Как внести исправления в путевой лист. Опасные ошибки в путевом листе. Путевые листы - основание для списания ГСМ

В случаях, установленных законодательно, водителю требуется иметь при себе оформленный путевой лист. При отсутствии данного документа к ответственности могут привлечь как водителя, так и должностное лицо, ответственное за выезд ТС на линию.

Определения

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Суммы

Согласно ч. 2 ст. 12.3. КоАП, если путевой листок требуется согласно законодательству, а у водителя, при остановке ТС инспектором ГИБДД, его не окажется, последует:

• либо предупреждение в письменном виде, налагаемое в соответствии со ст. . КоАП;
• либо штраф за путевой лист 500 рублей, накладываемый согласно ст. . КоАП.

Конкретного наказания за отсутствие путевого листка для должностных и юридических лиц не предусмотрено, однако такие лица понесут санкции за косвенные нарушения, связанные с оформлением данного первичного документа.

Отсутствие медосмотра

Так, при нарушении п. 2 ч. 7 Приказа, то есть при непростановке в путевом листе сведений о предрейсовом или послерейсовом осмотре водителя, последуют штрафы согласно ч. 2 ст. 12.3.1.:

• на должностных – 5000 руб.;
• на юридических – 30000 руб.

Неправильное оформление

На основании п. 5 ч. 6 Приказа, в путевом листке должны быть проставлены дата и время совершения дорейсового техосмотра ТС.

В случае неисполнения данного требования инспектором ГИБДД будет составлен протокол по ч. 3 ст. 12.31.1. КоАП. Статья предусматривает штрафные санкции:

• для автоводителя – 3000 рублей;
• для должностных – 5000 рублей;
• для юрлиц – 30000 рублей.

Для юридических лиц

Основные реквизиты представлены в ч. 3 Приказа:

• наименование документа, его номер;
• срок действия;
• информация о юрлице или ИП, в собственности которого находится ТС;
• информация о ТС и о водителе.

Информация о собственнике ТС включает в себя:

Данные о транспортном средстве:

• тип авто (легковой, грузовой, трамвай и др.);
• регзнак;
• показания одометра при осуществлении выезда с места постоянной парковки ТС и при заезде на него по окончании рейса (смены);
• дата выезда с места парковки и заезда на него.

Данные о водителе:

• дата и время осуществления предрейсового и послерейсового медосмотра.

Ч. 8 Приказа допускает также включение в путевой листок и иных дополнительных реквизитов, не указанных в вышестоящем перечне. Включение дополнительных реквизитов производится согласно распоряжению руководителя организации.

Допускаются ли исправления в листе

Поскольку специальной нормы в отношении исправлений в путевых листах ни Приказом, ни Постановлением не установлено, действует общая норма в отношении первичных учетных документов, указанная в ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402 от 6 дек. 2011 года “О бухгалтерском…” .

Порядок, как исправлять ошибки в первичных документах, закрепите в учетной политике для целей бухучета или приложении к ней.

Количество израсходованного бензина должно быть подтверждено документально. Поэтому, путевые листы с неверным расчетом, должны быть исправлены. Ошибки в путевом листе исправьте так: зачеркните неправильный текст и надпишите над этим исправленный текст.

Если при проверке путевых листов выяснится, что бензина списано меньше, чем положено по норме, то на основании бухгалтерской справки (ф.0504833) датой обнаружения ошибки отразите в учете дополнительное списание бензина: Дебет 0.401.20.272 Кредит 0.105.Х3.440. При этом водителю необходимо будет возместить понесенные расходы на бензин.

Если списано бензина больше, чем положено по норме, то выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Совет: когда оформляете путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде

Каким документом исправить

Исправления оформляйте первичным учетным документом - Бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Основание - документы, которые в отчетном периоде не провели или провели с ошибками (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В Бухгалтерской справке отразите:

 причину, почему вносите исправления;

 наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер, период, за который регистр составлен;

 период, в котором обнаружили ошибку.

Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, пунктов 7, 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Когда вносите исправительные проводки в регистры бухучета, главбух (руководитель структурного подразделения) ставит отметку об этом в Бухгалтерской справке в разделе «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Как исправить

Исправления в электронный регистр вносит сотрудник, ответственный за его формирование (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Правила, как исправить ошибку, зависят от того, в какой момент она обнаружена: до момента представления отчетности или после.

Пример, как исправить ошибку в бухучете казенного учреждения дополнительной проводкой. Ошибка обнаружена до представления отчетности

В сентябре бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 500 руб. меньше (за счет ФСС России).

30 сентября исправления в бухучет внесли дополнительной бухгалтерской записью на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833):

Пример, как исправить ошибку в бухучете казенного учреждения способом «красное сторно». Ошибка обнаружена до представления отчетности

В сентябре бухгалтер казенного учреждения «Альфа» обнаружил счетную ошибку: больничное пособие за апрель сотруднику начислили на 5000 руб. больше (за счет ФСС России).

Бухучет: недостача по вине сотрудника

Ущерб от недостачи имущества, который должен возместить виновный сотрудник, отразите на счете 209.00 «Расчеты по ущербу имуществу и иным доходам» (п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

В учете казенных учреждений:

Начисление задолженности виновного лица, а также списание недостающего имущества отразите нижеприведенными проводками.

№	Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Начисление задолженности виновного лица по ущербу (недостачам, хищениям):
1.	Начислена задолженность по недостачам, хищениям нефинансовых активов в части:
	- основных средств; - нематериальных активов; - непроизведенных активов; - материальных запасов	КДБ.1.209.71.560 КДБ.1.209.72.560 КДБ.1.209.73.560 КДБ.1.209.74.560	КДБ.1.401.10.172
2.	Начислена задолженность по недостачам, хищениям денежных документов, других финансовых активов (кроме денег)	КИФ.1.209.82.560	КИФ.1.401.10.172
Списание недостающих (пришедших в негодность) нефинансовых активов и денежных документов:
1.	Списаны основные средства стоимостью свыше 10 000 руб.:
	- списана остаточная стоимость основного средства;	КДБ.1.401.10.172	КРБ.1.101.ХХ.410
		КРБ.1.104.ХХ.410	КРБ.1.101.ХХ.410
2.	Списаны основные средства стоимостью до 10 000 руб. включительно	Уменьшение забалансового счета 21
3.	Списаны нематериальные активы (НМА):
	- списана остаточная стоимость НМА;	КДБ.1.401.10.172	КРБ.1.102.ХХ.420
	- списана сумма ранее начисленной амортизации	КРБ.1.104.ХХ.420	КРБ.1.102.ХХ.420
4.	Списаны пришедшие в негодность непроизведенные активы	КДБ.1.401.10.172	КРБ.1.103.ХХ.430
5.	Списаны материальные запасы	КДБ.1.401.10.172	КРБ.1.105.ХХ.440
6.	Списаны денежные документы	КДБ.1.401.10.172	КРБ.1.201.35.610
ХХ - аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Порядок отражения в учете операций по возмещению виновным лицом ущерба от недостачи зависит от того, в какой форме он возмещается - в натуральной или в денежной.

Как исправить ошибку в первичном документе

Порядок, как исправлять ошибки в первичных документах, закрепите в учетной политике для целей бухучета или приложении к ней. Учреждение самостоятельно должно разработать порядок исправления первички на бумаге или в электронном виде. Ориентируйтесь на требования Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» и Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также учитывайте особенности документооборота. При разработке таких способов руководствуйтесь действующими нормативно-правовыми актами, которые регулируют аналогичные вопросы. Например, Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Об этом сказано в письме Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Ошибки в первичных документах исправьте так: зачеркните неправильный текст и надпишите над этим исправленный текст. Зачеркивание проведите одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправления. Исправления в документах заверьте подписями лиц, которые их составили. Для идентификации этих лиц укажите расшифровку их фамилий и инициалов или иные реквизиты. Также проставьте дату, когда внесли исправления, и надпись «Исправленному верить» или «Исправлено»:

Важно! Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Также нельзя заменять принятый к учету первичный документ с ошибкой новым документом.

Такие правила установлены частью 7 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктом 27 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности», пунктом 10 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, и пунктом 4.7 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, их подтверждает письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280.

Из правовой базы

Письмо Минфина России от 08.07.2011 № 02-06-10/3056

[О вопросе списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) по нормам расхода топлива, рекомендуемым Министерством транспорта Российской Федерации]

Департамент бюджетной политики и методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел письмо по вопросу списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) по нормам расхода топлива, рекомендуемым Министерством транспорта Российской Федерации, и сообщает следующее.
В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция 157н), а также Инструкцией по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее - Инструкция 162н), списание ГСМ следует осуществлять на основании оправдательных первичных документов, подтверждающих расход топлива.
Документом, применяемым для списания в расход всех видов топлива, согласно Инструкции 162н является Путевой лист (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007).
Одним из реквизитов, предусмотренных в формах Путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, носят рекомендательный характер.
В случае использования учреждением при расчетах указанного показателя норм, рекомендуемых Минтрансом России, он отражается в Путевом листе в поле, предназначенном для записи данных о расходе горючего по норме.
Если фактический расход топлива согласно Путевому листу превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса России, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности.
Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы по расходованию ГСМ, превышающие установленные Минтрансом России, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.
При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода учитывается в бюджетном учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке.

Путевые листы выписываются на все служебные транспортные средства, будь то легковые автомобили или . Без таких документов невозможно вести учет расхода горючего и контролировать пройденное расстояние. Занимается заполнением таких листов ответственное лицо, которое должно быть назначено директором предприятия. Обычно это диспетчер или старший механик. Оформление такого документа – дело непростое, оно требует знания многих нюансов, но, даже зная все тонкости заполнения, иногда можно допустить опечатки или ошибки. В данной статье мы поговорим о том, как правильно делаются исправления в путевых листах, чтобы они могли считаться верными с юридической точки зрения.

На что обращать внимание

Работая с путевыми листами, человек может допускать некоторые ошибки. Согласно Федеральному закону под номером 402 в ст. 9 , в первичной документации допускаются некоторые исправления, если они не противоречат федеральным законодательным актам. Любые правки должны подтверждаться подписями ответственных лиц и содержать точную дату. Подписи обязательно нужно расшифровывать. Это относительно новое требование. Главное, делая корректировку, не допустить при этом такие ошибки:

• Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
• Не проставлена дата внесения изменения.
• Нет подписи человека, который составил документ.
• Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.

Во время заполнения путевого листа, когда правятся ошибки, корректором пользоваться воспрещается. Ведь в Федеральном законе четко прописано, что внесение правок возможно лишь одним способом, путем зачеркивания неверных данных и написания рядом с ними верных. Причем зачеркивать отдельные буквы или цифры воспрещается. Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный , может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться.

При исправлении ошибок в путевом листе корректором пользоваться воспрещается.

На вопрос, допускаются ли исправления в путевых листах, можно однозначно ответить, что допускаются. Но при этом обязательно следует соблюдать некоторые правила исправления, которые действуют для всех документов первичного вида. Федеральный закон № 402 как раз и говорит, можно ли делать такие корректировки, и ему надо следовать.

Многие предприниматели или организации имеют собственные или арендованные транспортные средства. Для того, чтобы вести учет пробега и времени эксплуатации транспорта, нужно выписывать путевые листы. Иногда приходится вносить поправки в этот документ, и важно сделать это правильно, чтобы избежать дальнейших проблем с налоговой службой. Рассмотрим, как это осуществить согласно законодательству.

Допускаются ли исправления?

В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.

В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.

Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.

Как вносить исправления + пример

Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами. Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа. Возле корректировки пишут слово «Исправлено» указывают дату исправления, фамилию и инициалы лица, составляющего этот документ. Заверить ошибку подписью должны соответствующие лица, участвовавшие в исправлении.

