Что собой представляют Документы 1С и как они работают – об этом и многом другом в нашей новой статье.

Для того, чтобы осуществлять учет в 1С, необходимо регулярно вносить информацию в документы, которые отображают все действия относительно хозяйственной деятельности компании, то есть осуществление продаж и покупок, а также многого другого. Вот и получается, что для осуществления учета и работы в программе необходимы документы 1С.

Что такое документы 1С и как они работают?

Если рассматривать документы 1С, то их нельзя просто назвать исчерпывающим источником информации, как справочники 1С. Более того, в них подробно описана вся хозяйственная деятельность организации (связан с продажами, покупкой, получением счетов или расчетов, а также многое другое), а все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.

Как итог документация 1С предусматривает такие особенности:

существует несколько видов учета (для денежных средств, для продукции и прочего);

справочная информация определяет вид учета в разрезе с кассой, счетами в банках, товарами и проч.;

в каждом документе определяется движение определенного количества средств.

Для чего предназначено?

В программе предусмотрены первичные документы 1С, которые помогают упорядочить всю информацию относительно товаров, счетов и прочего. Причем, для удобства на каждый бумажный документ в компании предусмотрен отдельный электронный вариант в программе 1С.

Что собой представляют Документы 1С?

Перед началом работы в конкретном документе, у вас откроется целый список таковых. Они бывают нескольких видов:

Первый - обычный список, в котором собраны файлы одного конкретного вида, например, накладные;

Второй - журналы представляют собой отдельные объекты, который дает возможность создавать списки различных документов.

Также существует еще одна особенность, которая характеризует все 1С 8 документы – возможность определять признаки отличия одного файла от другого. Для организации списка используются основные признаки, среди них:

дата формирования документа;

его номер;

проведение по регистрам.

Автоматически ни один документ не проведен, то есть в отчетах его не видно. Чтобы это исправить, нужно выполнить 1С проведение документа. Для этого необходимо нажать на кнопку «ОК» или же «Провести». Процедура выполняется, как оперативно, так и не оперативно.

Кроме основного списка характеристик, могут быть добавлены и другие учетные признаки:

• валюта и суммы;

  компании.

Большинство конфигураций 1С предусматривают ведение сразу нескольких видов учета:

оперативный;

не оперативный;

налоговый;

бухгалтерский и другие.

В связи с этим в 1С Предприятие документы предусмотрены галочки, которые и открывают доступ к файлам в разрезе того или иного учета.

Когда вы дважды щелкаете мышкой на файл, перед вами открывается его окно, в котором есть «шапка» и таблица с основной информацией.

Дата создания файла и его номер – два главных уникальных для каждого документа значения, причем, номера система присваивает автоматически.

В данной статье будет рассмотрено такое понятие как документы 1С, что это за объект конфигурации, каково его предназначение, какие существуют настраиваемые свойства для объекта; как можно работать с этим объектом интерактивно и программно.

Жизнедеятельность любого предприятия не представляется возможным без регистрации различного рода событий, возникающих очень часто. Называются эти события - хозяйственные операции . Регистрацией хозяйственной операции в 1С служит документ.

Примеры хозяйственных операций: поступление товаров на склад, списание товаров со склада, прием денежных средств в кассу, прием сотрудника на работу и т. д.

Все эти операции должны быть оформлены соответствующими бумажными документами. Объект документ, регистрируемый с системе 1С, как раз и является аналогом этого бумажного документа. Следует отметить тот факт, что у нас, по крайней мере, существует два различных учета. Это управленческий учет и регламентированный учет. В регламентированном учете хозяйственная операция не может существовать без документа, подтверждающего ее. В управленческом же учете наличие документа, для хозяйственной операции, не является обязательным условием, так как перечень совершаемых операций в управленческом учете может быть разнообразным. В этом случае просто происходит фиксирование какой-то информации в виде электронного документа.

Итак у нас есть документ бумажный и документ электронный. Между ними необходимо произвести аналогию. При оформлении бумажного документа обязательным условием является наличие в нем номера и даты. Аналогично и электронный документ должен содержать номер и дату. По этим полям мы может найти нужный нам документ. Поэтому номер и дата являются ключевыми свойствами.

Рассмотрим ключевое свойство "Дата" . В версии 7.7 оно называлось "ДатаДок" , в версии же 8 оно стало называться просто "Дата" . Это очень важное свойство документа. Почему это так? Рассмотрим ситуацию с торговой организацией, в которой осуществляется регистрация факта поступления товара и его продажи. Так вот продать товар, дата поступления которого больше даты продажи, не представляется возможным, потому как нельзя продать товар который еще не поступил.

Отметим что в некоторых типовых конфигурация есть возможность продать, еще не поступивший товар. Но это скорее исключение чем правило и относится к специфике торгового предприятия.

Вот именно поэтому наличие даты в документе так важно. Также необходимо отметить, в свойстве "Дата" содержится не только дата, но и время документа с точностью до секунды.

Очень часто такой идентификации документа на временной оси оказывается недостаточно.

Представим ситуацию, когда на склад поступает 100 единиц товара 1-го числа месяца. Далее 2-го числа этого же месяца в 23:59:59 происходит его продажа, в количестве 80 единиц. Документ проводится без проблем, потому как товара хватает. Допустим, что также 2-го числа в 23:59:59 этот же товар еще кто-то тоже продает в количестве 50 единиц. Этот документ также проведется без проблем, потому как на время 23:59:59 этот товар есть. Хотя фактически у нас, по итогу проведения второго документа образуется отрицательный остаток в 30 единиц товара.

Чтобы таких ситуаций не возникало к дате и времени прибавляется еще и позиция документа, а именно его ссылка. Эта идентификация документа по дате и времени + ссылка называется момент времени . И при проведении второго документа система выдаст сообщение о нехватке 30 единиц товара и не позволит провести документ.

Как же получить момент времени? А получается он методом "МоментВремени" , принадлежащий классу "ДокументОбъект" . При этом возвращается тип данных "МоментВремени" .

Этот тип данных необходимо передавать в запросы, получающие остаток товара, в качестве параметра.

Пример получения момента времени:

&НаКлиенте Процедура ПолучитьМоментВремени(Команда) ПолучитьМоментВремениНаСервере(Объект. Ссылка) ; КонецПроцедуры &НаСервере Процедура ПолучитьМоментВремениНаСервере(Ссылка) Если Ссылка. Пустая() Тогда Сообщить("Документ не записан!" ) ; Возврат ; КонецЕсли ; ДокументОбъект = Ссылка. ПолучитьОбъект() ; МоментВремени = ДокументОбъект. МоментВремени() ; Сообщить(МоментВремени) ; КонецПроцедуры // ПолучитьМоментВремениНаСервере()

Установка времени документа

Разберем, каким образом система устанавливается отметку времени для вновь вводимых документов. При создании документа, по умолчанию присваивается текущая системная дата с нулевым временем, а при записи устанавливается текущая отметка времени.

При оперативном проведении есть следующий нюанс. Если его дата равна текущей, время будет принимать значение текущего времени. Если бы документ проводился неоперативно, то только в момент его ввода присваивалась текущая отметка времени, а дальше она оставалась бы неизменной. Если же документ вводится не текущим числом, то первоначально присваивается нулевая отметка времени, а при записи присваивается самая последняя отметка за этот день. То есть система ищет последний введенный документ за этот день смотрит его время, увеличивает его на секунду и присваивает его нашему документу. Если создать документ на дату, в которой не вводился ни один документ данного вида (например поступление товаров), но были введены документы другого вида (например списание товаров), то система возьмет самую последнюю дату документа другого вида, прибавит к ней секунду и присвоит нашему документу. Если же создать документ с датой, в которой не вводился ни один документ, ни одного вида, то платформа присвоит ему время 12:00:00.

И еще ситуация. Представим себе, что у нас в базе есть документ с отметкой времени 23:59:59 и если прибавить еще одну секунду это уже будут следующие сутки. Поэтому система оставляет такое же время, то есть 23:59:59. Описанная выше система установки времени документа является лишь значением устанавливаемым по умолчанию. Но есть возможность переопределить такое поведение. Откроем в конфигураторе форму документа и обратимся к ее свойствам. В свойствах мы увидим поле "АвтоВремя" . Если мы в этом свойстве ничего не меняем, то формирование времени документа происходит так как это было описано выше. Но можно указать время: текущее или в начало дня, всегда первым, всегда последним и не использовать.

Еще одно ключевое свойство документа - номер . Номер документа, как и дата, является обязательным свойством любого документа. Необходим он для идентификации документа по распечатке.

Возможность проведения

Документ может иметь три состояния: создан, помечен на удаление и проведен . Проведенный документ может менять финансовое состояние предприятия, менять количество товаров на складе и т. д. То есть непроведенный документ это некий черновик, а при проведение он вступает в силу и соответственно регистрирует какое-то событие. Система 1С дает возможность изменять проведенный документ, отменять его проведение, что в отличии от западных аналогов программ, является более мягким принципом ведения учета.

