Бланки унифицированных форм по кадрам. Альбом унифицированных кадровых форм для бизнеса. Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

  • Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
  • Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ» .

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

  • кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • кассовых операций;
  • торговых операций;
  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • результатов инвентаризации;
  • работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • личная карточка работника;
  • штатное расписание;
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
  • график отпусков;
  • приказ об увольнении и др.
  • зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;
  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

На любом предприятии, где работает множество сотрудников, многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на отдел кадров. Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений используются разные виды типовой документации. Причем, независимо от формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны разрабатываться и храниться специалистами компании.

Не стоит считать, что все это просто бюрократия. Все виды строгой отчетности в сфере кадровой политики позволяют персоналу требовать и отстаивать соблюдение всех своих прав, а руководству - управлять своими подчиненными. Задаваясь вопросом, является ли эта документация обязательной, или от ее оформления можно отказаться, необходимо вспомнить, что инспекции федеральной службы по охране труда проводятся на предприятиях разных форм собственности регулярно. А значит, вся та документация, о которой речь пойдет ниже, должна использоваться кадровыми службами.

Виды кадровой документации

Какие же формы документов активно используются в каждой компании и организации? Условно их можно разделить на пять типов:

  • Документы, подтверждающие трудовую деятельность
  • Распорядительные документы
  • Внутренняя служебная переписка
  • Информационно-расчетные документы
  • Журналы учета и регистрации.

Как уже обозначалось выше, учет всей этой документации ведется отделом кадров на предприятии. Давайте более подробно разберемся, что же входит в эти группы, какие документы являются наиболее важными?

Все формы документов, подтверждающие трудовую деятельность конкретного работника на конкретном предприятии, хранятся в кадровом отделе компании. В этот перечень входят заполненная трудовая книжка сотрудника, трудовой договор, который подписывается на момент принятия специалиста в штат на определенную должность, копии приказов руководителя о приеме на работу и увольнении.

А вот разнообразные приказы и распоряжения руководителя относятся к распорядительным документам. В случае необходимости сотрудники могут ссылаться на такую документацию при решении спорных ситуаций. Причем, эти документы в свою очередь делятся еще на две важные подгруппы. Первая из них включает приказы по основной деятельности компании. А вторая - распоряжения, связанные с управлением личным составом. Например, если к первой группе относят инструкции по кадровому делопроизводству или утверждение кадрового расписания, то вторая группа включает приказы о приеме на работу конкретного сотрудника, приказы об его увольнении, переводе на другую должность и т.п.

Еще раз хочется акцентировать внимание как раз на том, что такие документы являются обязательными к заполнению. Все сотрудники имеют право самостоятельно отслеживать правильность и своевременность заполнения таких унифицированных форм. Ведь от этого во многом зависит социальная защита каждого конкретного работника. А для предприятия в целом правильный учет кадровой документации обязателен в связи с регулярными проверками и инспекциями со стороны органов власти.

Наибольшее количество унифицированных форм содержит группа информационно-расчетных документов. Это и табель учета рабочего времени, и личная карточка каждого сотрудника, и их штатное расписание, и личные дела. Учитывая то, что большинство этих документов необходимо для начисления работнику заработной платы, их учет является обязательным, а к правильности заполнения предъявляются высокие требования.

Любые кадровые решения на предприятии должны быть обозначены во внутренней служебной переписке. Изучая подобные документы, можно делать выводы о деятельности кадровой службы и других подразделений. В эту категорию входят все виды объяснительных записок от сотрудников, которые необходимы для возложения на провинившегося работника дисциплинарной ответственности, а также запросы о поощрении сотрудников, которые отправляются руководителю предприятия от начальников подразделений и участков.

Еще одним важным видом кадровой документации являются журналы регистрации и учета сотрудников. В этот широкий перечень входят журнал регистрации приказов о приеме, увольнении или переводе работников, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска, журнал регистрации служебных заданий, журнал регистрации приказов о командировках работников. И это еще далеко не самый полный перечень подобной документации.

Является ли кадровая документация обязательной к заполнению?

Нельзя однозначно сказать, что все вышеперечисленные группы документов являются обязательными к заполнению и учету. Без многих из них действительно просто не обойтись в ходе ведения деятельности. Некоторые являются рекомендованными. А есть и такие, ведение которых во многом зависит от специфики деятельности самой компании.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

  • прием работника(-ов) на работу;
  • перевод работника(-ов) на другую работу;
  • предоставление работнику(-ам) отпуска;
  • увольнение работника(-ов);
  • направление работника(-ов) в командировку;
  • поощрение работника(-ов).

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Не знаете свои права?

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно 2 способами:

  • приложениями к коллективному договору;
  • отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

  • видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
  • создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

  • наименование формы;
  • дата, когда документ составляется;
  • наименование организации, использующей форму;
  • содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
  • величина измерения факта хозяйственной жизни;
  • указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
  • место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:

  • об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
  • об утверждении графиков отпусков:
  • об утверждении и изменении штатного расписания;
  • об установлении режима работы и внесении изменений в него;
  • об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :

  • дата;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
  • тема;
  • текст;
  • подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.



Понравилась статья? Поделитесь ей
Распечатать статью
Наверх