Подобные документы

Унификация и стандартизация управленческой документации. Особенности оформления текста организационно-распорядительных документов: способы изложения, рубрикация, даты и числа, использование полужирного начертания. Требования, предъявляемые к ним.

курсовая работа, добавлен 19.01.2017


Стандартизация документов как форма юридического закрепления проведенной унификации и ее обязательности. Унификация управленческих документов. Унифицированные системы организационно-распорядительной, банковской и отчетно-статистической документации.

реферат, добавлен 05.05.2016


История развития делопроизводства. Структура документа. Классификация документов, их унификация и стандартизация. Виды реквизитов документов. Правила оформления служебных документов, организация документооборота. Автоматизация процессов делопроизводства.

учебное пособие, добавлен 02.06.2014


Понятие документа, классификация управленческой документации (организационные, распорядительные, плановые, финансово-бухгалтерский и пр. документы). Регламентация документирования управленческой деятельности, унификация. Разработка бланков документов.

контрольная работа, добавлен 28.06.2017


Способы и этапы унификации документов. Сущность, цели и результаты стандартизации. Исторические предпосылки ее становления. Применение унификации и стандартизации документов. Способы осуществления данных процедур, этапы проведения и результаты внедрения.

курсовая работа, добавлен 13.11.2011


Понятие, значение и сущность документа, характеристика и отличительные черты его типов. Особенности целостности структуры документа, типичные ошибки официально-делового текста. Описание и специфика видов служебных документов, требования к их составлению.

презентация, добавлен 05.10.2016


Этапы развития унификации и стандартизации документов. Единая государственная система делопроизводства - установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла документов.

курсовая работа, добавлен 13.02.2011


Документирование деятельности организаций. Правила составления и оформления документов. Процесс принятия управленческого решения. Унификация текстов, стандартизация оформления, требования к бланкам. Требования к организационно-распорядительным документам.

дипломная работа, добавлен 17.07.2013


Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Общий порядок и правила оформления документов. Требования к оформлению бланков документов.

реферат, добавлен 30.09.2009


Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного и коллегиального принятия решения. Правила и требования ГОСТ по оформлению распорядительных документов. Проблемы унификации и внедрения автоматизации в кадровом делопроизводстве.

Куликова А. гр. КТД-08-1

Слайд 2

Упрощение процедур в международной торговле

1. Модернизация трансграничных операций внедрение качественных систем управления рисками и создание института уполномоченных операторов; использование современных технологий, в частности, для обработки таможенных деклараций; международный обмен и передача торговой информации; качественный анализ статистической торговой информации.

Слайд 3

2. Национальная конкурентоспособность внедрение процедуры «единого окна», обеспеченной реальной электронной инфраструктурой для обмена информацией между государственным и частным сектором; сокращение нетарифных барьеров; упрощение процедур торговли за пределами ВТО (например, в рамках региональных или двусторонних торговых соглашений). 3. Безопасность цепочки поставок сотрудничество режимов контроля с деловыми кругами. 4. Помощь торговле обеспечивает экономический рост финансирование программ странами-донорами ВТО; развитие торговой инфраструктуры.

Слайд 4

Упрощение процедур торговли– это изменение процедур и механизмов контроля, регулирующих перемещение товаров через национальные границы с целью уменьшения бремени расходов трейдеров и максимальной эффективности обеспечения законных целей регулирования. Тема упрощения процедур торговли состоит из четырех взаимозависимых тем: 1. упрощение и согласование действующих правил и процедур. 2. модернизация торговой системы, а также системы обмена информацией между бизнесом и властью. 3. совершенствование администрирования торговых и таможенных процедур. 4. создание организационных механизмов для обеспечения эффективного осуществления принципов по упрощению процедур торговли.

Слайд 5

Меры по упрощению международной торговли: 1. Согласование процедур; 2. Избежание дублирования; 3. Признание деловой практики; 4. Модернизация системы торговли; 5. Стандартизация; 6. Обмен опытом 7. Стандарты обслуживания; 8. Изменение принципов управления; 9. Создание взаимоприемлемых механизмов и инструментов.

Слайд 6

Стандартизация и унификация внешнеторговых документов

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Слайд 7

Унификация– это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Слайд 8

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации состоит из: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.

Слайд 9

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Посмотреть все слайды

«Отдел кадров» - Безопасность труда. Основные интерфейсы системы. Задачи, прошедшие автоматизацию. Общие сведения. Автоматизированная система. Выходные документы. Аналог - 1С: Зарплата и кадры. Диаграмма потоков данных. Входные документы. Технические средства. Программное обеспечение. Цель и назначение автоматизации.

«Управление предприятием» - Проектирование организационной структуры. Проектирование системы управления предприятием. Бизнес-процессы. Растущие предприятия, созданные в последние 3-8 лет. Проблемы и отклонения. Построение модели бизнес-процессов. Формирование регламентных документов. Сегодняшние экономические реалии. Возможности по формированию документов и отчетов.

«Бэк-офис» - Бэк-офис 1 бэк-офис 2 бэк-офис 3. Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс). Программист программист программист. МИДЛ бизнеса 2. Access, Бос-кадровик, и т.п. Выбор концепции автоматизации. Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения. Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС.

