего времени;
• отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
• личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

• ведение воинского учета;
• регламентация трудовых отношений;
• создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
• организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

• распорядительные (приказы личные и производственные);
• подтверждающие трудовую деятельность;
• информационно-расчетные;
• внутренняя переписка;
• журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

• статьей или разделом Трудового кодекса;
• постановлением Госкомстата;
• Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

• показатель текучести кадров;
• статистика по персоналу;
• движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

• Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
• Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
• Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
• Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
• Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте

Если работодатель отказался зарегистрировать иностранного работника, который не встал на учет по месту фактического проживания, компания нарушает 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» .
Размер штрафа : для должностного лица – до 50 000 руб.; для компании – до 500 000 руб.; для ИП - до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).

Пример 2

Если трудовой договор с сотрудником оформлен ненадлежащим образом (например, в договоре с иностранным работником нет реквизитов полиса ДМС или реквизитов документа, на основании которого он имеет право вести трудовую деятельность на территории РФ – патент/разрешение на работу), компания нарушает ТК РФ (ст. 327.2 ч.2).
Размер штрафа : для должностного лица – до 20 000 руб.; для компании – до 100 000 руб.; для ИП – до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пример 3

Если при приеме на работу вы требуете у сотрудника копии документов (об образовании, личных и т.д.), а затем храните их, но при этом не подписываете с ним согласие на обработку персональных данных, такие действия расцениваются как нарушение 152-ФЗ «О защите персональных данных» .
Размер штрафа : для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб.; для ИП – до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КоАП РФ).

Пример 4

Если вид начислений для сотрудников не определен в Положении о премировании, но регулярно выплачивается сотрудникам, выплаты не могут быть приняты в расходы компании. Соответственно, компания систематически переплачивает или недоплачивает налог на прибыль.

Пример 1

Иностранца приняли на работу по срочному договору на период действия разрешения на работу. Такого основания для заключения срочного, а не бессрочного договора, не существует. Если иностранный гражданин будет уволен по истечению срока действия договора, сотрудник через суд восстановится на работе, а компании придется возместить судебные издержки, средний заработок за каждый день вынужденного прогула, рабочие дни войдут в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска, а, возможно, сотрудник потребует возместить еще и моральный ущерб.

Пример 2

Увольнение сотрудников в связи с сокращением штата – процесс, при котором большую роль играет правильность оформления кадровых документов. В частности, если штатное расписание не ведется должным образом, сокращенный сотрудник может опротестовать сокращение через суд и восстановиться в должности, доказав, что ему не были предложены все возможные вакансии. Компания возместит средний заработок за все дни вынужденного прогула, отпускные, судебные издержки.

Пример 3

Работодатель старается предусмотреть все возможные риски и принимает в качестве типового трудовой договор, скачанный из Консультанта/Гаранта и дополненный индивидуальными пунктами. Многостраничный документ выглядит внушительно и серьезно! Но если возникнет трудовой спор, излишне подробный трудовой договор может навредить компании в случае судебного разбирательства. Только опытный практикующий юрист способен определить, какие пункты представляют собой лишнюю «воду», какие – могут сыграть в пользу сотрудника, а какие – необходимы и защитят сторону работодателя.

Пример 1

Если сотрудники компании на практике понимают, что кадровое делопроизводство ведется в компании «через раз», страдает репутация работодателя и снижается лояльность работника. Будучи уверенным в том, что по большей части кадровые бумаги подписываются с опозданием, а некоторые не подписываются совсем, сотрудник может пойти на конфликт при увольнении и предпринять попытки шантажа.

Пример 2

До 2002 года ТК РФ позволял в штатном расписании указывать «вилки» окладов для должностей. Например, оклады менеджеров отдела продаж могли варьироваться от X до XX. Теперь такая практика незаконна, в штатном расписании необходимо указывать только точный размер оклада, равный для всех сотрудников, работающих на одинаковых должностях. Если в компании остается локальный нормативный акт старого образца, где указаны «вилки» окладов, а сотрудникам известен размер зарплаты коллег, это вызовет ненужные кулуарные разговоры.

Пример 3

Отпуск сотрудников, работающих вахтовым методом, не должен выпадать на межвахтовый отдых. Если в компании нет календаря отпусков, учитывающего этот аспект организации графика, или календарь не соблюдается, это неминуемо вызовет недовольство сотрудников, хорошо знающих свои права.

Довольно часто встречается ситуация, когда фирма только что открылась, имеет небольшой штат сотрудников, но кроме трудовых договоров ничего нет. Нередко такое случается и в компании, которая уже несколько лет на рынке, но тем не менее не уделяет должного внимания документированию трудовых отношений. Однако отсутствие документов, предписанных трудовым законодательством, может привести к наложению административных штрафов. Данная статья пригодится кадровикам-новичкам или бухгалтерам, которым помимо своей работы поручили вести и кадровое делопроизводство.

Нормативная база

Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:

— Трудовой кодекс;

— Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);

— Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных);

— Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон о коммерческой тайне);

— Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;

— Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н;

— Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»;

— Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;

— Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2008 N 85;

— Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, и Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ от 11.04.2008 по ведению воинского учета в организациях.

Помимо нормативных документов, не мешало бы изучить учредительные документы компании. Именно в них может быть определен порядок приема на работу руководителя организации и установления ему заработной платы. Довольно часто именно в уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников.

Определяем перечень необходимых документов

После того, как вы изучите нормативные документы в области трудового права и кадрового делопроизводства, вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации. Это:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных (ст. 86-88 ТК РФ);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ);

— должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— расчетный лист (ст. 136 ТК РФ);

— приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения и пр.);

— положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);

— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнении.

Понятно, что обязательные по закону документы придется составлять в любом случае. А вот относительно иных документов следует узнать у руководства (какие из необязательных документов могут понадобиться для фирмы). Также заранее у руководителя можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.

Обратите внимание! Согласно ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» в организации должен вестись журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного, муниципального контроля и надзора.

Конечно, приведенный список является неполным и при определенных обстоятельствах должны быть разработаны и оформлены иные документы. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются:

— положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);

— положение о коммерческой тайне, если в трудовых договорах с работниками установлена их обязанность сохранять коммерческую тайну (ст. 10, 11 Закона о коммерческой тайне);

— договоры о полной материальной ответственности (если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке);

— коллективный договор (если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выступит с инициативой о его заключении).

Составляем отдельные документы

Поскольку все трудовые отношения должны быть задокументированы, при разработке локальных нормативных актов и иных кадровых документов следует помнить, что их положения не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников или принятые без соблюдения предусмотренного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников (при его наличии), не подлежат применению. На это обращено особое внимание в ст. 8 ТК РФ.

Итак, прежде всего нужно составить штатное расписание. Данный документ применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Оно оформляется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановлением N 1.

К сведению. В связи со вступлением в силу в 2013 году Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бланки документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения и работодатели могут самостоятельно разработать необходимые формы. Если в организации решено ввести свои формы документов, рекомендуем все-таки взять за основу утвержденные ранее унифицированные формы и внести в них изменения, включив или убрав дополнительные строки или графы. Не забудьте закрепить использование новых форм первичной учетной документации в учетной политике.

Учитывая пожелания руководства, следует заполнить в штатном расписании все необходимые графы, проверить его на соответствие трудовому законодательству и передать готовый вариант руководству на утверждение. Обычно локальный акт утверждается приказом или распоряжением, на который и делается ссылка в соответствующем реквизите. Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

Следующим важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот локальный нормативный акт регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, принимаемые в отношении работников меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Документ может включать в себя следующие разделы: прием на работу, основные права и обязанности работников, права и обязанности работодателя, рабочее время и время отдыха, поощрения, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

После согласования с руководством всех нюансов и проверки положений правил внутреннего трудового распорядка на соответствие действующему трудовому законодательству этот локальный акт также передается на утверждение руководителю.

Положение о защите, обработке и хранении персональных данных также необходимо разработать и ввести в действие как можно скорее. Это связано с тем, что работодатель обязан принимать меры, необходимые и достаточные для защиты персональных данных работников, и регламентировать механизм их получения, обработки, хранения и защиты. Это следует из гл. 14 ТК РФ и Закона о персональных данных.

В указанном положении нужно установить, какими способами получаются персональные данные, в каком порядке формируются и ведутся личные дела работников, а также определить права и обязанности работников, способы учета, хранения, передачи и защиты их персональных данных.

Обратите внимание! Необходимо решить вопрос, кто будет вести трудовые книжки. Если кадровика пока нет, руководитель компании должен принять на себя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, издав соответствующий приказ. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику (также путем издания приказа). Такого назначения требует п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Кроме того, желательно разработать типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Напомним, что составить трудовой договор помогут ст. 57 ТК РФ, определяющая перечень сведений и обязательных условий, подлежащих включению в него, а также иные статьи Трудового кодекса (например, ст. 58, 59, 64.1, 70, 282 и др.).

Помимо разработки локальных актов, штатного расписания, графика отпусков и пр., нужно подготовить другие документы, которые понадобятся в дальнейшем для ведения кадровой работы. Это различные книги учета, журналы регистрации, табели учета рабочего времени, бланки приказов, договоры о материальной ответственности и др.

Отдельно скажем о документах по охране труда, поскольку это важная часть трудового законодательства. В будущем, когда организация разрастется для обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением, может быть создана служба охраны труда или введена должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. А пока компания небольшая, обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на руководителя.

Статья 212 ТК РФ закрепляет положение о том, что именно работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников. В помощь работодателям 13.05.2004 Минтруд утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда, согласно которым инструкции по охране труда для работника должны разрабатываться исходя из его должности, профессии и вида выполняемой им работы.

