Какие документы подлежат экспертизе ценности. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов. Составляем номенклатуру дел, если ее не было
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
Установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Экспертизу ценности документов проводят с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,
культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- ? отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- ? выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- ? установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.
Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.
Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.
На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.
На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:
- ? оценки происхождения;
- ? их содержания;
- ? внешних особенностей.
Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.
Критериями оценки содержания - значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.
К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.
Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:
- 1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;
- 2) значимость содержания документов;
- 3) время и место образования документов;
- 4) подлинность и копийность документов;
- 5) юридическая сила документов;
- 6) дублетность документов;
- 7) поглощенность содержания;
- 8) физическое состояние документа.
Раскроем значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы:
В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это
Органы власти управления, промышленные, транспортные, торговые предприятия, учреждения культуры, общественные, учебные и другие организации. Целостность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения в системе управления, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Рассмотрим значимость содержания документов:
В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и некоторые документы вышестоящих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.
Рассмотрим время и место образования документов:
Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные события особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкций народного хозяйства. При оценки документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.
Опишем подлинность и копийность документов:
При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату (2). Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов.
Раскроем юридическую силу документов:
Юридическую силу документов имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копийные экземпляры, но при условии правильно оформленных реквизитов документов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.
Рассмотрим дублетность документов:
Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ это один из размноженных экземпляров подлинника. Дублеты бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
Опишем поглощенность содержания:
Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов поглощается годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждений и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
Раскроем физическое состояние документа:
Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.
Таким образом, критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов играют важную роль в организации экспертизы ценности документов.
2.1 Организация проведения экспертизы ценности документов
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.
Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой длясоставления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Назначение экспертных комиссий заключается:
· в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
· организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
· в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:
· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
· рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
· проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
· описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
· описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
· актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения.
Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Одной из важнейших функций ЦЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении.
ЦЭК (ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.
ЦЭК (ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.
2.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.
В процессе экспертизы производится:
· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
· отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
· одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
·документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
·документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
·документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
·документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.
Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
· опись дел постоянного срока хранения;
· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
· опись дел по личному составу;
· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Делс истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.
Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.
Понятие экспертизы ценности документов.
Задачи и этапы экспертизы.
Экспертные комиссии.
Понятие экспертизы ценности документов
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.
Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Задачи и этапы экспертизы
Задачи экспертизы ценности документов:
Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;
Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
для временного хранения.
Третья - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»;
В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);
В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:
в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;
в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия ;
в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;
в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия .
ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.1995. Согласно положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.
Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такая комплексная экспертиза осуществляется только в государственных архивах, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:
дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
дела, предназначенные для уничтожения.
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:
Критерии происхождения документов:
значение учреждение или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо
выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников);
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны (периоды войн и другие катаклизмы, когда гибнет много документов);
время и место образования документов – чтобы оградить документы от уничтожения, была введена запретная дата – 1945 г., в связи, с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Место образования документов требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.
Критерии содержания документов относятся:
источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы: - документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно (это может быть достигнуто с помощью источниковедческого анализа документов), поэтому этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа
повторяемость документной информации – широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явления повторяемости информации в созданных документах. Учитываются виды и формы повторяемости документной
информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность , которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
Критерии внешних особенностей документов :
подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа);
внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются)..
Комиссия является совещательным органом при руководстве учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. Комиссия собирается не свое заседание по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Во время деятельности предприятия накапливаются различные документы. Большой объем последних может вызвать их потерю или повреждение. Выявить важнейшие документы поможет экспертиза ценности документов. Выясним подробнее, когда именно она необходима, как и кто определяет ценность документов .
Каждое юрлицо обязано проводить экспертизу ценности документов. Благодаря ей предприятие систематизирует и улучшает делопроизводство, а следовательно, в целом оптимизирует свою деятельность.
Согласно Закону о Национальном архивном фонде (далее – НАФ ) (абз. 5 ст. 1) экспертизой ценности документов считают всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него, проведения денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установки сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ.
Поэтому определяют ценность документов двух групп: внесенных в НАФ и претендентов на это. Однако большинство юрлиц не создает и не приобретает документов, подлежащих внесению в НАФ. Это обусловлено тем, что туда включают документы, имеющие особую культурную ценность (например, документы политических, научных обществ, религиозных объединений, сыгравших важнейшую роль в политической и культурной жизни украинского народа) или особое общественно-экономическое значение. То есть они являются знаковыми в определенной области, содержат исключительную информацию, в конце концов являются уникальными (например, документы предприятий или учреждений, которые занимают исключительное место в определенной отрасли промышленности, или органов госвласти и местного самоуправления).
Методические рекомендации о порядке отнесения юридических лиц к источникам формирования НАФ и составление списков одобрено протоколом Методической комиссии Госкомархива Украины от 14.07.05 г. № 2. Такую экспертизу проводит экспертно-проверочная комиссия госархива, к которой привлекают специалистов той или иной отрасли (истории, культуры, архитектуры и т.п.).
Сосредоточимся на экспертизе ценности документов, не подлежащих внесению в НАФ, а именно выясним, когда среднестатистическому предприятию она может понадобиться.
Для чего нужна экспертиза ценности документов на предприятии
Из понятия экспертизы ценности документов усматривается, что она необходима предприятию для определения сроков хранения документов. Когда же у предприятия возникает потребность определить такие сроки?
Во-первых , с развитием фирмы накапливается все большее количество бумаг, а потому для их упорядочения необходимо должным вести делопроизводство. Здесь пригодится номенклатура дел. Она позволит быстро отыскать нужный документ и, соответственно, обеспечить надлежащее хранение важных дел. Таким образом, экспертиза ценности документов необходима для формирования и затвердженая номенклатуры дел .
Во-вторых , часть документов может потерять всякую ценность для предприятия или других связанных лиц – как следствие, отпадает необходимость в их хранении. В таком случае экспертиза понадобится для подтверждения факта, что документы уже не представляют никакой ценности , а потому могут быть уничтожены.
В-третьих , если предприятие ликвидируют, то отдельные документы могут представлять ценность даже после его ликвидации – их необходимо и в дальнейшем сохранять . Опять же с этой целью проводят экспертизу ценности документов.
П роводим экспертизу
Согласно ст. 31 Закона о НАФ предприятие должно обеспечить сохранность документов , накопившихся за время его деятельности, к моменту экспертизы их ценности . Ее проведение урегулирован Порядком № 1004.
Инициировать экспертизу ценности документов может их владелец или государственная архивная учреждение с согласия собственника (ст. 6 Закона о НАФ). Госархив проявит инициативу, когда сочтет, что предприятие создает и накапливает документы НАФ. Государственная архивная учреждение организует экспертизу в случае угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния указанных документов. Владелец последних обязан сообщить госархив о такой угрозе. Кроме этого, уничтожение документов без экспертизы их ценности запрещено .
Экспертизу на предприятии можно разделить на следующие этапы:
1. Создание экспертной комиссии руководства предприятия, формирование его состава.
2. Утверждение положения о деятельности экспертной комиссии, положение об архиве предприятия, инструкции по делопроизводству и т.п..
3. Работа экспертной комиссии: формирование номенклатуры дел, утверждения описей дел, составление актов об изъятии для уничтожения документов и т.п..
4. Утверждение результатов работы экспертной комиссии руководством предприятия и государственной архивной учреждением (при необходимости).
Итак, для экспертизы на предприятии руководство юрлица создает экспертную комиссию . В ее состав включают руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения, работников структурных подразделений, а также представителей экспертно-проверочных комиссий госархива, в зоне комплектования которых находятся соответствующие юрлица (по согласию). Председателя комиссии назначает руководитель такого юрлица – во главе, как правило, становится заместитель руководителя юрлица.
Согласно п. 26 Порядка № 1004 экспертная комиссия на предприятии проводит свои заседания не реже одного раза в год . Часто на практике она работает только тогда, когда действительно накопился большой объем документов, которые необходимо уничтожить или передать на хранение в госархив. Если комиссия не заседала ни разу, негативных последствий не будет. Законодательство устанавливает ответственность именно за сохранность документов. Поэтому деятельность экспертной комиссии должна быть организована таким образом, чтобы это больше соответствовало потребностям предприятия и гарантировало сохранность документов.
Заседание экспертной комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третей состава . Решение по проведению экспертизы ценности документов принимают большинством голосов. Его оформят протоколом, а подпишет председатель (в его отсутствие – заместитель) и секретарь комиссии. Решение экспертов вступит в силу с момента утверждения протокола руководителем, создавший комиссию.
Деятельность экспертной комиссии, кроме Порядка № 1004, регулирующих Правила № 16. В частности, они детализируют принципы и критерии ии экспертизы ценности документов; организацию экспертизы; основные задачи экспертной комиссии; организацию ее работы; процедуру экспертизы ценности документов и оформления ее результатов.
