Положение о ведении делопроизводства. Делопроизводство правления снт Правила документооборота и ведения архива в снт

Многие садоводы в своем конкретном СНТ сути демократии не понимают, как и правового порядка решения вопросов товарищества, условий существования садоводческих товариществ. Нередко они пытаются свои проблемы решать криком и оскорблениями, а также жалобами во все инстанции на неугодное правление и председателя. Вера в доброго и для всех угодного царя жива и сегодня, но если правление угодно всем, то оно попросту не работает совсем.

Главной и ключевой фигурой в любом садоводческом некоммерческом товариществе всегда был председатель правления. От его таланта наладить работу правления и общественной организации в целом во многом зависит благополучие садоводов, ведь только нормальный председатель способен остановить воровство и беззаконие в товариществе.

Председателем садоводческого некоммерческого товарищества не рождаются, да и законы в СНТ несколько отличаются от производственной или эксплуатационной организации, где они, возможно, когда-то работали. По многим причинам председатели СНТ не имеют времени посещать юристов или искать и разбираться в законах в поисковой сети, хотя вопросов у них на форумах много, в частности, о должностных правах и обязанностях председателя.

Выборы и перевыборы председателя СНТ

Должностные обязанности и права председателя СНТ определяет должностная инструкция, согласно которой на эту должность его нанимают или освобождают по решению правления и в соответствии с действующим законодательством. Выбирает председателя общее собрание (или собрание уполномоченных) сроком на два года. Председатель может иметь секретаря и заместителя, которые занимают эту должность до следующих выборов и в отсутствии председателя по его распоряжению выполняют обязанности управляющего. Секретарь правления ведет картотеку членов СНТ и собственников, которые проживают на территории товарищества, не являясь его членами – домашний адрес, телефон, данные о документах на землю, состав семьи.

Члены правления освобождают председателя от занимаемой должности только в определенных случаях:

По письменному заявлению председателя о добровольном сложении своих обязанностей.
За регулярный отказ проводить заседания правления, если его члены настаивали на этом письменно.
Если председатель не является на работу без уважительной причины более 10 дней, причем этот факт подтвержден актами о его отсутствии в приемные часы и на заседаниях правления, административно-распорядительная деятельность председателя по работникам СНТ в этот период также не проводилась.
Могут уволить председателя и за деятельность, которая нанесла финансовый ущерб организации из-за злоупотребления полномочиями в корыстных целях (этот факт должна подтвердить ревизионная комиссия).
Если председатель отказывается проводить отчетное собрание в обозначенные законом сроки, а также не систематически выполняет решения общих собраний, при условии, что они вполне законны. То же касается и решений правления.
Могут уволить при отказе в предоставлении ревизионной комиссии для проверок всей необходимой документации товарищества.

Дополняют или сокращают этот перечень только на общих собраниях. Председатель обязан подчиняться правлению СНТ, руководствуясь в своей работе уставом и законодательством РФ (в частности ст. 66 «О садоводческих, огородных и дачных некоммерческих организациях граждан»), а также решениями общего собрания и правления. Учитывает председатель в своей работе и нормативные акты местных властей, если они связаны с деятельностью товарищества, а также решения судов, если они вступи ли в законную силу.

Основные должностные обязанности председателя

Главная обязанность председателя СНТ – осуществление хозяйственной деятельности в соответствии и в пределах, предусмотренных уставом товарищества и федерального закона от 15.04.1998. №66-Ф3 (с дополнениями). Председатель должен знать:

Положения законодательства РФ, которые регулируют хозяйственно-правовую деятельность СНТ.
Правила внутреннего трудового распорядка организации.
Правила и нормы охраны труда, правила пожарной безопасности, гражданской обороны и правила техники безопасности.
Техническую и проектную документацию товарищества, договорные документы по вопросам поставки коммунальных услуг.

Председатель сам соблюдает и контролирует соблюдение всем персоналом (бухгалтером, кассиром, электриком, охранником) правил внутреннего распорядка и должностных обязанностей, а также санитарных норм и правил охраны труда.

Председатель обязан выполнять сам и обеспечивать исполнение всеми сотрудниками распоряжений правления СНТ. Как только правление или общее собрание выбирают председателя (с оформлением соответствующего постановления), председатель может приступать к своим должностным обязанностям. Его полномочия определяются уставом и Федеральным законом. При несогласии с решением правления председатель вправе обжаловать его на общем собрании (собрании уполномоченных). Действует управляющий без доверенности, от имени садоводческого товарищества.