Стандартные реквизиты документа

Помимо тех реквизитов, которые разработчик добавляет в документ, есть еще стандартный набор реквизитов, внедренные в документ уже на уровне платформы. Это: ссылка, номер, дата, пометка удаления, проведен . Найти их можно на закладке "Данные" , кнопка "Стандартные реквизиты" .

О номере и дате мы уже говорили. Пометка удаления это булевский признак, содержащий информацию о том, помечен документ на удаление или нет. Ссылка - реквизит, предназначенный для уникальной идентификации документа в таблице документов. Проведен - булевское свойство содержащее информацию о том, проведен документ или нет.

Документ может находится в трех состояниях:

• Не помечен на удаление и не проведен;
• Не помечен на удаление и проведен;
• Помечен на удаление и не проведен.

Как уже отмечалось ранее, разработчик может самостоятельно добавлять необходимые реквизиты, а также табличные части. Каждая табличная часть имеет один стандартный реквизит - "НомерСтроки" .

Хранение документов в информационной базе

В базе, каждый вид документов, хранятся в отдельной таблице. Эта таблица содержит в себе все реквизиты документа. Табличные части же хранятся в отдельных таблицах. Связь с таблицей документов производится по реквизиту "Ссылка" .

Нумерация документов

Каждый документ имеет номер, настройка которого задается на вкладке "Нумерация" . На этой вкладке можно задать признак автоматической нумерации, признак контроля уникальности, задать какого типа будут номер (числовой или строковый) и его длину.

Рекомендуется устанавливать строковый тип номера, потому как в дальнейшем возможно потребуется указывать в номере и префикс организации, что бывает очень часто.

Префикс устанавливается в модуле объекта документа, в процедуре "ПриУстановкеНовогоНомера" .

Процедура ПриУстановкеНовогоНомера(СтандартнаяОбработка, Префикс) КонецПроцедуры

Также на вкладке "Нумерация" мы можем задать периодичность документа.

Возможные значения:

• Непериодический;
• В пределах года;
• В пределах квартала;
• В пределах месяца;
• В пределах дня.

Обычно выбирают значение "в пределах года" , это означает, что в новом году нумерация документов начнется сначала.

Иногда возникают ситуации, когда для нескольких видов документов необходима сквозная нумерация. Для этих случаем в системе предусмотрен такой объект как нумератор.

Его необходимо указывать в поле "Нумератор" .

Проведение документов

Немного о проведении документов. Для системы означает, что документ проведен если булевский флаг "Проведен" у документа установлен в "Истина" . В общем списке такие документы выделены соответствующей пиктограммой. Для платформы это более ничего не значит, но с точки зрения логики программы, проведенный документ может влиять на финансовый результат компании. То есть он может формировать движения по регистрам, основываясь на которые формируются отчеты.

Когда происходит интерактивное или программное проведение срабатывается выполнение процедуры "ОбработкаПроведения()" , которая находится в модуле объекта документа.

// Вставить содержимое обработчика. КонецПроцедуры

Данная процедура имеет два параметра: отказ и режим . Если выставить параметру отказ значение "Истина" , то проведение не будет выполнено. Параметр "Режим" устанавливает режим проведения документа - оперативное или неоперативное . Сами движения в регистры разработчик должен прописать в данной процедуре самостоятельно.

То, в какие регистры документ будет делать движения задается на вкладке "Движения" .

Пример процедуры обработки проведения

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) // Данный фрагмент построен конструктором. // При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения // будут утеряны!!! // регистр ТоварыНаСкладе Приход Движения. ТоварыНаСкладе. Записывать = Истина ; Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл Движение = Движения. ТоварыНаСкладе. Добавить() ; Движение. ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления. Приход; Движение. Период = Дата; Движение. Товар = ТекСтрокаТовары. Товар; Движение. Количество = ТекСтрокаТовары. Количество; КонецЦикла ; //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ КонецПроцедуры

Права доступа на документы

В системе 1С существуют различные виды доступа. Это анализ интерактивных действий и анализ программных действий.

Что такое интерактивные действия? Это действия совершаемые непосредственно пользователем: нажатие кнопок, галок и т. д. Программные же действия совершаются каким-либо алгоритмом, о их совершении пользователь может и не догадываться.

Права доступа к документу настраиваются на закладке "Права" . Здесь мы видим несколько разделов, это раздел где отображаются роли, раздел непосредственно прав, и раздел "Ограничения доступа к данным" (его мы не будем рассматривать, он необходим при использовании так называемого механизма RLS).

Раздел "Роли" отображает все роли заведенные в информационной базе, для которых в разделе "Права" мы как раз и устанавливаем права доступа.

Возможные виды прав доступа:

• чтение (программно), просмотр (интерактивно);
• добавление (программно), интерактивное добавление (интерактивно);
• изменение (программно), редактирование (интерактивно);
• удаление (программно), интерактивное удаление (интерактивно);
• проведение (программно), интерактивное проведение (интерактивно);
• отмена проведения (программно), интерактивная отмена проведения (интерактивно);

Интерактивный вид доступа содержит еще такие права как: интерактивная пометка на удаление, интерактивное снятие пометки на удаление, интерактивное удаление помеченных, интерактивное проведение неоперативное, интерактивное изменение проведенных, ввод по строке.

Табличная часть документа

Табличные части документа задаются на вкладке "Данные" и являются ничем иным как коллекций, элементами которой являются строки табличной части. Поэтому обход ее элементов возможен как циклом, так и прямым обращением по индексу (нумерация начинается с нуля).

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Самарский государственный университет»

Факультет экономики и управления

Документы и работа с ними в 1:с «Предприятие»

Выполнила студентка

2 курса 23201.50 группы

Сидоренко Анна

Преподаватель

Климентьева С.В.

Введение 3

Назначение документов 4

Сравнение документов с другими объектами 9

Работа с документами 11

Заключение 13

Список используемой литературы 14

Введение

В настоящее время широкое развитие получили системы автоматизации предприятий, занимающихся различными видами учета. На рынке нашей страны в достаточно большом объеме представлены системы, работающие с базами данных. Однако зачастую небольшие предприятия работают по своей внутренней специфике, и с небольшими базами данных. Для такого типа предприятий фирмой «1С» разработана система «1С: Предприятие», которая представляет собой интерпретатор и рабочий конфигуратор (программу), без которого работа системы невозможна - аналог языка BASIC.

Система «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед современными предприятиями. «1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам, на единой технологической платформе. Программный продукт система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на любом специализированном предприятии

В системе «1С: Предприятие» возможен «Обмен файлами»:

Средства импорта и экспорта информации через, файлы формата DBF и XML позволяют организовать обмен данными с любыми системами.

Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML.

Управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel.

Получать доступ к данным «1С: Предприятия» из других программ.

Вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

В реферате будет рассмотрен вопрос о том, что такое документы в программе 1С: Предприятие, и как с ними работать.

Назначение документов

Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С: Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе. Состав документа

Для пользователя содержимое документа представляется в экранной форме документа:

Табличная часть выглядит как обычная таблица, где столбцы - реквизиты табличной части документа. При создании документа в конфигураторе можно визуально настроить вид формы, размещение реквизитов и определить в свойствах формы, будет ли отображаться панель инструментов, можно будет пользователю ли изменять размер формы и т.п.

Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм - Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С: Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект «Таблица»).

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод Исходная Таблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы «Отчет о движении документа», который используется разными модулями конфигурации

Некоторые документы могут проводиться. С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура Обработка Проведения). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин «шапка» - достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть - это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию - стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С: Предприятие может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С: Предприятие. Работая с системой 1С: Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Все документы хранятся в журналах. Журнал документов - это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы «Приказ о приеме на работу», «Приказ об увольнении», «Кадровое перемещение». С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы «Платежное поручение» и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный. Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале Приказы Кадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник

Как учесть все последние требования законодательства и в то же время облегчить себе работу? О сложных вопросах по составлению первичных учетных документов читайте в материале к.э.н. В.В. Приображенской (Минфин России), размещенном на стр. 35. В этой статье мы расскажем о том, какие варианты первичных документов поддерживаются в «1С:Бухгалтерии» (ред. 3.0), и о том, какие возможности оформления этих документов предлагает программа. Вся описанная последовательность действий и все рисунки выполнены в новом интерфейсе «Такси» программы «1С:Бухгалтерия 8».

Формы первичных документов

В «1С:Бухгалтерии 8», как и до вступления в силу Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ), поддерживается использование форм первичной учетной документации, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Такая поддержка касается как первичных документов, формы которых Закон № 402-ФЗ применять не обязывает, так и документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании иных федеральных законов.

По-прежнему обязательными для применения являются унифицированные формы, утвержденные Банком России (приложения к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П). К ним, относятся, например, платежные поручения и требования. Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из раздела Банк и касса .

