Пересчет отпуска в 1с зуп. Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков. Планы видов расчета для дополнительных отпусков

В данной статье мы расскажем, каким образом программа «1С:Зарплата и управление персоналом» может помочь нам в решении вопросов начисления отпуска.

Чтобы отправить сотрудника в законный оплачиваемый отпуск, бухгалтеру нужно провести ряд последовательных операций: определить расчетный период, посчитать средний заработок, начислить сумму отпускных, а также учесть изменения законодательства. С 1 января 2011 года резерв на оплату отпусков создается на основании норм ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Данное положение по бухгалтерскому учету обязательно к применению всеми организациями, кроме субъектов малого предпринимательства. Конкретной методики определения величины оценочного обязательства законодательством не предусмотрено.

В программе «Зарплата и Управление персоналом 8», начиная с релиза 2.5.40, в конфигурации реализована возможность в настройках параметров учета на закладке «Оценочные обязательства» настраивать учетную политику по формированию оценочных обязательств и резервов для оплаты ежегодных отпусков.

Реализовано два алгоритма расчета сумм ежемесячно признаваемых оценочных обязательств для бухгалтерского учета и сумм отчислений в резерв для налогового учета:

• процентом от сумм начислений по оплате труда и исчисленных с них страховых взносов;
• процентом от сумм начислений по оплате труда.

Список оценочных обязательств и резервов хранится в программе в специализированном справочнике Оценочные обязательства и резервы в подменю Учет зарплаты - Аналитический учет .

Для каждого оценочного обязательства (резерва) в программе задается процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов и список базовых начислений. Процент задается отдельно для каждой организации. Соответственно если процент для организации не задан или равен нулю, то это оценочное обязательство в учете этой организации отражаться не будет.

При отражении расходов на оплату труда оценочные обязательства и резервы в БУ и НУ отражаются по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Сумма признаваемого оценочного обязательства рассчитывается процентом от результатов базовых начислений за месяц с учетом, либо без учета сумм страховых взносов /Счет дебета подбирается по результатам отражения в учете сумм начислений.

В этом случае начисленные отпускные должны отражаться в дебет счета 96. Для оценочного обязательства по оплате отпусков - достаточно указать это обязательство в форме настроек параметров учета организации. Более подробно о создании резерва на оплату отпусков можно прочесть в статье диска ИТС «Учет оценочных обязательств по вознаграждениям работникам» (Кадры и оплата труда - Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1с-Настройка учета)

Отзыв из отпуска

Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают из ежегодных оплачиваемых отпусков. Каким образом данную ситуацию оформить в программе? Здесь существует два варианта: расчетный период, в котором начислен отпуск, еще не закрыт, и расчетный период, в котором начислен отпуск, закрыт.

Рассмотрим на примере ситуацию, когда начисление и отзыв сотрудника из отпуска производится в одном месяце и период не закрыт.

Например, сотруднице Коваленко Е.В. был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 1106.2012 по 25.06.2012. Приказ на отпуск был оформлен в программе с помощью документа Отпуска организаций (Кадровый учет - Учет невыходов - Отпуска организаций). Отпускные были начислены с помощью документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций» от 6.06.2010, месяц начисления Июнь. Сумма, начисленная сотруднику за период отпуска, составила: 11 904,76.Отпускные были выплачены с помощью документа Зарплата к выплате организаций. Сумма к выплате составила: 10 356,76 руб. С 22.06.2012 сотрудница была отозвана из отпуска по производственной необходимости.

Отзыв работника из отпуска регистрируется в подсистеме кадрового учета вводом документа-исправления Отпуска организаций, с помощью которого был зарегистрирован первичный отпуск. В этом документе корректируется дата окончания отпуска.

Так как отпускные были начислены работнику в том же расчетном периоде, в котором стало известно об отзыве работника из отпуска (июнь 2012 г.), то для перерасчета отпускных выплат используется тот же самый документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций», с помощью которого было произведено начисление оплаты отпуска. В этом документе корректируется дата окончания отпуска и производится его повторный расчет и проведение. При этом сотруднику начислено: 8 503,40 руб.: 850,34 руб. (средний дневной заработок) * 10 дня = 8503,40 руб., что меньше ранее начисленной суммы 11 904,76 руб. При начислении заработной платы сотруднику за июнь учитывается, что он вышел на работу с 22 июня. При выплате заработной платы работнику за июнь месяц учитывается излишне выплаченная сумма отпускных.

Следующий пример, отзыва из отпуска, когда расчетный период, в котором начислен отпуск, закрыт, т.е. начисления производились в одном месяце, а отзыв уже в следующем. Сотруднику организации Андрееву К.П. предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 23.05.12 по 20.06.12 (28 календарных дней). С 03.06.12 он был отозван из отпуска по производственной необходимости. Необходимо зарегистрировать отзыв из отпуска и сделать перерасчет отпускных в программе.

Так как отпускные были начислены в прошлом расчетном периоде, который уже "закрыт" на момент отзыва работника из отпуска, то для перерасчета отпускных выплат вводится документ-исправление сначала для первичного документа в подсистеме кадрового учета «Отпуска организаций», а затем для первичного «расчетного» документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». В этих документах корректируется дата окончания отпуска.

Документом-исправления «Начисление отпуска сотрудникам организаций» производится повторный расчет отпуска.

В результате перерасчета сторнируется ранее начисленная сотруднику сумма оплаты за отпуск и отпускные начисляются заново, исходя из данных, указанных в документе-исправлении.

За 11 календарных дней отпуска работнику начисляется: 4 489,76 руб. Сторнируется сумма 11 428,48 руб. Таким образом, всего сумма по перерасчету составляет -6 938,72 руб. ("лишние" отпускные).При выплате заработной платы за июнь, эти «лишние» отпускные будут учтены.

В следующей статье мы расскажем, о порядке оформления более сложных ситуаций, связанных с учетом отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».Речь пойдет о больничном во время отпуска, и об отпуске с последующем увольнением.

Лето - горячая пора, и для бухгалтера тоже. Ведь на этот период приходится большинство отпусков. Как же начислить отпуск в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред 3. узнаете из нашей новой статьи.

Итак, приступим. Конечно, многие опытные пользователи программ 1С скажут, что эта тема не очень сложна, программа все прекрасно делает сама, тем не менее, в последней версии программы появилось несколько интересных и полезных "галочек" на которые стоит обратить внимание.
Первое отличие программы ред. 3 от ред. 2.5 это отсутствие как такового кадрового документа на отпуск. И из меню Кадры и из меню Зарплата открывается один и тот же список документов Отпуска в котором полностью делается расчет отпуска и из него же можно распечатать кадровый документ Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6. Удобно это или нет – не берусь судить.

В открывшемся списке создаем новый документ Отпуск:

Внимательно заполняем все реквизиты нового документа: месяц, организацию, сотрудника и период отпуска. Программа автоматически рассчитала документ (как установить автоматический расчет документов можно прочитать ).

Здесь же есть возможность посмотреть данные по расчету среднего заработка. Для этого надо воспользоваться соответствующей кнопкой рядом с окошком Средний заработок:

Здесь можно откорректировать средний заработок вручную. А теперь посмотрим на "новшество": это возможность рассчитать этим же документом зарплату за отработанный период текущего месяца до начала отпуска. На мой взгляд, очень полезная возможность. В предыдущей версии программы приходилось делать два документа.
При установке соответствующего флажка программа опять автоматически пересчитала документ

Еще на этой закладке есть возможность начислить материальную помощь к отпуску. Она тоже рассчитывается автоматически. В нашем примере установлена мат.помощь в размере одного оклада:

На этой же закладке выбираем дату выплаты дохода. При выборе с авансом или с зарплатой автоматически будут проставлен день выплаты в соответствии с настройками ().

Переходим за закладку Дополнительные отпуска, отгулы. Здесь при установке флажка Предоставить дополнительный отпуск можно выбрать из списка всех отпусков тот, который нам нужен. А при установке флажка Предоставить отгулы программа автоматически проставляет все накопленные сотрудником отгулы. При необходимости количество дней корректируется:

На закладке Начислено (подробно) мы можем детально проанализировать все начисления, сделанные документом, а для детализации расчета воспользоваться кнопкой Подробности расчета

В самом низу документа есть возможность заполнить данные руководителя, бухгалтера и работника кадровой службы. Эти данные будут выводиться в печатных формах приказа и записки-расчета о предоставлении отпуска:

Все возможные для данного документа печатные формы можно увидеть по кнопке Печать:

Вот и все, что я хотела вам сегодня рассказать. Мне кажется в программе 1С: ЗУП последней версии расчет отпуска стал гораздо удобнее. Но это, конечно, на мой взгляд.
С вами была Виктория Буданова. Спасибо что Вы с нами. Вступайте в наши группы и будьте всегда в курсе всех наших новостей.

В программе (3.0) для начисления и проведения отпуска используется документ «Отпуск».

С помощью данного документа можно оформить и рассчитать основной ежегодный отпуск, оформить приказ по унифицированной форме Т-6, рассчитать различные дополнительные отпуска.

Кроме того, документ позволяет сделать расчет и начислить зарплату за время до начала отпуска, и . Рассмотрим, как в 1С ЗУП оформить отпуск в виде пошаговой инструкции.

Создание, заполнение и расчет основного ежегодного отпуска в 1С ЗУП 8.3

Запускаем программу 1C ЗУП и попадаем на Начальную страницу. Переходим в меню «Зарплата» и далее в подпункт «Отпуска»:

Откроется окно «Отпуска». В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Таким образом, мы начнем создание нового документа «Отпуск»:

Для простейшего случая расчета достаточно заполнить поля:

• «Организация»;
• «Сотрудник»;
• период расчета.

Обратите внимание, что для доступности ввода периода должен быть установлен флажок «Отпуск».

После заполнения данных полей ничего нажимать не надо, документ рассчитается автоматически. Но если в настройках программы отключен данный режим, будет написано предупреждение «Документ не рассчитан», а кнопка со стрелками (справа) будет подсвечена желтым цветом, и для расчета (пересчета) следует ее нажать:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Настройка режима расчета документов находится в меню 1С 8.3 «Настройка», пункт «Расчет зарплаты»:

Для предоставления следует установить соответствующий флажок и ввести количество дней требуемой компенсации.

Могут возникнуть случаи, когда при начислении отпуска требуется предоставить . Такая возможность настраивается для каждого сотрудника индивидуально.

Далее идут поля с рассчитанными суммами. Напротив некоторых сумм стоит символ «Карандаш». Если нажать на него, появится окно с детализацией расчета данной суммы. Например, посмотрим детализацию расчета среднего заработка:

В этом окне можно внести корректировки расчета. Например, изменить период расчета вручную.

Как оформить отпуск за свой счет в 1С 8.3

Если требуется добавить в 1С дополнительные отпуска (учебный отпуск, за свой счет и т.д), перейдем в одноименную закладку. Нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем нужный вид отпуска:

Можно добавить несколько дополнительных отпусков.

Расчет начислений в 1C

На закладке «Начислено (подробно)» происходит расчет начислений на основании ранее введенных данных:

Окончания начисления отпускных и выплата в 1С ЗУП

Если Вы работаете в программе 1С с конфигурацией Зарплата и управление персоналом 8.3 , то наверняка знаете процесс начисления и оформления отпускных. В случае столкновения с вопросами по данной теме – воспользуйтесь данным материалом. Как известно, для оформления отпуска сотрудника и других операций, связанных с ним, в программе существует документ под названием «Отпуск» .

Для начала создадим, заполним и рассчитаем основной ежегодный отпуск необходимому сотруднику.

1. В программе переходим на вкладку Зарплата , и нажимаем пункт Отпуска .

2. В открывшемся диалоговом окне, с помощью кнопки Создать открываем новую форму документа.

3. Заполняем необходимые для проведения документа поля: Организация, Сотрудник, Период .

После того, как указали необходимые реквизиты документа программа автоматически проведет расчет. Об этом будет свидетельствовать следующая надпись:

4. В случае, если у Вас автоматически расчет не произошел, его нужно настроить на вкладке Настройка , в пункте Расчет зарплаты . Поставьте отметку в поле Выполнить автоматический пересчет документов при их редактировании . На этой вкладке Вы также можете ознакомиться с дополнительными функциями и настройками.

5. Возвращаемся в форму документа Отпуск . Здесь Вы можете предоставить компенсацию отпуска, для этого поставьте отметку около строки Компенсация отпуска и укажите количество дней. По необходимости заполните недостающие и требуемые поля.

6. В части таблицы с рассчитанными суммами у Вас есть возможность просмотреть их детально и подкорректировать. Для этого нажмите на значок «зеленый карандаш» около необходимой строки.

Теперь попробуем оформить отпуск сотрудника за свой счет.

1 . В этом же документе Вам потребуется перейти на вкладку Дополнительные отпуска , которая находится в табличной части документа и поставить отметку в строке Предоставить дополнительный отпуск . Затем нажмите кнопку Добавить и из предложенного списка выберите необходимый.

2. На вкладке Начислено (подробно) Вы можете убедиться в правильности ранее введённых данных.

3. После всех проделанных действий нажимаем кнопку Провести .

4. Теперь на верхней панели нажимаем Выплатить , чтобы сразу создать ведомость о выплате начисленной зарплаты. Затем Проводим и закрываем документ.

В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:

• Назначение права на отпуск сотруднику;
• Реализация расчета и начисления отпускных;
• Осуществление оценки среднего заработка для отпускных;
• Формирование справки по остаткам отпусков сотрудника;
• Регистрация графика отпусков в программе;
• Начисление денежной компенсации взамен предоставления отпуска.

Виды отпусков

Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать разные виды отпусков. В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.

Таблица «Виды отпусков»

*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:

*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:

Назначение права на отпуск сотруднику

В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.

Регистрация права на отпуск сотрудника и указание количества дней ежегодного отпуска реализуется кадровыми документами «Прием на работу» или «Кадровый перевод». По умолчанию количество дней ежегодного отпуска будет равно заданному значению в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания. Значение из Позиции штатного расписания будет приоритетным, если данная позиция указана в поле «Должность» кадрового документа сотрудника. Заданное по умолчанию значение можно отредактировать на форме «Право на отпуск», которая вызывается по ссылке «Редактировать» на закладке «Главное» в кадровом документе. Таким образом, мы задаем количество дней ежегодного отпуска для сотрудника.

Нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».

Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.

Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.

2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».

Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.

3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:

• Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
• Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.

4. На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» будут рассчитаны суммы отпускных для зарегистрированных отпусков на закладках «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска».

Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».

5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».

6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».

7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.

Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.

9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».

Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.

Расчет среднего заработка для целей начисления отпускных

Чтобы увидеть расчет среднедневного заработка для отпускных в 1С:ЗУП следует в документе «Отпуск» нажать на кнопку «Печать – Расчет среднего заработка».

Расчет остатка отпусков

Увидеть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.0 можно по ссылке «Отсутствия» в Карточке сотрудника.

В разделе «Отсутствия» мы видим остаток отпуска на текущий момент и можем сформировать справку по остаткам отпусков по ссылке «Справка по отпускам сотрудника».

Сформировать справку по остаткам отпусков сотрудника можно также по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе «Отпуск».

Справка по отпускам сотрудника содержит информацию о праве на отпуск, количество накопленных дней отпуска за указанный период, количество использованных дней отпуска и текущий остаток на момент формирования справки.

График отпусков

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, его заполнению может предшествовать подготовительная работа, в результате которой будет составлена ведомость отпусков, отображающая планы и пожелания работника относительно периода отпуска. После анализа полученных сведений, можно приступать к составлению графика отпусков. Для составления графика отпусков в программе предназначен документ «График отпусков», который расположен в разделе «Кадры – Графики, переносы отпусков». На основании графика отпусков по ссылке «Оформить отпуск» могут быть оформлены фактические отпуска сотрудников. По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» видны отклонения запланированных отпусков от учетных данных по остаткам отпусков.

С помощью документа «Перенос отпуска» можно оформить перенос отпуска относительно запланированного отпуска в документе «График отпусков». Документ «Перенос отпуска» может быть создан из документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос».

Компенсация отпуска

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления основного отпуска нужно установить флажок «Компенсация отпуска» и указать количество дней компенсации на закладке «Основной отпуск» документа «Отпуск».

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления дополнительного отпуска нужно указать количество дней компенсации отпуска на закладке «Дополнительные отпуска» документа «Отпуск».

На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» отображается сумма начисленной компенсации.

Отпуск за свой счет

Провести оформление отпуска в 1С за свой счет посредством документа «Отпуск без сохранения оплаты» можно, создав его в разделе «Кадры» или «Зарплата».

Чтобы воспользоваться документом «Отпуск без сохранения оплаты» нужно предварительно установить флажок «Отпуска без оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». Флажок «В том числе внутрисменные» активирует возможность регистрации отсутствия в течение части смены.

В «Отпуск без сохранения оплаты» появится возможность указать часы отсутствия в течение части смены в поле «Часы отсутствия», после установки галки «Отсутствие в течение части смены».

Доступность флажка «В том числе внутрисменные» зависит от того, установлен ли флажок «Применение почасовой оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата».

Мы рассмотрели основные функции программы ЗУП, к которым можно прибегнуть, осуществляя расчет отпуска в 1С. Помимо основных и льготных видов отпусков, рассмотренных нами, существует также ряд отпусков, расчет и оформление которых посредством 1С:ЗУП мы рассмотрим в последующих статьях.