Должностная инструкция для председателя

Что входит в обязанности председателя СНТ?

Председательствовать на заседаниях правления с правом первой подписи на финансовых документах и протоколах.
Заключать договоры, открывать счета в банках, выдавать доверенности.
Постоянно контролировать надлежащее исполнение всеми сотрудниками своих обязанностей.
Осуществлять контроль исправной работы и безопасности всего инженерного оборудования СНТ.
Еженедельно проводить осмотр общего имущества организации с целью выявления его технического состояния, эффективной работы и степени износа.
Поддерживать контакты с представителями энергоснабжения и организаций-подрядчиков по вопросу исполнения СНТ договорных обязательств. Организовать доступ специалистов к инженерному оборудованию.
Контролировать выполнение энергоснабжающими организациями и подрядчиками обязательств по договорам с товариществом, оперативно информировать правление о фактах нарушения договорных обязательств.
Своевременно заключать соглашения об услугах со сторонними организациями, оплачивая их услуги по указанным тарифам.
В должностные обязанности председателя СНТ входит также представительство интересов товарищества в районной администрации, санитарном надзоре, госпожнадзоре, технологическом надзоре по мере своей компетенции.
Принимать меры для устранения аварийных ситуаций (отключение электрооборудования, аварии и т.п.), составлять акты по факту внештатных ситуаций по заявлению собственников.
Ежемесячно снимать и фиксировать показания приборов учета электроэнергии (при необходимости – с привлечением работников соответствующих служб), показания приборов передавать в бухгалтерию СНТ и в энергоснабжающие организации.
Проводить работу со злостными неплательщиками по ликвидации задолженности за техобслуживание и другие предоставляемые услуги.
Своевременно информировать собственников об ограничениях (или отключениях) предоставляемых услуг с помощью объявлений, размещаемых на информационных стендах, контролировать информацию и на сайте СНТ.
Проводить контроль заявлений , их учет и своевременное исполнение сотрудниками СНТ.
Следить за санитарным состоянием и чистотой территории, в том числе и контейнерной площадки.
Не реже одного раза в квартал информировать правление товарищества о планах и результатах их выполнения.
Обеспечивать наличие, сохранность и пополнение рабочей и технической документации СНТ – планы, схемы, чертежи.
Осуществлять контроль ведения отчетности – бухгалтерской, статистической, технической.
Контролировать деятельность главного бухгалтера некоммерческой организации.
Осуществлять проверку правильности начисления платежей собственникам СНТ.
Вместе с членами правления регулярно контролировать состояние инженерного оборудования, внешнего благоустройства коттеджей товарищества, своевременно принимать меры по устранению подмеченных недостатков.
Два раза в месяц принимать членов организации, как по личным, так и общим вопросам деятельности СНТ.
Делать закупки материальных и технических ресурсов, которые необходимы для уставной деятельности СНТ.
Хранить конфиденциальную информацию, которой председатель должен владеть в соответствии с занимаемой должностью (финансовое состояние организации, персональные данные членов товарищества).
При исполнении служебных обязанностей быть вежливым и корректным с сотрудниками и собственниками земельных участков.
Если трудовым договором и законодательством определены и другие обязанности – неукоснительно их соблюдать.

Обязанности управляющего по противопожарной безопасности

По закону «О садоводческих объединениях» между общими собраниями управляет СНТ правление во главе с председателем СНТ, в обязанности которого по пожарной безопасности входит выполнение требований противопожарного законодательства.

Общее собрание членов товарищества возлагает на правление и его председателя обязанности по выполнению конкретных мероприятий:

Назначить ответственного за выполнение Правил техники пожарной безопасности с направлением его на учебу со сдачей экзаменов и получения квалификации и удостоверения «Ответственный за противопожарную безопасность».

Иметь в товариществе и постоянно вести документацию о соблюдении правил пожарной безопасности в необходимом объеме:

решение правления по вопросу назначения ответственного лица за пожаробезопасность и утверждения Правил пожарной безопасности в СНТ;
решение правления по вопросу назначения ответственного за электрохозяйство;
решение правления по вопросу назначения лица, ответственного за средства для тушения пожара;
решение правления по вопросу утверждения списка дружинников;
инструкция по пожарной безопасности во время проведения газоэлектросварочных и других огневых работ;
инструкция о действиях штатных работников при пожаре и эвакуации;
журнал проведения инструктажа работников по пожарной безопасности.

Организация оповещения и информационного обеспечения

На въезде рядом с вывеской с названием товарищества должен быть щит со схемой СНТ. Копия схемы передается в пожарную часть. Для оповещения о пожаре в объединении должен быть радиоузел громкой связи, сирена которого дублируется механическими средствами – колоколом или рельсом.

На территории СНТ должен быть установлен информационный щит соответствующей тематики с оперативной информацией. Плакаты и таблички размещают и в местах общего пользования. В обязанности правления и председателя входит информирование и контроль обязательной установки членами товарищества у своих коттеджей бочки с водой или огнетушителя. Председатель должен осуществлять контроль своевременной очистки дорог для свободного проезда пожарной техники, а также отсутствия на территории свалок горючих отходов и емкостей с горючим. При устойчиво жаркой и ветреной погоде, а также при вверении особого противопожарного режима на СНТ председатель с правлением проводят разъяснительную работу о профилактике пожаров и действиях при возгорании, организовывают свободное патрулирование добровольными народными пожарными.

Действия при пожаре

При возгорании председатель или члены правления должны незамедлительно звонить в пожарную часть, а также объявить о пожаре всеми средствами оповещения (радио, колокол и т.п.). Надо организовать встречу и сопровождение пожарных машин в очагу пожара. Председатель должен принять меры по спасению людей и вывода их из пожарной зоны с помощью пожарной дружины. Необходимо также удалить из зоны посторонних.

До прибытия профессиональных пожарных начинать борьбу с огнем надо силами собственной пожарной дружины (в соответствии с Законом №100-ФЗ от 6.05.2011).

Права председателя товарищества

Кроме обязанностей, председатель СНТ имеет и права:

Представлять интересы СНТ госструктурах и в органах местного самоуправления.
Решать кадровые вопросы – принимать на работу сотрудников, увольнять не соответствующих должности. Согласно существующему законодательству принимать к работникам меры наказания и поощрения.
Давать сотрудникам указания, обязательные для исполнения.
Отстранять сотрудников от работы при грубом нарушении правил внутреннего распорядка, должностных обязанностей, санитарных норм, правил охраны труда и противопожарной безопасности.
Для выполнения своих должностных обязанностей использовать полученную от членов правления информацию.
Пользоваться оборудованием, материалами и инвентарем, предоставляемым товариществом.
Управляющий имеет право на компенсацию расходов, понесенных во время исполнения должностных обязанностей, согласованных с правлением предварительно.
Получать от собственников товарищества копии правоустанавливающих и подтверждающих их права документов на земельные участки.
Ходатайствовать перед общим собранием (или правлением) об исключении должников из членов организации.
Согласно уставу и законам РФ принимать и другие меры воздействия к собственникам участков, нарушающим устав, строительные нормы и другие положения законодательства.
Председатель имеет право на вежливое, уважительное и корректное отношение сотрудников и членов товарищества.
Если действующим законодательством и трудовым уставом установлены и другие права для председателя, то управляющий СНТ также имеет на них право.

За что несет ответственность?

Управляющий СНТ несет ответственность за:

организацию делопроизводства в СНТ,
учет и хранение документов.
правильность заключенных договоров,
надлежащее содержание, эксплуатацию и сохранность имущества,
своевременное и полное выполнение условий всех договоров, осуществление платежей (совместно с бухгалтерией).

В частности, председатель платит за общий расход электроэнергии по общему счетчику. Эта сумма гасится суммарными показаниями индивидуальных счетчиков, поэтому в должностные обязанности председателя СНТ входят и вопросы контроля электричества. При смене счетчика у собственника участка он обязан снять показания старого счетчика в день замены и показания нового в день установки, причем председатель должен быть уверен, что счетчик технически исправен, то есть прошел проверку в энергосбыте. Взимать с членов объединения плату по тарифам, превышающим размер, установленный комиссией по энергоресурсам (из-за потерь в проводах, холостого хода трансформатора, воровства), категорически запрещается. Подобная деятельность влечет за собой уголовную и административную ответственность.

Подачу электроэнергии прекращают в случаях:

плохого состояния электропроводки,
нарушения схем учета электроэнергии,
присоединения токоприемников мимо счетчика,
отсутствия допуска должностных лиц к проверке состояния приборов потребления электроэнергии,
несвоевременной оплате услуг.

Отключение производят после предупреждения и в случае, если нарушитель не устранил проблем в срок. За иные нарушения устава, например, неуплату членских взносов, правление и председатель не имеют право отключать электроэнергию в качестве меры воздействия на неплательщика.

Обязанности ревизионной комиссии

Ревизионная комиссия – орган СНТ, действующий постоянно, избираемый на общем собрании членов товарищества для финансово-хозяйственного контроля над деятельностью объединения, его правления и других должностных лиц.

Свою деятельность комиссия проводит в соответствии с уставом товарищества, а также соответствующими нормативно-правовыми документами.

Выбирают членов комиссии в составе трех человек на один-два года на общем собрании открытым или заочным голосованием из числа лиц с высшим (или базовым высшим) образованием – юридическим или экономическим и опытом работы в хозяйственно-правовой сфере. Правомочна и комиссия из двух человек. Если избирают одного, то он называется Ревизором. Любой член товарищества может быть избран в ревизионную комиссию. Собственник-профессионал, постоянно проживающий на территории СНТ, но не являющийся ее членом, утверждается отдельно.

В составе ревизионной комиссии не могут быть:

председатель правления;
члены правления и их родственники;
собственники-должники;
лица с судимостями и дисквалификацией;
кто-либо по доверенности от члена СНТ.

Если на общем собрании избираются и другие руководящие органы, то ревизионную комиссию назначают после них.

Функции ревизионной комиссии:

Проверка финансовых документов товарищества, инвентаризация, учредительная документация, протоколы собраний и приказы председателя и правления, сравнение результатов с данными бухучета.
Проверка законности договоров и других сделок от имени товарищества.
Проверка составленного баланса, годового отчета, распределения прибыли, отчетов для налоговой инспекции, статистики и госструктур.
Оценка обоснованности составления сметы расходов и доходов.
Проверка фактического наличия имущества и средств.
Проверка целевого использования денежных средств и имущества.
Проверка обоснованности операций с финансами, полноты и своевременности уплаты налогов.
Проверка обоснованности затрат на капитальные расходы и текущую деятельность
Проверка финансового состояния и контроля задолженности членов СНТ.
Проверка расчетов по оплате труда физлиц.

После проверки финансовой деятельности комиссия составляет заключение с оценкой правильности составления документации (отчетов, балансов, деклараций). Ревизию финансовой деятельности объединения проводят раз в год. Результаты заключения представляют общему собранию только после ознакомления с ними председателя и членов правления. Комиссия должна своевременно доводить до правления (в письменном виде) результаты всех проверок за семь дней до общего отчетного собрания. По жалобам членов – в 10-дневный срок.

При составлении отчета комиссия разрабатывает точные рекомендации по исправлению недостатков. Всю конфиденциальную финансовую информацию (персональные данные членов организации, ее финансовое состояние) комиссия разглашать не имеет права.При отсутствии внешнего аудита заключение делается по годовому отчету товарищества и утвержденному бюджету с начислениями зарплат. В полномочия ревизионной комиссии входит и предложения для общего собрания о премиях по результатам работы аудита для правления и ревизионной комиссии для улучшения мотивации в работе.

В обязанности председателя ревизионной комиссии входит прием членов СНТ один раз в месяц (определяется конкретная дата).

Обязанности председателя и правления в отношении ревизионной комиссии:

В период проверок правление оказывает всяческое содействие в работе ревизоров, представляя в их распоряжение кабинет, оргтехнику, канцелярские принадлежности.
Председатель включает кандидатуры собственников, подавших заявление в бюллетень для голосования, если в повестке собрания значится вопрос выбора ревизионной комиссии.
Председатель правления товарищества обязан представить ревизорам документы, которые указывались в решении от проведении аудита или дать письменное объяснение об их отсутствии.
По письменному требованию любого члена правление обязано ознакомить его с выводами комиссии и предоставить копии заключения.
При подготовке общего отчетного годового собрания членов объединения правление и председатель обязаны разослать всем своим членам заключения и отчеты ревизионной комиссии.

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

8.1.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

8.1.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

8.1.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

8.1.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

8.2 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении

Приходно-расходные сметы Товарищества;

Ведомости (журнал) приёма взносов и платежей;

Протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

Отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

Договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

Сопроводительные документы на имущество Товарищества;

Акты уничтожения документов.

8.2.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

Номер протокола заседания правления;

Наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

Лица, осуществившие уничтожение документов.

8.2.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.3 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

8.3.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.3.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

Для просмотра фотографий, размещённых на сайте, в увеличенном размере необходимо щёлкнуть кнопкой мышки на их уменьшенных копиях.

VIII. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В САДОВОДЧЕСКОМ НЕКОММЕРЧЕСКОМ ТОВАРИЩЕСТВЕ

8.1 Ответственным лицом за организацию и ведение делопроизводства в Товариществе является его председатель.

8.1.1 При переизбрании органов управления и контроля Товарищества, в т.ч. при переизбрании состава указанных органов на очередной срок, номенклатура дел , дела с документами (текущие и архивные), книги и журналы Товарищества передаются по акту приёма - передачи документов в связи с переизбранием.

Акт приёма - передачи готовит прежний секретарь правления и бухгалтер (при наличии). Представляет акт и документы новому составу правления прежние председатель и секретарь правления. После осуществления процедуры приёма - передачи документов акт пописывают старый и новый председатели товарищества, старый и новый секретарь правления и члены вновь избранной ревизионной комиссии.

8.1.2 В случае отстранения председателя Товарищества (членов правления) от исполнения обязанностей досрочно по основаниям, указанным в Уставе и законе, акт приёма - передачи документов может быть составлен новыми председателем и секретарём правления с участием членов правления и членов ревизионной комиссии по их фактическому наличию. При этом в случае непредоставления всех или части документов новый председатель Товарищества в течение 30 дней с момента избрания общим собранием членов Товарищества назначает и непосредственно руководит расследованием. Выводы и предложения по результатам расследования представляются на рассмотрение общего собрания членов Товарищества не позднее 6 месяцев с даты проведения собрания по переизбранию председателя Товарищества (правления Товарищества).

8.2 Обязанность по непосредственному ведению делопроизводства в Товариществе возлагается на секретаря правления, являющегося членом правления.

Выписки из документов товарищества и копии документов Товарищества должны быть заверены печатью Товарищества и подписью председателя Товарищества.

8.3 Делопроизводство в Товариществе осуществляется согласно требованиям к организации и ведению делопроизводства в некоммерческой организации. Основу делопроизводства составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества , которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

Данный пункт устава представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения документов СНТ, соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований товарищества.

Правила данного раздела при их выполнении напрочь устраняют причины, из-за которых теряются документы в организации. Если в СНТ есть систематизированный перечень всех документов; секретарь правления чётко регистрирует поступающие документы, докладывает их председателю СНТ, исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". А слоган "документы потерялись" свидетельствуют только о недобросовестном исполнении своих обязанностей органами управления организации и желании оных скрыть от людей неблаговидные дела.

8.3.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и председателем Товарищества , утверждается решением правления Товарищества согласно п. 4.6.7.11 Устава .

Альбомное расположение листов номенклатуры связано только с удобством внесения в документ необходимых сведений и, соответственно, удобства в использовании.

8.3.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 3 года.

Срок внесения изменений в номенклатуру соответствует срокам полномочий председателя СНТ , правления, ревизионной комиссии СНТ, установленных уставом.

8.3.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

До передачи документов секретарю правления:

8.3.3.1 Протоколы общих собраний членов Товарищества должны быть оформлены и подписаны председателем и секретарём общего собрания членов Товарищества, в необходимых случаях результаты голосования участников собрания могут быть подписаны лицами, производящими подсчёт голосов. Протокол заверяется печатью Товарищества.

8.3.3.2 Протоколы общих собраний членов Товарищества, проводимых в форме заочного голосования, подписывает председатель и секретарь правления Товарищества. Протокол заверяется печатью Товарищества.

8.3.3.3 Протоколы заседаний правления подписывает председатель Товарищества. Протокол заверяется печатью Товарищества.

8.3.3.4 Документы, составленные ревизионной комиссией, подписываются членами ревизионной комиссии Товарищества.

Правило регистрации документов:
1. Входящие документы - это все документы, к-е поступают в организацию извне, изданные сторонними организациями, ведомствами, учреждениями, физическими лицами, не являющимися членами СНТ и (или) не имеющими с товариществом отношений по договору управления имуществом.
2. Исходящие документы - это все документы, к-е издаются внутри СНТ, в т.ч. членами СНТ, гражданами, имеющими с товариществом договорные отношения согласно условиям договора управления имуществом, членами правления, председателем, ревизионной комиссией.
Буквально следует понимать так: ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ тот, к-й издан в организации для внутреннего пользования или направления в адрес вне организации, включая адреса членов товарищества и собственников недвижимости, имеющих договоры управления имуществом с СНТ.

