Учебный отпуск 1с 8.3. Расчет среднего заработка для целей начисления отпускных
Время летом летит очень быстро. Не успели оглянуться, как уже июль подходит к концу. А там не за горами и осень с кучей своих сезонных нюансов. Для руководителей организаций одним из таких нюансов являются сотрудники, которые либо поступили учиться, либо продолжают грызть гранит науки. Лица, которые одновременно работают и учатся, начнут приносить заявления на дополнительные отпуска в связи с обучением, а к этому надо подготовиться заранее. Ведь ответственный руководитель должен проверить у своих работников наличие права на данный вид отпуска, подготовить приказы, ознакомиться с правилами оплаты такого отпуска ну и конечно найти особу, которая будет временно исполнять обязанности ушедшего на сессию. Так что в сегодняшней статье мы опишем условия предоставления таких отпусков, правила их оформления и оплаты.
Аспиранты получают оплачиваемый учебный отпуск при условии получения данного уровня образования впервые.
Данный вид отпуска предоставляется сотрудникам, несмотря на то, сколько времени они проработали в данной организации. То есть, если человек устроился на работу в июне месяце, то уже в сентябре он может со спокойной душой идти учиться. Возрастные ограничения не установлены (стаж работы не влияет).
Работникам-совместителям дополнительная организация учебного отпуска не дает. Право на учебный отпуск работники имеют только по основному месту работы. Например, основное место работы студента - отдел культуры. Также по совместительству особа работает редактором радио, но отправляясь на сессию, неважно начитка это или экзамены. Оплачиваемый учебный отпуск дает только отдел культуры.
Сотруднику, который обучается сразу в двух учебных заведениях, данный вид отпуска предоставляется только на один из них. Какой именно - сотрудник выбирает самостоятельно.
Оплачиваются данные отпуска и в ежегодной форме. Рассчитывается средний заработок за последние 12 месяцев. К оплате включаются все календарные дни учебного отпуска (считая выходные и праздничные). Законодательство обязывает каждого руководителя организации создавать подчиненным, которые обучаются, соответствующие условия для совмещения работы с обучением. Срок такого отпуска указывается в вызове из учебного заведения.
Данный вызов включает в себя две части. В первой указана информация о сроке учебного отпуска, который руководитель в свою очередь должен предоставить работнику-студенту. Во второй части размещается подтверждение о фактическом нахождении студента в учебном заведении. После завершения сессии вторую часть справки студент приносит на работу, подтверждая этим реальное пребывание на обучении и давая основание начисления ему отпускных. Заменить такой отпуск денежной компенсацией нельзя, ведь деньгами можно заменить только ежегодный оплачиваемый отпуск.
Для получения такого отпуска работник должен написать заявление, добавив к нему вызов из учебного заведения с конкретными сроками предоставления отпуска. На основании данного заявления руководитель оформляет приказ о предоставлении отпуска, с которым сотрудник должен ознакомиться и поставить подпись.
Бухгалтер в свою очередь, несмотря на приказ, оформляет записку-расчет о начислении отпускных. Если данный отпуск является не оплачиваемым, то такую записку оформлять не надо. Работники кадровой службы в обязательном порядке должны внести данные о предоставлении отпуска в «Личную карту работника» в раздел VIII типовой формы № Т-2.
Для освещения учебного отпуска в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда, используют следующие символы:
Код «У» - предоставление оплачиваемого учебного отпуска;
- Код «УД» - неоплачиваемый учебный отпуск.
Если студент для сдачи сессии взял отпуск за свой счет, а после предъявил справку вызов и просит оплатить данный отпуск, в данном случае средства не начисляются. Поскольку студент уже написал заявление на отпуск за свой счет.
Во время учебного отпуска бухгалтер обязательно должен начислять:
Взносы на обязательное пенсионное страхование;
- Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Данный отпуск предусмотрен законодательством, если:
Обязанность предоставить отпуск прописан в Трудовом кодексе Российской Федерации;
- Продолжительность отпуска не превышает максимальную продолжительность учебного отпуска.
В случае если учебный отпуск предусмотрен законодательством, сумма отпускных учитывается в составе расходов на оплату труда. При начислении отпускных они должны списываться на расходы того же месяца, и в бухгалтерском учете.
Отпускные это та же зарплата, которая была выдана перед отпуском. Указываются они в составе расходов того отчетного периода к которому относятся. То есть, если организация отчитывается за I квартал, полугодие и 9 месяцев, а отпуск приходится на сентябрь и октябрь то сентябрьские отпускные включаются в расходы за 9 месяцев, а октябрьские указываются в годовых расходах. Но если организация налоговый отчет делает ежемесячно, то и расходы отпуска делятся по месяцам. Начисления на сумму отпускных пенсионного страхования помесячно делить не нужно.
Организация не должна нарушать трудового законодательства отпускные должны начисляться в период отпуска. Если такие нарушения произошли, и отпускные выплачиваются после отпуска, то это приведет к временной разнице, а она в свою очередь - к образованию отложенного налогового .
Компания может самостоятельно предоставить работнику учебный отпуск. Но этот отпуск является не предусмотренным законодательством.
Такие ситуации возникают, когда организация предоставляет:
Оплачиваемый учебный отпуск работнику, который получает второе высшее образование;
- Большую продолжительность отпуска, которая установлена законодательством;
- Дополнительный учебный оплачиваемый отпуск.
Данный отпуск нельзя учитывать в налоговом учете, потому что это приведет к постоянному налоговому обязательству. В Трудовом кодексе Российской Федерации указано, что гарантии и компенсации работникам которые получают знания в заведениях без аккредитации, устанавливаются в трудовом или коллективном договоре. То есть, организация, работник которой учится в заведении без аккредитации, может предоставлять оплачиваемый отпуск только по собственной инициативе.
Если компания пользуется упрощенкой, уплачивая единый налог с разницы между доходами и расходами, то средства за учебный отпуск в обязательном порядке учитываются в расходах в момент их выплаты. Если в законодательстве не предусмотрено право на отпуск, то средства (отпускные) в расходах учитывать нельзя.Кстати, ранее мы писали о том, .
Рассмотрим, как оформить учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП , какие настройки программы для этого необходимы, а также как ввести оплачиваемый и неоплачиваемый учебный отпуск в программе.
Основания предоставления учебного отпуска
Предоставляется учебный отпуск на основании справки-вызова из образовательного учреждения по установленной форме, утвержденной Приказом Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 N 1368 и заявления работника. В справке-вызове отмечается число дней учебного отпуска и календарное время, когда должен быть предоставлен отпуск.
Предоставляется учебный отпуск при выполнении следующих основных условий:
- Образование соответствующего уровня работник получает впервые либо если работник, уже имеет проф.образование соответствующего уровня, но для получения образования направлен работодателем.
- Сотрудник учится по заочной или очно-заочной форме обучения.
- Программа обучения, которую изучает работник, имеет государственную аккредитацию.
- Работник успешно осваивает учебную программу (подтверждением этого можно считать наличие справки-вызова из учебного учреждения.
Учебные отпуска могут быть оплачиваемые и неоплачиваемые в зависимости от вида получаемого работником образования (магистратура/специалитет/бакалавриат, подготовка кадров высшей квалификации, основное/среднее общее образование или среднее проф.образование) и цели отпуска (для прохождения итоговой или промежуточной аттестации, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и т.п.), от этих же факторов зависит и количество дней, на которые предоставляется учебный отпуск.
Оформление оплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1
Необходимые настройки
Для возможности оформления оплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1 в настройках расчета зарплаты установите флажок Предоставляется учебный отпуск (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Отпуска ).
После этого в справочнике видов отпусков будет создан вид отпуска , а в справочнике видов начислений — вид расчета Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый) . Они и будут использоваться для регистрации такого вида отпуска.
Ввод оплачиваемого учебного отпуска в ЗУП 3.1
Предоставление оплачиваемого учебного отпуска сотруднику регистрируется с помощью документа Отпуск .
Если начисляется только учебный отпуск (без присоединения его к основному отпуску), то на вкладке Основной отпуск снимите флажок рядом с реквизитами периода основного отпуска:
На вкладке Дополнительные отпуска, отгулы установите флажок Предоставить дополнительный отпуск . Далее в табличной части добавьте строку по виду отпуска Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый) и укажите период отпуска.