Согласно п. 4.5 Правил № 16 экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно Работники службы делопроизводства юрлица вместе с экспертной комиссией под методическим руководством архива учреждения. При экспертизе отбирают документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив юрлица, определения документов временного хранения в его структурных подразделениях, изъятии для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяют качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Кроме того, экспертная комиссия пользуется Перечнем № 578. В нем обозначены минимальные сроки хранения документов. То есть предприятие не может сократить эти сроки, но при желании можно по своему усмотрению их увеличить. Проводя названную экспертизу, экспертная комиссия проверяет, к какому типу документов согласно Перечню № 578 принадлежит та или инная бумага, и определяет срок его хранения. Так, отдельная важная кадровая документация сохраняется не менее 75-ти лет, большинство бухгалтерских документов должна храниться не менее 3-х лет, но могут быть уничтожены не ранее, чем указанные документы будут проверены налоговыми органами письмо Укргосархива от 13.09.12 р. № 01.2/2855).
Обратим внимание, что Перечень № 578 принимает и такая ссылка на сроки хранения, как “пока существует потребность”. Тогда экспертная комиссия может сама решить, когда именно проходит потребность в хранении того или иного документа. Бывает, на предприятии есть документы, которые невозможно отнести ни к одному из тех, что указаны в Перечне № 578, то есть они нестандартные. В таком случае экспертная комиссия по своему усмотрению может определить срок хранения этого нестандартного документа, но рекомендуем ориентироваться на сроки хранения по крайней мере частично похожих документов.
Итак, по результатам экспертизы экспертная комиссия определяет сроки хранения документов, находящихся на предприятии, а также выявляет те из них, срок хранения которых истек, и принимает решение об их дальнейшей судьбе .
Документы, срок хранения которых истек, разрешено уничтожить. Для этого в соответствии с п. 4.5.8 Правил № 16 экспертная комиссия после подготовки описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляет и одобряет акт об изъятии документов для уничтожения. Такой акт вместе с описаниями дел по личному составу передаются на согласование в экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. После согласования документы могут быть уничтожены: их сдают в пункты приема макулатуры или сжигают (если их мало).
Экспертная комиссия может решить передать документы в госархив (такое решение по подтверждают руководитель предприятия). Это делают на договорной основе. Чаще всего так бывает, когда на предприятии нет собственного архива или его объем иссяк. Иногда документы нужно обязательно передать в госархив.
В частности, согласно п. 12.3.5 Правил № 16 в случае ликвидации предприятия в госархив передают :
1) документы НАФ (если таковые имеются);
2) документы, касающиеся основной деятельности, сроки временного хранения которых еще сбежали;
3) документы, не закончены в делопроизводстве;
4) документы по личному составу.
Список документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые необходимо передавать в держархустановы при ликвидации, детализировано в Перечне № 430.
Отметим, что экспертная комиссия предприятия часто сотрудничает с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива . Так, согласно п. 23 Порядка № 1004 по результатам работы экспертная комиссия одобряет и подает в экспертно-проверочной комиссии госархива на согласование проекты следующих документов:
1) описи дел постоянного хранения, внесенные в НАФ;
2) описания дел по кадровым вопросам (личному составу);
3) номенклатуры дел;
4) инструкции по делопроизводству;
5) положения о службах делопроизводства, архивные подразделения и экспертные комиссии;
6) аннотированные перечни уникальным документам НАФ;
7) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ;
8) акты об изъятии документов из НАФ.
Такое сотрудничество поддерживают и предприятия, где нет документов НАФ.
В случае отказа руководителя госархива утвердить протокол заседания комиссии по проведению экспертизы ценности документов голове может обратиться с жалобой в Централ ьнои экспертно-проверочной комиссии Укргосархива. А ее решение уже будет окончательным.
ВЫВОД : Экспертиза ценности документов на предприятии проводит экспертная комиссия, созданная руководителем юрлица. В ее состав входят отдельные работники этого предприятия (службы делопроизводства, архива, структурных подразделений), а также представители госархива (с их согласия). Экспертизу проводят ежегодно для определения сроков хранения документов. Экспертиза обязательна для принятия решения об уничтожении отдельных документов, а также при ликвидации предприятия – для передачи в госархив документов по личному составу и тех, срок хранения которых не истек.
Елена Зубик,
юрист,
г. Львов