Нормативных актов, вводящих какие-либо новые формы документов в данной области, в последнее время не принималось, поэтому перечислим основные из них, которые должны быть в каждой организации:

— положение об охране труда в организации;

— приказ о назначении ответственного лица в организации (при отсутствии инженера по охране труда);

— инструкции по охране труда;

— журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

— программы проведения различного вида инструктажей по охране труда;

— программа производственного контроля;

— другие документы.

Систематизация и хранение документов

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в их деятельности документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.

В целях упорядочения документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, составляется номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28, и Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Форма номенклатуры как для структурных подразделений, так и для всей организации приведена в названных правилах работы архивов организаций.

Оформляем прием на работу

Прежде всего нужно оформить трудовые отношения с руководителем организации. Для этого с ним заключается трудовой договор. Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя, а другой — в организации (об этом ставится отметка на экземпляре работодателя).

На основании трудового договора издается приказ, так как в соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Форма приказа утверждена Постановлением N 1. Однако если руководитель является единственным участником организации, то прием на работу оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора. В дальнейшем он же издает приказы о возложении обязанностей директора на заместителя (другого работника) в случае убытия в служебную командировку или отпуск. Таковы разъяснения Роструда, приведенные в Письме от 19.12.2007 N 5205-6-0.

Трудовую книжку руководителю заполняет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. При этом запись о приеме на работу должна быть сделана по истечении пяти дней работы руководителя (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Основанием для внесения записи является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу (например, протокол собрания участников).

Не забудьте завести личную карточку, внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и (при необходимости) в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кроме того, необходимо направить в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведения о принимаемом на работу гражданине, который подлежит воинскому учету (п. 32 Положения о воинском учете). Документ, который направляется в военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке (например, в журнале (книге) регистрации исходящей документации).

Теперь можно принимать на работу других работников. Процедура аналогична, только напомним, что работника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности (на это указано в ст. 68 ТК РФ). Рекомендуем ознакомление фиксировать документально. Для этого и пригодятся книги учета, журналы регистрации или листы ознакомления.

В заключение

Подводя итог, отметим, что после правильной организации делопроизводства оформление документов не будет занимать много времени и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней: нужно будет вести табель учета рабочего времени, оформлять график отпусков, принимать меры поощрения и взыскания, оформлять командировки, перевод, совмещение, увольнение и многое другое. А мы на страницах журнала будем рассказывать, как это правильно делать.

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) - возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2). Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения - закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации - любая проверка запросит их в первую очередь. Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями. Нумеровать документы не будем - степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим. Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

Письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

Письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

Особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу. Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения. Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, - приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

О переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

О предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

О направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

О поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу . Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу - 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее - Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение. Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел . Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года. Дел должно быть как минимум два: первое - со сроком хранения 5, второе - 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела: «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков», «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д. Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами:

Дело 1 - приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения - 5 лет);

Дело 2 - приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения - 50 лет).

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ, ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ, ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Трудовые договоры работников, их личные карточки и трудовые книжки являются настольными документами кадровика. Мы не говорили о них в разделе «Обязательные документы по кадрам», потому что это не локальные нормативные акты, а документы, которые относятся к каждому работнику персонально. Все они обязательны:

Трудовой договор - в соответствии со ст. 56 ТК РФ;

Трудовая книжка - в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек;

Личная карточка работника - на необходимость ее ведения указывает п. 12 Правил ведения трудовых книжек.

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заводится одновременно с поступлением работника в организацию. В нее вносятся анкетные данные работника, все сведения о его передвижениях в организации, отпусках, награждениях и т.п.

Трудовой договор, личная карточка и трудовая книжка являются действующими документами в течение всего периода работы сотрудника в организации. Если работник трудится в организации 20 лет, его трудовой договор, трудовая книжка и личная карточка в течение 20 лет являются переходящими делами. Закрываются делопроизводством они только после увольнения работника.

Пока эти три документа являются действующими, они находятся у кадровика и хранятся так, как и положено храниться документам, содержащим персональные данные (об этом ниже).

Закрытые делопроизводством трудовые договоры и личные карточки отправляются на хранение в архив по личному составу. Трудовые книжки при увольнении возвращаются работникам. Конечно, бывают и исключения, когда по разным причинам уволившийся работник не забрал свою трудовую книжку - время от времени такое случается. Следует помнить, что трудовая книжка - документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.

Нюансы формирования дел . Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются - «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников». Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников.

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет. Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты. Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований:

Обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива);

Формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения;

Составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

• Соблюдаем особый режим хранения документов , которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один - у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
• Формируем дела по годам . О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
• Составляем опись дел по личному составу . Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1-8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:

Годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно;

Все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу;

Нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14);

Каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения - 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов;

Каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля , а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база , доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству .

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству . Также полезны будут кладовые справочных баз сайта .
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С . Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

"Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика », необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов . Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика ». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек . Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.