«Шаблоны ИТ в бизнесе» - Шаблоны ИТ в бизнесе – оптимизация операций. Стратегия компании и КИС. Модель Захмана - III. Шаблоны ИТ в бизнесе - учет. Шаблоны информационных технологий как механизм реализации стратегии компании. Шаблоны ИТ в бизнесе – кастомизация по запросу. Внедрение ИТ как изменение архитектуры предприятия. Шаблоны ИТ в бизнесе – автоматизация бизнес-процессов.

«Умные системы» - Шаги при проектировании умной системы. Базовое свойство умных систем - адаптивность. Цепочки создания ценности на предприятии. Основа построения умных систем - Цепочки создания ценности. Адаптивная информационная система. При проектировании ИС необходимо использовать модель «как должно быть». Сформировать единую модель Организации «как должно быть».

«Информационная система организации» - Части правового обеспечения. Технические средства. Классификация информационных систем по функциональному признаку. Формы организации технического обеспечения. Прочие системы (ИС руководства). Персонал организации. Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств. Система. Обеспечение -совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного
использования новых информационных технологий, встал вопрос о
необходимости унификации документированной информации,
прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято
специальное постановление Правительства СССР об ускорении
работ по созданию унифицированных систем документации и
классификаторов технико-экономической информации. Их
разработка велась на основе функциональных систем
документации.
В нашей стране фактически впервые в отечественной и
зарубежной практике была создана система документационного
обеспечения управления с целью установления единого порядка
документирования управленческой деятельности в масштабах
государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая
государственная система делопроизводства). В общей
сложности в Советском Союзе было разработано 16
унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации является результатом
проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к
единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих
объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов).
Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то
достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности,
в том числе и в документировании.
Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме,
единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их
показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению
рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в
документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к
сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального
состава форм документов, приведения их к единообразию через единство
структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и
хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм
документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в
системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы,
используемые в самых
разных сферах и органах
управления, должны
оформляться единообразно.
Это позволяет включать
документы в единую для
страны систему
делопроизводства,
способствует их оперативной
обработке и исполнению,
сокращает затраты времени
на работу с документами не
только
делопроизводственного
персонала, но и всех
работников управленческого
аппарата – от руководителей
до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления
однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке,
учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с
многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой
информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию
состава документов, создаваемых при решении управленческих задач,
и унификацию формдокументов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление
комплекса документов, необходимых и достаточных для решения
управленческих задач (в результате состав документов организации может
быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных
формах документов информационных показателей и реквизитов,
соответствующих назначению документов, и установление единых требований к
их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так
и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и
требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой
документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных
для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Другими словами, стандартизация документов – это установление
единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью
упорядочения управления. Стандартизация является итогом
унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных
правил и требований к разработке и оформлению управленческих
документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов
создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче
воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как
стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91.
Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила
оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага
потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы
документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов). Унифицированные системы документации состоят из
совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих
документированное представление данных в определенных видах
управленческой и хозяйственной деятельности.

Основные задачи совершенствования содержания
документа:
1) при унификации:
отбор реквизитов, соответствующих назначению документа
и методам его обработки;
2) при стандартизации:
установление единых требований к реквизитам,
включаемым в документ. В результате совершенствования
содержания документов создаются унифицированные
формы документов.

Основными задачами совершенствования форм
документовследует считать: при унификации:
целесообразное уменьшение разнообразия документов по
форме и правилам оформления.
при стандартизации:
формирование и внедрение в качестве обязательной нормы
ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные
формы и правила оформления документов и обеспечить их
длительное хранение.

Существо термина «стандартизация» характеризуется
тремя основными моментами:
1) стандартизация – это устанавливаемые на
длительный промежуток времени общегосударственные
общеобязательные нормы создания документов. При
этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их
соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств
документа, введение единых размеров форм, правил,
требований для всех документов;
3) стандартизация – это закрепление и распространение
лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют
наибольшую функциональную оправданность,
обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно
связаны. Часто унификация рассматривается как один
из методов стандартизации. Унификация может
проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Унифицированная форма документа

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА
Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации».
(Пример)

ВИДЫ
УНИФИЦИРОВАННОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

Униицированная система первичной учетной документации.

УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Униицированная система первичной учетной документации:
- документация по учету труда и его оплаты;
- документация по учету основных средств и нематериальных активов;
- документация по учету кассовых операций;
- документация по учету материалов ментация по учету результатов
инвентаризации;
- документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
- документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтностроительных работ;
- документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
- документация по учету движения зерна;
- документация по учету движения другой продукции растениеводства;
- документация по учету движения животных;
- документация по учету движения продукции животноводства;
- документация по учету реализации продукции;
- документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах
хранения;
- документация по учету работы строительных машин и механизмов;
- документация по учету работ в автомобильном транспорте.

