Уведомление о предоставлении отпуска работнику образец. Уведомление о начале отпуска. Случаи отказа сотрудника

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

14.12.2018

Ст.123 ТК РФ обязывает работодателей составлять график отпусков и отправлять сотрудников отдыхать в течение года в четком соответствии запланированному расписанию.

Персоналу нужно заранее сообщить о предстоящем отпуске с помощью уведомления. Работник не обязан высказывать просьбу о предоставлении , он вправе ожидать, что работодатель сам подготовит приказ, начислит и выплатит отпускные за 3 дня.

Обязательно ли оформлять?

В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате , когда начнется его ежегодный отдых по под роспись.

Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление , предусмотреть графу в графике, подготовить , составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.

Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.

За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.

Работник знакомится с содержанием полученного документа и в знак свей осведомленности ставит подпись в указанном мест е.

Обычно составляется два экземпляра уведомления : первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.

Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнал е.

Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать на любой удобный для него срок .

Начальство воспрепятствовать не может и должно принять это заявление и подготовить отпускного времени на желаемые работником даты.

Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.

Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.

Когда не нужно составлять?

Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:

• отпуск предоставляется не по графику ;
• на предприятии не составлялся график вовсе;
• отдых предоставляется вновь принятому сотруднику , не внесенному в график на текущий год;
• отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.

Сроки подготовки и способы передачи

Полезное видео

Нужно ли создавать уведомления, как известить сотрудника, какие способы существуют — смотрите в видео самый правильный способ извещения работника о начале его отдыха:

ТК РФ требует от работодателей обязательного извещения персонала о том, когда начнется их отдых по утвержденному графику. Сделать это нужно за 2 недели до его начала. Можно это сделать с помощью уведомления или приказа. Главное — выполнить требовать из ст.123 ТК РФ.

Невыполнение данного действия может повлечь отказ сотрудника уходить в отпуск и последующий перенос отпускного времени на срок, удобный сотруднику. При этом отказать руководство уже не сможет и придется подстраиваться под желания трудящегося, чьи права были нарушены.

Как заполнить и вручить извещение, всегда ли требуется такой документ, какая ответственность предусмотрена за его отсутствие. В статье - бланк и заполненный образец.

В статье:

Скачайте документ по теме:

Каким способом вручить уведомление об отпуске по графику отпусков

Если сотрудник уходит в отпуск по графику, о дате начала отдыха его нужно предварительно уведомить. Уведомление, образец скачать можно ниже, не имеет унифицированной формы. Возможно, поэтому некоторые организации предпочитают устно известить своих сотрудников, а в некоторых случаях и вовсе забывают это сделать. Такой подход часто приводит к нежелательным последствиям. В соответствии с письмом Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30 июля 2014 года под № 1693-6-1, работодатели вправе самостоятельно выбрать соответствующий способ информирования сотрудников.

По закону, работника необходимо оповестить одним из следующих способов (ст. 123 ТК РФ):

• вручить ему письменное уведомление об отпуске за две недели до его начала, а факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
• оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;
• внести в график отпусков дополнительные две графы. В одной графе сотрудник поставит подпись, подтвердив тем самым, что ему известна дата начала отдыха, а в другой проставить дату уведомления.

Необходимо учитывать, что письменная отметка работника о том, что уведомление об отпуске по графику отпусков получено, может содержаться в приказе, изданном работодателем. Датой извещения будет считаться срок проставления подписи, а не дата выпуска распоряжения.

Уведомление работника об отпуске по графику: особенности оформления

Образец уведомления о начале отпуска работника можно разработать самостоятельно. Документ оформляют от руки или с помощью печатных устройств в двух экземплярах.

Уведомление о предоставлении отпуска работнику: образец с комментариями эксперта

Как заполнить образец уведомления о начале отпуска работника

Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков - оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение произведено своевременно.

Уведомление об отпуске по графику: образец может включать:

1. название документа и его порядковый номер;
2. наименование организации;
3. дату издания документа;
4. наименование должности сотрудника;
5. фамилию, имя, отчество работника;
6. дату начала и дату окончания отдыха;
7. общее количество календарных дней.

В случае необходимости документ можно дополнить другой информацией. Независимо от того, в каком формате составлено уведомление, документ считается правильно подготовленным при наличии подписи сотрудника, присутствия дат начала, окончания отдыха.

Всегда ли требуется вручать уведомление о начале отпуска по графику отпусков

Уведомление о предоставлении отпуска работнику требуется в том случае, если предусмотрен установленный график. При несоблюдении правил своевременного информирования сотрудников за две недели до начала отдыха, работодателя могут привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если от сотрудника получено встречное заявление с просьбой о переносе дат отдыха, то руководство может, но не обязано пойти навстречу. Но есть категория работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время.

Какая ответственность предусмотрена, если работнику не вручили уведомление

Если работника несвоевременно проинформировали о дате начала отпуска, он вправе перенести его на другой срок. Работодателю это может грозить судебными разбирательствами и привлечением к административной ответственности. Поэтому своевременно представленное уведомление поможет избежать многих проблем.

Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков - это оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение было произведено своевременно.

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Понятие и назначение документа

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

• о возможной реорганизации компании;
• о различных объяснениях;
• о возможном переводе сотрудника;
• о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
• и о предстоящем .

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

• полное наименование компании;
• наименование документа;
• дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Образец документа

Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке .

Пример заполнения журнала:

Где и сколько хранить?

Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.

Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами - в архиве компании.

Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.

Как ознакомить сотрудника?

Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

• путем личного оповещения;
• путем формирования приказа руководства компании;
• путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

Нюансы

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранного гражданина

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Для генерального директора и главного бухгалтера

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

У ИП

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

• сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
• при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать , . Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

• выдача копии приказа
• ведомость ознакомления с приказом
• ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
• другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).