К примеру, в путевом листе нужно изменить время прибытия водителя в пункт назначения. Подписи должны поставить водитель, механик и лицо, которое составляло этот лист.

С 1 января 2013 года вышли изменения, как вводить исправления в первичных документах. Добавился один пункт: нужно расшифровывать подписи лиц , которые участвуют в заверении правки.

Пример внесения правок в путевой лист

Частые ошибки

Исправляя путевой лист, бухгалтера или диспетчеры совершают типичные ошибки, среди них:

• не указана дата внесения правки;
• отсутствуют расшифровки подписи (подразумевается фамилия и инициалы) диспетчера;
• отсутствуют подписи возле исправления лица, составляющего путевой лист;
• изменение внесено лицом, который не составлял путевой лист. Согласно Федеральному закону №402 части 7 статьи 9, изменения в документ могут вносить только те лица, которые его составляли.

Важно не забывать заполнять все обязательные реквизиты первичного документа, так как незаполненные графы делают его недействительным. После правок нужно все хорошо проверить.

Налоговики могут исключить расходы на бензин, если путевые листы были заполнены ошибками

Рассмотрим самые частые ошибки, допускаемые компаниями, на которые налоговики обратят внимание в первую очередь.

Не указан конечный адрес

Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.

Что сделать?

Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.

Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

Выезд в выходной день

Руководитель может взять служебный транспорт в нерабочий день. Налоговики при этом вполне резонно могут решить, что поездка совершалась в личных целях, даже если на нее был грамотно оформлен путевой лист. Если организация не сможет оправдать такую поездку в выходной день, налоговики исключат понесенные расходы на топливо.

Руководитель имеет право ездить по делам компании в свой выходной на служебном автомобиле. Но оформлять такие выезды нужно по всем правилам - вписывать в табель учета рабочего времени выход в нерабочий день. Также могут потребоваться документы, подтверждающие такую необходимость.

Грамотный учет и ведение путевых листов поможет организовать программа Путевые листы от Бухсофт!

Поездки в одной и то же место

Может случиться так, что сотрудник совершает на служебном транспорте изо дня в день поездки по одному и тому же маршруту. Это насторожит контролеров. Особенно налоговики обращают внимание на такие поездки, совершенные руководителем компании. Инспекторы могут проверить каждый адрес, указанный в путевом листе, и если сделают вывод, что поездки носили личный характер, то расходы на топливо снимаются.

Нужны бумаги, которыми можно будет доказать оправданность поездок по делам фирмы.

Меньше вопросов у контролеров будет, если поездки совершаются в филиалы компании или к контрагентам, с которыми уже заключены договоры. Однако если сотрудник выезжает к потенциальным клиентам, нужно позаботиться о подготовке документов, которые подтвердят предстоящие совместное сотрудничество (переписка по электронной почте, отправка коммерческих предложений, заключение предварительных соглашений).

Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте

Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.

В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.

Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Расход топлива выше, чем вмещает бак

Инспекторы могут проверить путевые листы на расход топлива. Иногда по документам выясняется, что расходы были больше, чем может вместить в себя топливный бак автомобиля. Если поездка долгосрочная заправляться придется не один раз, на каждую заправку должен быть чек с АЗС. Все чеки контролеры обязательно изучат. Если по одному из документов топлива оказалось больше, чем может вместить бак, инспекторы признают расходы завышенными и вычтут разницу.

Сравните путевые листы на расход горючего с реальной вместимостью бака. Узнать ее можно из документов на транспортное средство или на сайте производителя автомобиля.

Выявили, что водитель потратил больше, чем вмещает бак, просмотрите каждый чек с АЗС и потребуйте от сотрудника объяснений, зачем он купил больше топлива.

Не исключено, что часть бензина он залил в канистру, особенно, если поездка предстояла по местности, где невозможно будет позже заправиться. В таком случае нужно попросить водителя написать объяснительную, она станет оправдательным документом по расходам перед налоговыми инспекторами.