В результате на вкладке Начислено (подробно) произойдет расчет по виду начисления Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый) .
Оформление неоплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1
Необходимые настройки
Для возможности ввода неоплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1 в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Отпуска) установите флажок Отпуска без оплаты :
В результате в справочнике видов отпусков станет доступен , кроме этого в справочнике видов начисления появится вид расчета Дополнительный учебный отпуск без оплаты .
Ввод неоплачиваемого учебного отпуска в ЗУП 3.1
Ввод учебного отпуска без оплаты выполните в документе Отпуск без сохранения оплаты . В документе выберите вид отпуска Дополнительный учебный отпуск без оплаты и укажите период отпуска:
Зарегистрировать неоплачиваемый учебный отпуск в программе 1С ЗУП 3.1 можно также документом Отпуск на вкладке Дополнительные отпуска .
Очень часто на предприятии работают сотрудники, которые совмещают работу и обучение в учебных заведениях, в этом случае перед бухгалтером встает вопрос: как отразить учебный отпуск в 1с.
Отпуск на время обучения предоставляется работникам:
— которые уже учатся в учебных заведениях;
— или только поступили в учебное заведение.
Учебный отпуск может быть:
— оплачиваемый: при успешном обучении по вечерней (очно-заочной) или заочной форме в высшем учебном заведении, техникуме или колледже;
— неоплачиваемые: при обучении по очной форме или если сотрудник получает не первое образование, а например, второе или третье.
Учебный отпуск в 1с начисляется точно также как и обыкновенный отпуск. Для этого берется зарплата за 12 месяцев, которые предшествуют отпуску, и делится на 29,4 и 12 месяцев. Полученная сумма среднего дневного заработка умножается на количество дней учебного отпуска по справке из учебного заведения.
Учебный отпуск в 1с Зарплата и управление персоналом 2.5
В программе учебный отпуск рассчитывается автоматически. В основных начислениях (закладка «Расчет зарплаты») уже есть начисление «Отпуск учебный».
На закладке «Условия» нужно указать дату начала отпуска, затем убрать галочку с ежегодного оплачиваемого отпуска и установить на дополнительном (другом) отпуске.
Здесь указывается срок отпуска, его вид и процент оплаты. Ниже на этой же закладке указывается дата выплаты дохода.
На второй закладке документа отображается результат рассчитанного программой учебного отпуска.
Третья закладка посвящена расчету среднего заработка. Сумма заработка рассчитывается автоматически. При необходимости сумму по видам заработка можно корректировать или добавлять вручную. Здесь же указан расчетный период для начисления.
Как добавить вид отпуска в 1С ЗУП 3.0 (8.3)
Выбираем Меню – Настройки – Виды отпусков:
При добавлении новой формы отпуска в справочник Виды отпусков в конфигурации 1С ЗУП 3.0 создаются два начисления – для расчета самого отпуска:
и для расчета компенсации:
Также настройка видов предоставляемых отпусков производится в настройках меню Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний:
Как оформить отпуск 1С ЗУП 3.0 (8.3)
В 1С ЗУП 3.0 оформление приказа на отпуск и расчет оплаты за период отпуска осуществляются через форму документа Отпуск. Документ является кадрово-расчетным.
Для группового приказа на отпуск есть документ Отпуск сотрудников. Правила пользования данным документом в 1С ЗУП 3.0:
- Изначально создаем групповой приказ на отпуск сотрудников;
- Затем по кнопке Оформить отпуск создаются индивидуальные документы Отпуск на каждого из сотрудников.
Как изменить количество полагающихся дней в кадровых приказах можно узнать из нашего видео урока:
В 1С ЗУП 3.0 документ Отпуск можно создать из раздела Кадры или Зарплата. При создании документа можно внести данные о том, с какого и по какое число предоставляется отпуск. 1С ЗУП 8.3 сама автоматически поставит количество дней отпуска. Либо указать с какого числа отпуск и количество дней, а программа ЗУП 3.0 сама поставит по какое число предоставляется отпуск:
Если при расчете отпуска необходимо сразу выплатить зарплату за месяц, то нужно не забыть поставить галочку «Рассчитать зарплату за месяц»:
Расчет отпускных в конфигурации 1С ЗУП 3.0 производится согласно законодательству РФ. Расчет можно увидеть в поле Печать – Расчет среднего заработка:
Как провести начисление компенсации дополнительных отпусков в 1С 8.3 ЗУП смотрите в следующем видео уроке:
Как рассчитать отпуск
Если сотрудник отработал полный месяц, то учтено дней 29,3:
Если был период отсутствия, то в соответствии с расчетом, число календарных дней в неполных месяцах можно посчитать следующим образом:
- 29,3 / кол-во календарных дней месяца * кол-во календарных дней, приходящихся на время, которое отработано (исключаются государственные праздники).
Всего заработок сотрудника за год делим на коэффициент за год отработанного времени и получаем среднедневной заработок, далее среднедневной умножаем на количества календарных дней отпуска и получаем сумму отпускных:
Как отразить начисление материальной помощи к отпуску одновременно с начислением оплаты отпуска смотрите в нашем видео:
Выплата отпускных в 1С 8.3 ЗУП
Выплата отпускных производится в межрасчетный период и за три календарных дня до начала отпуска:
Выплачиваем отпускные. По кнопке Выплатить создается Ведомость на выплату:
В 1С 8.3 ЗУП 3.0 формируется документ на выплату отпускных:
Если на выплату идет несколько отпускных, то надо создать ведомость, указав вид выплаты Отпуска и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить:
Не забываем указать сведения о перечисленном НДФЛ:
Более подробно как правильно начислить и выплатить отпуск работнику мы рассматриваем на . Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:
Поставьте вашу оценку этой статье: 2016-12-07T18:12:08+00:00
Наконец, тройка доросла до того момента, когда я смело рекомендую всем бухгалтерам делать начисление ежегодного отпуска не по старинке (отдельным видом начисления), а специально созданным для этих целей документом "Отпуск" .
Это позволяет автоматизировать расчёт среднего заработка для дальнейших отпусков и больничных, а также в некотором роде приближает 1С:Бухгалтерию 8.3 к 1С зарплате и кадрам. Но обо всё по порядку.
Здесь пока присутствуют лишь начисление заработной платы за прошлые периоды. Создадим документ "Отпуск":
Заполним документ в соответствии с рисунком ниже:
Мы заполнили месяц (начисление отпуска делается в июле), выбрали сотрудника, указали период отпуска и программа произвела автоматический расчёт среднего заработка и суммы отпускных.
Вот только рассчитанный средний заработок (1410.68) не совпадает с нашим (1463.50). А всё потому, что сотрудник в ноябре и апреле отработал неполные месяцы. Чтобы указать это программе нажмём на кнопку "Изменить" рядом со средним заработком. Вот они отработанные согласно производственном календарю дни и начисленный доход в предыдущие 12 месяцев:
Откорректируем количество календарных дней, отработанных в ноябре и апреле и получим рассчитанный нами средний заработок:
А чтобы понять как он рассчитывается мы можем нажать на значок вопроса рядом с ним и увидим следующую таблицу расчёта:
Закроем окно "Ввод данных для расчета среднего заработка" по кнопке "ОК" увидим, что правильный средний заработок (1463.50) и правильная сумма отпускных (40 978) перенеслись в документ "Отпуск":
А чтобы распечатать справку-расчёт среднего заработка нажмём кнопку Печать и выберем пункт "Расчет среднего заработка":
Наконец, проведём документ "Отпуск" по кнопке "Провести и закрыть" и увидим, что он начислил заработную плату сотруднику, но не начислил НДФЛ и страховые взносы.
Всё правильно. Всё это будет начислено итоговым документом начисление зарплаты, который мы сделаем последним и в который попадут и начисленные нами отпускные.
Создаём документ начисление зарплаты за июль и нажимаем кнопку "Заполнить":
Видим, что период отпуска учтён при расчёте отработанных дней и часов. Сумма отпускных попала в начисления этого месяца. На эту сумму (как и на общую зарплату) начислен НДФЛ и страховые взносы. Отлично!
Расчётный листок будет таким.