Унифицированная система банковской документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система банковской документации:
- платежная документация по безналичным расчетам;
- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
- документация по квитовке авизо;
- документация по организации валютного регулирования и валютного
контроля;
- документация по контролю расчетов с применением авизо между
учреждениями Банка России;
- документация по кредитным операциям банков;
- документация по денежному обращению;
- документация банковской отчетности;
- документация депозитарного учета.

Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ,
УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и
отчетной документации:
- финансовая документация;
- документация по бюджетной отчетности;
- документация по бюджетному учету;
- документация по отчетности об исполнении федерального бюджета,
представляемая в Правительство Российской Федерации;
- документация по финансовой отчетности об исполнении федерального
бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:
- документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию
негосударственного сектора;
- документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;
- документация по доходам и уровню жизни населения;
- документация по науке и инновациям;
- документация по демографическим показателям и правонарушениям;
- документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда
работников;
- документация по оптовой торговле;
- документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение,
финансы организации);
- документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищнокоммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и
культуре, платным услугам;
- документация по статистике промышленности;
- документация по сельскому хозяйству;
- документация по строительству;
- документация по внешнеэкономической деятельности;
- документация по розничной торговле и общественному питанию;
- документация по транспорту и связи;
- документация по ценам и тарифам;
- документация по инвестициям.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий:
- отчетная бухгалтерская документация;
- регистры бухгалтерского учета;
- первичная учетная документация;
- бланки строгой отчетности.

Унифицированная система документации по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ.
Унифицированная система документации по труду:
- документация по состоянию рынка труда;
- документация по трудовым отношениям;
- документация по повышению квалификации работников органов по
труду;
- документация по охране труда;
- документация по минимальным потребительским бюджетам;
- документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО
ФОНДА РФ.
Унифицированная система документации Пенсионного
фонда РФ:
- документация по учету и распределению средств;
- документация по планово-экономической деятельности;
- документация по контрольно-проверочной
деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
- оперативно-коммерческая документация;
- товаросопроводительная документация;
- расчетная внешнеторговая документация;
- страховая внешнеторговая документация;
- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;
- транспортная внешнеторговая документация;
- экспедиторская внешнеторговая документация.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

· экономии всех видов ресурсов;

· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· стандарты отраслей;

· стандарты предприятий;

· стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к составу реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

· правил проектирования бланков документов;

· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;

· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;

· документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

· документация по распорядительной деятельности организации;

· документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

· документация по приему на работу;

· документация по переводу на другую работу;

· документация по увольнению с работы;

· документация по оформлению отпусков;

· документация по оформлению поощрений;

· документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

УС состоит из 3 подсистем:

· по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;

· кадровой документации;

· автоматизированного контроля исполнения документов.

УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

2. Унифицированная система банковской документации:

· платежная документация по безналичным расчетам через банки;

· документация по кредитным операциям банков;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

· выходная документация банков;

· документация по депозитарным операциям банков;

· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

· выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

· документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

· документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

· бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

· финансовая документация;

· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

· документация по статистике труда;

· документация по статистике материальных ресурсов;

· документация по статистике финансов;

· документация по социальной статистике;

· документация по статистике промышленности;

· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

· документация по статистике капитального строительства;

· документация по статистике внешнеэкономических связей;

· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

· документация по статистике транспорта и связи;

· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

· отчетная бухгалтерская документация;

· регистры бухгалтерского учета;

· первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду:

· документация по состоянию рынка труда;

· документация по трудовым отношениям;

· документация по повышению квалификации работников органов по труду;

· документация по охране труда;

· документация по минимальным потребительским бюджетам;

· документация по обращениям в органы по труду.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

· документация по учету и распределению средств;

· документация по планово-экономической деятельности;

· документация по контрольно-проверочной деятельности.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

· оперативно-коммерческая документация;

· товаросопроводительная документация;

· расчетная внешнеторговая документация;

· документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

· транспортная внешнеторговая документация;

· экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

· Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

· Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

· Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

· Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

· Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

· Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

· Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

· Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

· Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

· Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

· Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

· Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

· Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

· Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:

· регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращения количества применяемых форм;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм

· документов на основе их регистрации;

· контроля за составом документов и исключения дублирования

· информации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

Контрольное число

Наименование формы

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а последняя цифра - контрольное число. Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом: 09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда; 01 - Документация по учету и распределению средств; 004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд; 6 - Контрольное число. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: · первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; · третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; · пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; · восьмой знак - контрольное число. Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа. Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики. Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа. Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, - "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления. Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения: ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90. Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов. В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях: · ликвидация учреждения; · потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам; · объединение учреждений; · переименование учреждений; · изменение территориально-административного расположения учреждения; · перевод учреждения в другое министерство, ведомство; · ввод в действие нового учреждения; · образование нового учреждения в результате разукрупнения. Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90. Заключение Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов. Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Список литературы 1. А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002. 2. О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001. 3. В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989. 4. М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991. 5. М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998. 6. О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003. 7. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002. 8. В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002. 9. Е.А. Степанов. Секретарское дело. - М.,1998. 10. Е.А. Степанов. Делопроизводство. - М., 1999.