Обязательными остаются и кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежные ведомости и т. д. Формы указанных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из разделов Банк и касса и Зарплата и кадры .

Что касается таких документов, как, например, товарная накладная, авансовый отчет, приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации расчетов, то при отражении в программе соответствующих фактов хозяйственной деятельности, как и раньше, в качестве печатных форм указанных документов предлагаются унифицированные формы (формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22, № ИНВ-17).

Напомним, что счет-фактура не является первичным документом! Это документ налогового учета.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).

В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Изменять формы указанных документов не допускается, в то же время, добавление дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры не противоречит нормам главы 21 НК РФ. Именно это обстоятельство, наряду с отменой обязательного применения унифицированных форм документов позволило ввести в оборот форму универсального передаточного документа (УПД) как не противоречащего законодательству.*

Примечание:
* О применении УПД в качестве альтернативы счету-фактуре и накладной (или акту выполненных работ, оказанных услуг) мы писали в «БУХ.1С» № 1 за 2014 год на стр. 13.

Напомним, что печатная форма УПД доступна как из формы документа реализации, так и из формы выданного на реализацию счета-фактуры. Таким образом, пользователям программы «1С:Бухгалтерия 8» доступны унифицированные формы первичных учетных документов, форма УПД, а также формы, которые предложены разработчиками программы в качестве помощи пользователю. Такие формы представляют особый интерес.

Отметим, что развитие печатных форм документов в программе началось давно. Еще в «1С:Бухгалтерии» предыдущих поколений формировались документы, формы которых отсутствовали в альбомах унифицированных форм: акт об оказании услуг, акт сверки взаиморасчетов, бухгалтерская справка.

В последнее время список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые расчетные документы в удобной наглядной форме. Один из таких «хитов» - справка-расчет Рублевые суммы документа в валюте (рис. 1).

Рис. 1. Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте

Целая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца.

Эти справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме документа Закрытие месяца .

Обращаем ваше внимание, что за последнее время список регламентных операций пополнился новыми автоматизированными обработками и сопутствующими им справками-расчетами:

• Расчет налога УСН;
• Расчет налога на имущество;
• Расчет транспортного налога;
• Расчет земельного налога.

Доступ ко всем справкам-расчетам осуществляется также по одноименной гиперссылке на панели навигации из раздела Операции (рис. 2).

Рис. 2. Все доступные справки-расчеты

По гиперссылке Все отчеты пользователь получает доступ одновременно ко всем имеющимся в программе отчетам (за исключением стандартных и регламентированных отчетов), включая отчеты для руководителя, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства, регистры налогового учета по налогу на прибыль, справки-расчеты по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документы и справки, относящиеся к функционалу кадрового учета и зарплате (рис. 3).

Рис. 3. Все доступные отчеты (за исключением стандартных и регламентированных)

Подробнее о развитии справок-расчетов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в статье на сайте .

Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм.

Напоминаем, что состав документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также формы первичных учетных документов должен определить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

ИС 1С:ИТС

Регистры бухгалтерского учета

Независимо от применяемых форм первичных учетных документов, данные, содержащиеся в них, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета, состав и формы которых также определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.

Закон № 402-ФЗ ужесточил требования к регистрам бухгалтерского учета: теперь каждый регистр должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 10 Закона. Чтобы привести в соответствие функционал «1С:Бухгалтерии 8» положениям Закона № 402-ФЗ, разработчики предложили взять за основу регистров бухгалтерского учета «старые добрые» стандартные отчеты (оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, анализ субконто. карточку счета и т. д.), добавив к ним недостающие реквизиты: единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета.

В настоящее время регистры бухучета, которые можно сформировать в «1С:Бухгалтерии 8», удовлетворяют всем требованиям законодательства и, в то же время, привычны для пользователя.

ИС 1С:ИТС

Подробнее о регистрах бухгалтерского учета см. в справочнике «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».

Автоподстановка подписей

Факты хозяйственной жизни могут быть трех видов: сделка, операция, событие (ст. 3 Закона № 402-ФЗ). А первичные документы на основании пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ должны содержать подписи лиц в зависимости от вида хозяйственного факта.

Так, в случае совершения сделки или операции, в первичке должна быть подпись лица, ответственного за ее совершение и подпись лица, ответственного за ее оформление.

Если же произошло событие, то достаточно подписи лица, ответственного за оформление уже свершившегося факта.

По нашему мнению, такие документы как акт выполненных работ и накладная на отгрузку товаров не могут быть подписаны исключительно работником аутсорсинговой компании, так как оба документа должны содержать подписи лиц, непосредственно принимающих участии в операции (сделке). А таковыми, как правило, являются ответственные сотрудники самой организации.

Другое дело - первичка, которая составляется уже по результатам свершившихся событий, и только фиксирующая их.

К ней можно отнести справки-расчеты: к примеру, расчет пеней по налогам (событие - несвоевременная уплата налога и возникшая в связи с этим обязанность уплатить пени), начисление процентов по договору займа (событие - наступление срока очередного платежа по договору).

Чтобы обеспечить автоподстановку подписей в первичные документы, включая справки-расчеты, регистры бухгалтерского и налогового учета, в программе «1С:Бухгалтерия 8» предназначен регистр сведений Ответственные лица Организации (раздел Главное ).

В списке Ответственные лица указываются лица, наделенные полномочиями в силу занимаемой должности, причем сведения регистра носят периодический характер (рис. 4). Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату, из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации (подразделении) изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

Рис. 4. Регистр сведений «Ответственные лица»

Ответственные лица указываются для должностей или полномочий, которые чаще всего встречаются в практике хозяйственной деятельности:

• Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
• Главный бухгалтер - используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
• Руководитель кадровой службы - используется в печатных формах кадровых документов;
• Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
• Ответственный за бухгалтерские регистры - используется при формировании форм бухгалтерских регистров;
• Ответственный за налоговые регистры - используется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль.

Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации или подразделения.

Лица, которые имеют право подписи первичной бухгалтерской документации на основании документа, наделяющего полномочиями (приказ, доверенность), указываются в регистре сведений Уполномоченные лица , доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное ).

Уполномоченные лица задаются отдельно для каждой организации и применяются для указанного пользователя информационной базы или для всех пользователей, если пользователь не указан (рис. 5).

Рис. 5. Регистр сведений «Уполномоченные лица»

В таких документах как Реализация товаров и услуг, Оказание услуг, Счет-фактура выданный предусмотрены поля для указания подписывающих лиц и документов, на основании которых они наделяются полномочиями. По умолчанию поля заполняется значениями из регистра сведений Уполномоченные лица с учетом выбранной организации и пользователя. При отсутствии записей в регистре Уполномоченные лица по организации, указанной в документе, заполнение производится на основании данных регистра Ответственные лица .

В соответствии с Федеральным законом от 20.04.2014 № 81-ФЗ с 01.07.2014 индивидуальный предприниматель также имеет право передать полномочия по подписанию счета-фактуры уполномоченному лицу.

В документе Счет-фактура выданный в поле Предприниматель , начиная с первого июля 2014 года, подставляется лицо, указанное в регистре Уполномоченные лица , и используется при выводе печатной формы документа.

Что касается сведений об уполномоченном представителе, который подписывает регламентированную отчетность, то эта информация хранится в справочнике Регистрация в налоговом органе (рис. 6).

Рис. 6. Справочник «Регистрация в налоговом органе»

В форме элемента справочника для выбора лица, подписывающего отчетность, предназначен переключатель Отчетность подписывает . Лицом, подписывающим отчетность, может быть руководитель организации или иное лицо, действующее на основании предоставленных ему полномочий.

В этом случае пользователю требуется заполнить сведения о представителе.

Если интересы налогоплательщика в территориальном налоговом органе представляет законный представитель налогоплательщика (действующий на основании соответствующих документов), необходимо с помощью переключателя указать тип представителя (юридическое или физическое лицо), выбрать его из соответствующего справочника и заполнить поля ФИО уполномоченного лица (для представителя - физического лица) и Номер, дата и вид документа .

Если через представителя осуществляется электронный документооборот, то необходимо заполнить поле Доверенность ЭДО, выбрав из справочника доверенность на осуществление электронного документооборота с налоговым органом.

ИС 1С:ИТС

Об автоматическом заполнении реквизитов печатных форм см. в справочнике «Методическая поддержка 1С:Предприятия 8» в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений».

Печатные формы первичных документов и дополнительные возможности

В заключение напомним о некоторых интересных дополнительных возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), которые можно использовать при работе с печатными формами первичных документов.

Так в печатную форму документа Счет на оплату покупателю можно добавить логотип и факсимильную печать компании.

Настройка этих дополнительных возможностей в программе «1С:Бухгалтерия 8 » осуществляется на закладке Печать в форме элемента справочника Организации (раздел Главное ).

По кнопке Сохранить можно быстро сохранить любую печатную форму документа в одном (или нескольких) из предложенных форматов в указанную папку на компьютер, имя файла по умолчанию будет состоять из названия, даты и номера документа.

По кнопке Отправить из печатной формы документа создается сообщение электронной почты, к которому прикрепляется печатная форма.

В теле сообщения указываются:

• сведения о прикрепленной печатной форме;
• в поле Адрес - адрес электронной почты, заданной в карточке контрагента.

Для настройки учетной записи электронной почты предназначен справочник Учетные записи электронной почты , который доступен по гиперссылке Органайзер из раздела Администрирование .

В списке выводится:

• наименование учетной записи;
• имя пользователя - указывается имя отправителя писем, которое может отличаться от имени пользователя в программе;
• адрес электронной почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер .

Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль.

Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.

В продолжение темы, посвященной поддержке первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), в следующих номерах журнала будет рассмотрен порядок исправления и корректировки первичных учетных документов, в том числе и при применении электронного документооборота.

Быстрая пошаговая демонстрация разработки приложения на платформе 1С:Предприятие 8.2.

Для выполнения примера вам понадобится платформа 1С:Предприятие 8.2. На нашем сайте вы можете скачать . Данная демонстрация подготовлена с использованием именно такой версии!

Простая система кадрового учета

26. Теперь создайте новый документ "ПриемНаРаботу". (установите курсор на ветку Документы и щелкнув правой кнопкой мыши выберите Добавить). Задайте имя документа ПриемНаРаботу. Перейдите на закладку Данные.

27. Добавьте реквизит "ФИО", укажите ему тип значения Строка и длина 100 символов.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов и табличный частей. Реквизиты относятся к документу в целом, например Номер, Дата и т.д. В табличной части содержатся строки. Например, один документ Накладная содержит информацию по нескольким товарам и каждый товар это отдельная строка в табличной части документа. Более того, в 1С предусмотрена ситуация, когда в документе нужно создавать несколько табличных частей.

Кстати, у любого документа уже есть два заранее заданных реквизита "Номер" и "Дата".

Далее нужно создать таким же образом, как и реквизит "ФИО", остальные реквизиты и укажите для каждого из них правильный тип:
реквизит Должность - тип "СправочникСсылка.Должности"
реквизит Оклад - тип Число, длина 10, точность 2
реквизит ДатаПриема - тип Дата

Теперь в этот документ можно будет вводить данные о новом сотруднике (в режиме 1С:Предприятие). После ввода данных в новый документ пользователь нажмет кнопку "Провести и закрыть" и ваша программа должна добавить в справочник Сотрудники новый элемент (новую строку). При нажатии "Провести и закрыть" документ сначала будет записан, потом проведен, а потом закрыта его форма.

Проведение документа - очень важное понятие. Провести документ для пользователя означает пустить его в дело. При проведении документа совершаются изменения в информационной базе: добавляются данные в таблицы, увеличиваются или уменьшаются остатки товаров на складе, создаются новые бухгалтерские проводки и т.д.

Что конкретно произойдет при проведении документа, определяется программистом 1С. При проведении выполнится предопределенная процедура ОбработкаПроведения(). Именно в этой процедуре программист пишет программный код на языке 1С, которыйи совершает все изменения в системе. Сейчас нам нужно добраться до процедуры ОбработкаПроведения(). Она хранится в "Модуле объекта".

Для открытия модуля объекта перейдите на закладку "Прочее" и нажмите кнопку "Модуль объекта". Другой способ перейти в модуль объекта – выбрать в дереве конфигурации документ ПриемНаРаботу и кликнув правой кнопкой мышки выбрать "Открыть модуль объекта".

В результате откроется окно для редактирования текста программы.

28. На панели инструментов найдите пиктограмму "Процедуры и функции" и нажав на нее выберете "ОбработкаПроведения".

В результате в модуле объекта появилась процедура ОбработкаПроведения, но внутри нее пока ничего существенного. Напишите там следующий текст, пока не вникая в его смысл:

СпрСотр = Справочники.Сотрудники.СоздатьЭлемент();
СпрСотр.Наименование = ФИО;
СпрСотр.Должность = Должность;
СпрСотр.Оклад = Оклад;
СпрСотр.ДатаПриема = ДатаПриема;
СпрСотр.Записать();

Хотя, если присмотреться, то можно кое-что понять. Первая строка обращается к справочнику Сотрудники и создает новый элемент, пока пустой. Далее заполняются реквизиты справочника, данные берутся из документа и переносятся в справочник. И в конце происходит запись измененного элемента в справочник.

Кстати, часто начинающие специалисты 1С забывают вызвать Записать() . Если вы не вызовете метод Записать(), то все ваши изменения не сохранятся в базе.

Обратите внимание, что каждый оператор в языке 1С заканчивается символом ";" (точка с запятой). После слова КонецПроцедуры точки с запятой нет, потому что это не оператор, а операторная скобка (есть такое понятие в 1С). Точки с запятой нет также после слов Цикл и Тогда , но после слов КонецЦикла и КонецЕсли обязательно ставьте точку с запятой. В данной программе мы не использовали ни циклы, ни условия.

Также обратите внимание как оформляются комментарии.

// это комментарий

Комментарии не учитываются компилятором и предназначены для человека, которому нужно разобраться в программе. Комментариев не должно быть слишком много и слишком мало. Программа сама по себе должна быть понятна, без комментариев. Но в сложных местах в комментариях можно пояснить логику работы программы. Написание комментариев и понятных программ - признак хорошего тона. Будьте в этом деле профессионалами!

29. Закройте окно модуля и сохраните конфигурацию.

Теперь можно попробовать принять нового сотрудника по всей форме.

30. Запустите 1С в режиме 1С:Предприятие. В панели навигации выберете "Прием на работу". Перед нами откроется список документов "Прием на работу" и это список пока пустой.

31. Создайте новый документ. Откроется форма документа "Прием на работу" для ввода данных. Номер документа присвоится автоматически после его записи, дата документа - сегодняшнее число.

Введите все данные: ФИО сотрудника, укажите ему должность, оклад и дату приема на работу.

Нажмите кнопку "Провести и закрыть". Сначала документ будет записан, потом проведен, а затем его форма будет закрыта. При проведении сработает процедура ОбработкаПроведения и в справочник Сотрудники добавится новая строка. Проверьте это.

Если вдруг выскочит ошибка, значит, вы неправильно написали программу. Опять запускайте Конфигуратор и все перепроверяйте.

Теперь организуем правильное увольнение сотрудников с помощью кадрового приказа.

32. Создайте в Конфигураторе новый документ "Увольнение". Укажите, что он содержит реквизиты "Сотрудник" тип "СправочникСсылка.Сотрудники" и "ДатаУвольнения" тип Дата.

33. Напишите следующий текст в модуле документа в процедуре ОбработкаПроведения():

СпрСотр=Сотрудник.ПолучитьОбъект();
СпрСотр.ДатаУвольнения=ДатаУвольнения;
СпрСотр.Записать();

Рассмотрим записанный программный код более подробно.

В первой строке нашего кода мы получаем из базы данных запись с сотрудником, который будет уволен. Метод ПолучитьОбъект() позволяет нам не только прочить значения реквизитов данного объекта, но и изменять их. Следующая строка устанавливает ему дату увольнения. И последняя строка записывает сделанные изменения в справочник Сотрудники.

34. Создадим журнал "КадровыеДокументы". Для этого установите курсор на ветку "Журналы документов" в дереве конфигурации и щелкните "Добавить". Задайте имя журнала.

На закладке "Данные" укажите регистрируемые документы: "ПриемНаРаботу" и "Увольнение".

Создадим новые графы:

• Сотрудник – для документа "ПриемНаРаботу" это реквизит "ФИО", а для документа "Увольнение" - это реквизит "Сотрудник";
• ДатаПриемаУвольнения – для документа "ПриемНаРаботу" это реквизит "ДатаПриема", а для документа "Увольнение" - это реквизит "ДатаУвольнения".

35. Сохраните конфигурацию и запустите ее в режиме 1С:Предприятия. Проверьте работу документа "Увольнение", а затем откройте журнал "Кадровые документы". В результате он будет выглядеть примерно так:

На этом создание простейшей системы для кадрового учета завершено. Она позволяет нам принимать и увольнять сотрудников. Конечно, пока в системе реализованы лишь примитивные функциональные возможности. Уволенные сотрудники хранятся в одном списке с работающими. Реквизитов для хранения информации очень мало, нет печатных форм документов, нет кадрового перемещения, разнообразных отчетов - много пробелов в нашей системе. Но это же только простейшая кадровая система и она уже работает! И ее можно дорабатывать и развивать даже после начала ведения кадрового учета!

Для сравнения скажу, что написание такого же прикладного решения в другой среде или на другом языке программирования (Visual Basic или Delphi) займет в три или даже в пять раза больше времени и сил. Что бы там ни говорили недоброжелатели, но на 1С программы пишутся гораздно быстрее.