8.3.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

Основным документом о требованиях к бухгалтерскому учёту является ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте".

8.4 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.4.1 Документы временного срока хранения Товарищества могут быть уничтожены по истечении 49 лет с момента их создания (сдачи в архив) или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

протоколы общих собраний, заседаний правления, ревизионной комиссии ;
отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
сопроводительные документы на имущество Товарищества, а также на имущество, переданное гражданами в управление Товариществу;
акты уничтожения документов
номенклатура дел, книг, журналов Товарищества.

Срок 49 лет установлен согласно норме ст. 21, ч. 6 ФЗ-217 от 29.07.2017 г. Указанные документы не уничтожаются в связи с их актуальностью по прошествии 49 лет.

8.4.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

Мнение бухгалтера, ведущего учёт всех материальных средств и осуществляющего все денежные операции, а, следовательно, имеющего основания предполагать о последствиях уничтожения того или иного документа, никогда не будет лишним при работе комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

8.4.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

номер протокола заседания правления ;
наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;
лица, осуществившие уничтожение документов.

8.4.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.5 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в п. 3.2.7 и 3.2.8 в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом .

Пункт соответствует нормам статьи 65.2. "Права и обязанности участников корпорации " ГК.
В целях устранения из жизни членов СНТ и граждан вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми чётко определены права члена получить документ и обязанности правления по выдаче документа члену по его письменному запросу.

8.5.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, документы бухгалтерского учета, заверенные выписки из данных документов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию заявителя копии документов выдаются на руки и заверяются подписью председателя и печатью Товарищества.

8.5.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде (при наличии такой возможности) бесплатно.

8.5.3 Расходы по изготовлению копий документов возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

Так как расходы по изготовлению копий документов связаны с непосредственной уставной деятельностью товарищества и целями его создания, то такие расходы квалифицируются, как целевые и не подлежат налогообложению.

8.5.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

Следует учитывать то, что при предоставлении документов (дела) на ознакомление члену СНТ (др. лицу) секретарь правления должен в обязательном порядке получить подпись лица в карточке об ознакомлении с материалами дела. Подпись свидетельствует о предоставлении дела на ознакомление и служит доказательством выполнения обязанностей правления перед членом СНТ.

8.6 Порядок предоставления документов для ознакомления, выдачи копий документов для граждан, имеющих с Товариществом договоры управления имуществом граждан и (или) имуществом, находящимся в их общем пользовании, аналогичен п. 8.5 Устава, если в этих документах содержатся указания (сведения), связанные с принятыми решениями общего собрания, в которых принимали участие лица, имеющие садовые земельные участки в границах садоводства без участия в Товариществе, или документы связанные с условиями договора управления указанных лиц с Товариществом.

8.7 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органам самоуправления городского округа "Город Калининград", областным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя, правления и самих садоводов в том числе.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

o приходно-расходные сметы Товарищества;

o ведомости приёма взносов и платежей;

o протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

o отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

o договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

o сопроводительные документы на имущество общего пользования;

o акты уничтожения документов.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

o номер протокола заседания правления;

o наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

o лица, осуществившие уничтожение документов.

Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.5 Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для граждан, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

8.4 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органу самоуправления Московского района г. Калининграда, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

УТВЕРЖДЕНА на Общем Собрании СНТ «Сирень» от «___» _________ 20____ года

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО СНТ «СИРЕНЬ»

1. Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг,журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

»»»Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации,хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления,то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя,правления и самих садоводов в том числе.

1.1. Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах,журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование,количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

1.2. Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

1.3. Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы,дела в день поступления документа к секретарю.

1.4. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом;отклонение от правил не допускается.

2.1. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66 или 2-х сроков полномочий 2 составов правления по новой редакции Закона.

2.2. Не подлежат уничтожению:

Приходно-расходные сметы Товарищества;

Ведомости приёма взносов и платежей;

Протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

Отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

Договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

Сопроводительные документы на имущество общего пользования;

Акты уничтожения документов.

История СНТ «СИРЕНЬ»

Учредительные документы

2.3. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

2.4. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

Номер протокола заседания правления;

Наименование,даты регистрации, номера уничтоженных документов;

Лица,осуществившие уничтожение документов.

2.5. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении.Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

3. Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

»»»Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

3.1. Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

3.2. Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

3.3. Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

3.4. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива)выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

3.5. Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для садоводов, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

4. Согласно ст. 27 п. 3. Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

5. РАЗНОЕ:______________

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью