Трудовая книжка потерялась как заполнить дубликат. Практические рекомендации, как оформить дубликат трудовой книжки при ее утере. Как оформить новый документ

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

ФАЙЛЫ

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

заявление.

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Петрова А.И.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

персональные данные о гражданине;
информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
сведения о наградах, переводах, увольнениях;
ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

номер записи (по порядку);
день поступления в организацию;
наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
неправильно заполнен бланк (титульный лист);
предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.

Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.

После приема на работу те же служащие отделов кадров забывают, что они должны обеспечивать сохранность трудовой книжки. В результате возникают ситуации, когда работник увольняется, а трудовую получить не может ввиду ее отсутствия, так как соответствующие сотрудники компании подошли халатно к своим обязанностям.

Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми . Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом. При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

оповестить об этом работника ;
принять заявление от работника;
направить запросы в бывшие места работы работника;
явиться в пенсионный фонд нашей страны;
оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Заявление на дубликат

Составляется заявление на выдачу дубликата. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

Вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Работник сам потерял или испортил трудовую книжку

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии . Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он . На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Инструкция, как получить дубликат

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления . Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

справки из архивов;
данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
справки от предыдущих нанимателей;
выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Заявление

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет.

В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд. Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере.

Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком. Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата - пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти. Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (пример)

Заполняем дубликат трудовой книжки

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
Не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных - это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок , даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

Пример (образец) заполнения дубликата трудовой

Как долго или сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Причины получения дубликата

потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Документы, кроме трудовой книжки, чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями;
выписки из приказов;
лицевые счета;
ведомости на выдачу зарплаты.

Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе , которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

Нет трудовой – значит не примут на работу?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки.

Необходимость создания дубликата документа может возникнуть в работе каждого секретаря. Как создать и правильно оформить дубликат документа, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

По своей сути, назначению и юридическому статусу дублирующий документ мало чем отличается от оригинала. Единственное отличие между ними заключается в том, что дубликат имеет другой порядковый номер и серию. Дублирующий документ издается только в том случае, если оригинал действительно утерян или уничтожен.

В чем разница между дубликатом и копией документа

В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие - наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие - на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального с надписью: "Дубликат". Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия - нет.

Копия - это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.

Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.

Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).

Порядок работы с дубликатами

Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт , в котором излагаются причины утраты. Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт.

Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе "Примечания" должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.

Создание комиссии и составление акта - это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.

Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.

Какие документы подтвердят стаж работы

В дублирующий документ вносятся сведения, взятые из документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности или стаж сотрудника:

трудовые соглашения, заключенные на предыдущих местах работы;
заверенные надлежащим образом копии приказов или выписок;
справки, которые подтверждают факт осуществления трудовой деятельности на предыдущих местах работы, а также справки из архива;
решения судебных органов, устанавливающие трудовой стаж.

В случае необходимости подтверждения факта осуществления трудовой деятельности и ее продолжительности (стажа) в организации, которая была ликвидирована, запрос направляется в архивное учреждение.

В случае отсутствия необходимой информации в архиве , сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании.

Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.

Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово "Верно", должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

Как оформляют дубликат

После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.

Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.

Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа "Дубликат". На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе "Сведения о работе" сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы. Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, - в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 - причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов

Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными.

Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии. Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон.

Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК.

Что говорит закон?

Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.

Документ содержит следующие сведения:

личные данные о сотруднике;
выполняемая работа;
данные о переводах, увольнениях, награждениях;
причины .

Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.

Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.

Нормативная база

Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

Трудовой Кодекс;
Инструкция заполнения ТК;
Правила хранения, ведения ТК.

Ознакомиться с указанными документами можно тут:

В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.

В каких случаях выдается?

Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

потеря работником;
негодное состояние документа;
наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
утрата ТК работодателем.

В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.

Утеря

Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.

В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.

Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?

Пример:

Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был . Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

Негодность

Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

порвалась;
обгорела;
сильно испачкалась;
намокла.

В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.

На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Массовая утрата работодателем

Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.

Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.

Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.

Кто делает?

Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).

Сколько стоит?

Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.

Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

Пошаговая инструкция

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
Собираются сведения о стаже работника.
Издается приказ о выдаче дубликата.
Оформляется бланк ТК.
Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

Документы

Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).

В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.

Требуется ли заявление на выдачу?

Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.

В нем присутствуют:

причина утери;
просьба о выдачи ТК;
дата написания, подпись.

Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

Пример заявления:

Заявление работника на выдачу дубликата

Приказ

Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:

Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

Справки-основания

В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

личные дела и приказы;
справки;
удостоверения;
трудовые договоры;
членские и расчетные книжки.

Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

Как правильно сделать и оформить?

Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

Правила оформления

Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

Даты прописываются арабскими цифрами.
Не допускаются сокращения, помарки.
Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Пример титула:

Отметка о дубликате на титульном листе

Какие сведения вносятся

Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

дата рождения;
образование;
род деятельности.

Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.

Стаж

В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

Места работы

Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

дата приема в организацию;
сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
данные документа, по которому вносились записи.

В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.

Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2020:

Пример внесения записей

Сроки выдачи

В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

При этом не имеет значения период, прошедший со дня .

Нюансы

Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

Как заверять записи

Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

Как оформить уволенному работнику?

Пример:

Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

Иногда случаются такие непредвиденные ситуации, когда сотрудники отдела кадров выдают трудовую книжку работника на руки (под расписку либо в день увольнения), а работник ее теряет. Бывает, что сам работодатель в силу определенных причин, не зависящих от его воли, потерял некоторое количество трудовых книжек. В этой связи возникает объективный вопрос, что нужно делать, к кому обращаться за помощью, как оформить дубликат трудовой книжки после её утери, а также какие именно записи подлежат внесению в дубликат.

Законодательно закреплена обязанность лица, которое утратило трудовую книжку, сообщить об этом факте работодателю, у которого сотрудник был трудоустроен в последний раз. Сделать это нужно как можно быстрее, что позволит избежать лишней бумажной волокиты и временных затрат. Ведь бывший работодатель может отсутствовать на месте или, что еще больше усугубит ситуацию, ликвидирован либо реорганизован.

Дубликат должен включать следующие сведения:

Общая информация о личности сотрудника (фамилия, имя, отчество сотрудника, день, месяц и год его рождения, полученное образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационных характеристик и т.д.).
Основная информация о профессиональном стаже сотрудника, накопленного им в течение жизни и до момента поступления к данному работодателю.
Информация о работе, свидетельствующая о функциональных обязанностях, а также различных награждениях и поощрениях за трудовую деятельность, которые были записаны на предыдущем рабочем месте.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что стаж трудовой деятельности учитывается комплексно без указания наименования организации, должностей и периодов. Иными словами, в дубликат по общим правилам вписывается общее количество рабочих лет, месяцев и дней.

Каждая вносимая в дубликат запись должна быть произведена на основании подтверждающих документов. К таким документам можно отнести следующие:

трудовой договор}
выписки из лицевого счета}
грамоты}
личное дело или карточка}
ордена}
соответствующие справки и т.д.

Чтобы доказать свою трудовую деятельность, работник должен предоставить работодателю или сотруднику отдела кадров оригиналы имеющихся документов о своем профессиональном стаже для снятия копий. После этого копии должны быть заверены в установленном порядке: на каждой странице с оттиском проставляется запись или штамп «Копия верна», подпись удостоверяющего с расшифровкой, печать и дата. При этом правом заверить их обладает как сам руководитель предприятия, так и начальник или уполномоченный сотрудник отдела кадров. Затем оригиналы возвращаются их владельцу.

В том случае, если предоставленные документы не полностью раскрывают сведения о рабочих моментах в прошлом, то в дубликате отражаются только имеющиеся данные.

Особенности оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Многие работники и работодатели не знают точно, надо ли писать заявление, чтобы сделать дубликат трудовой книжки при утере работником. Законодательством, регламентирующим порядок ведения, заполнения и учета движения трудовых книжек, в том числе содержание записей в дубликатах, установлено, что дубликат выдается работодателем в течение 15 дней с того дня, когда работник подал письменное заявление об утере трудового документа.

Таким образом, для получения дубликата взамен утерянной трудовой книжки, обязательно нужно написать соответствующее заявление и представить его в отдел кадров или непосредственно работодателю.

Помимо заявления, написанного работником, в отдел кадров предоставляются все документы, которые прямо или косвенно подтверждают его трудовую деятельность. На основании этих документов воспроизводятся все необходимые записи, а именно:

графа 1: ставится порядковый номер производимой записи}
графа 2: отражаются дата зачисления на работу, а также дата увольнения из организации}
графа 3: записываются наименование предприятия, в котором был трудоустроен работник, подразделение, а также вписывается должность, специальность, профессия и квалификационные характеристики} причина увольнения, а также возможный перевод работника в иное подразделение в рамках трудовой деятельности у одного и того же работодателя}
графа 4: вносятся наименование документа, являющегося правовым основанием для совершения каждой записи, его порядковый номер и дата составления.

Еще одной принципиальной особенностью при оформлении дубликата является то, что необходимо знать, пишется ли слово «дубликат» в новой трудовой книжке, если она утеряна, или нет. Правовыми нормами закреплено положение, в соответствии с которым в дубликате трудовой книжки, на титуле с правой стороны в верхнем углу, ставится отметка в виде надписи «Дубликат».

Трудовая книжка – это важный документ, за которым ведется строгое наблюдение и учет: выдавать на руки ее оригинал работодатель вправе только в день увольнения работника, что прописано в действующем законодательстве. Именно поэтому в книге учета движения данных документов необходимо сделать соответствующую пометку о том, что взамен оригинала выдан его дубликат.

Субъект, осуществляющий выдачу дубликата трудовой книжки

У лица, потерявшего трудовую книжку, может возникнуть мысль о том, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Это самый простой момент, который прямо прописан в законодательстве, в частности в части 32 Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках». На основании данной правовой нормы, работодатель в последнем рабочем месте человека, утратившего документ, должен выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем срок, в течение которого должна быть произведена выдача, составляет максимум 15 дней.

Более сложный процесс выдачи дубликата связан с ситуацией, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих сотрудников. В этом случае создается специальная комиссия, в которую включаются представители разных работодателей, у которых были трудоустроены работники, члены профессиональных союзов, а также иные заинтересованные субъекты. По результатам совещания комиссии выясняются все необходимые сведения, которые имеют непосредственное отношение к сути вопроса, и составляется акт. На основании этого акта работодатель выдает дубликаты трудовых книжек работникам.

Таким образом, в любом случае, выдача дубликата трудовой книжки при утере осуществляется работодателем только после того, как в него внесены все необходимые записи. Причем независимо от своего личного желания работодатель должен оказать возможное содействие лицу, утратившему трудовой документ.

Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью