Положение вносит на согласование. Жду согласования или согласование. Возможность выбора согласующих на повторных кругах согласования

Регламент согласования документов. Пример, шаблон, образец с пояснениями и комментариями. Берите за основу, наполняйте своим содержанием. (10+)

Порядок согласования документов. Регламент, положение. Образец, пример, шаблон

Самое важное: Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех. Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование. Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои - потери для бизнеса. Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано. Поясните, пожалуйста... Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи.

Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.

Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________

Регламент. Положение о порядке согласования.

Цели и задачи регламента.

Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Порядок подготовки документов для согласования

Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]

Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.

[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]

Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.

Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.

Порядок формирования замечаний

Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.

[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]

В листе согласований делается отметка "Согласовано" или "Внесены замечания и предложения". Список замечаний прилагается.

Порядок устранения замечаний

Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.

Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.

Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.

Сфера действия регламента

Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.

Согласование осуществляется в следующих подразделениях:

Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.

Юридические вопросы - Юридическая служба.

Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.

Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.

Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.

Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.

Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.

Ответственность

Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!

Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,...

Стиль официальной переписки. Особенности, примеры...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...

План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....

Как составить протокол совещания? Советы, инструкция...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...

Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци...
Пример положения о кадровой политике....

Как составить докладную записку? Текст, пример....
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правил...

29 ноября 2017 г. 15:42

При автоматизации бизнес-процессов часто пересматриваются или создаются новые регламенты в организации с целью наведения порядка и оптимизации работы. Однако, возможны ситуации, когда изменения обеспечивают правильность и законность процедуры, но при этом существенно увеличивают ее сроки.

Идеальный процесс

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов. Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Для решения поставленной задачи были разработаны типовые маршруты и проведена тестовая эксплуатация с группой ведущих пользователей. Когда результат устроил заказчика, было проведено обучение рядовых пользователей и запущена опытная эксплуатация.

Это реальность

Первый же договор, который являлся типовым на небольшую сумму, вместо привычных всем двух-трех дней согласовывался в системе… две недели.

Первые мысли заказчика, конечно же о том, что система дала сбой. Мы вместе проверили маршрут, и как проходил этот документ от начала и до конца – претензий не обнаружилось. Тогда вопрос, если система работала правильно, то каким образом договоры на бумаге согласовывали за пару дней? Проведенное расследование показало:

1. Сотрудники, работая с бумагой, не застав на месте одного согласующего, несли документ другому, что вполне резонно. Но владельцы бизнес-процесса, юристы, были решительно против – при согласовании договора необходимо соблюдать последовательность согласующих: обязательно сначала необходимо согласовать в своем подразделении, а потом согласовывать у прочих специалистов; сначала надо проверить строительную готовность и только потом закупать материалы и т.д. Иначе есть риск подписать договор, на который у компании нет ни средств, ни готовности.

2. Иногда, какие-то специалисты пропускались в согласовании некоторых договоров, о них либо забывали, либо считали, что необходимости в их подписи нет. А это уже грубое нарушение регламента, с чем и боролся заказчик, внедряя систему. Но с другой стороны, копая глубже, выяснилось, что действительно, для некоторых договоров можно сократить круг согласующих.

Однако, даже признавая правильность работы системы, заказчика решительно не устраивали сроки согласования, и встал вопрос по оптимизации процесса. В первую очередь необходимо было найти системные/технические точки оптимизации, минимально затрагивающие регламент компании.

Сокращение времени на согласование для каждого согласующего не рассматривалась как точка оптимизации. У согласующих есть обязанности помимо согласования и возможно отсутствие на рабочем месте согласующего. Такое сокращение привело бы к увеличению просроченных заданий, что искусственно занизило бы исполнительскую дисциплину, но никак не привело бы к ускорению согласования.

Что же делать?

Пересмотр категорий и видов договоров. Выделение типовых договоров

Самое первое и простое – это детализировать имеющийся перечень видов и категорий договорных документов с целью выделения для каждого своего списка согласующих и правил согласования, где-то упрощенных.

Вместо первоначальных 7 категорий стало 13 . В согласующие по категориям договоров входили профильные специалисты, и при расширении списка категорий получились и такие, где профильные согласующие вовсе отсутствовали.

Все договоры поделены на две большие группы – одну подписывал генеральный директор, вторую подписывал первый заместитель. Это позволило разгрузить директора , и дало возможность одновременного подписания договоров из разных групп.

Выделены определенные виды договоров, которые заключались с одним и тем же поставщиком. Проект договора с этим поставщиком стал «типовым» для компании, что позволило согласовывать такой договор по правилам типовых.

Разработаны новые шаблоны и типовые формы договоров, в которых основные пункты совпадали, и менялся только контрагент, срок и сумма. Для таких типовых договоров в типовом маршруте пропускался целый блок согласования проекта договора и договор сразу уходил на визирование и подписание.

Вот здесь пришлось пересмотреть регламент заказчика, поскольку первоначальная версия не допускала пропуска этапа согласования проекта договора. Разработка типовых проектов договоров ведется у заказчика и в настоящее время ­– постепенно, все больше видов/категорий договоров становятся типовыми:

Объединение заданий на согласование, если согласующий совмещал несколько ролей

Рассмотрим цепочку согласования: исполнитель отправляет договор на согласование, первым согласующим является непосредственный руководитель, далее руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО) и затем специалист проектно-технического управления (ПТУ). К примеру, если руководитель исполнителя одновременно является и специалистом ПТУ, тогда задание на согласование он бы получал один раз на этапе согласования с руководителем. Казалось бы, ничего сверхъестественного.

Но! это опять не соответствовало в точности регламенту:

● Нарушалась последовательность: в этой ситуации специалист ПТУ согласовывает раньше руководителя ЦФО. Однако, правила в компании не столь бюрократизированы и жестки, что владельцы процесса пошли на это отклонение. В результате в регламенте и инструкциях прописали, а пользователям провели инструктаж, что в таких случаях согласующий обязан рассмотреть все пункты договора, которые он согласовывает, как исполнитель нескольких ролей согласования;

● Отсутствие нескольких подписей в листе согласования. Ранее, получив договор на согласование руководитель, если он же являлся согласующим от ПТУ ставил две подписи на бумажном листе согласования. В текущей схеме, при согласовании в системе в листе согласования присутствовала только одна подпись, что также было согласовано с заказчиком.

Возможность выбора согласующих на повторных кругах согласования

Согласование договорных документов в компании состоит из 4 этапов, на каждом из которых свой круг специалистов, согласующих договорной документ и свои ответственные (те, кто дорабатывает документ по замечаниям):

● согласование заявки на договор – ответственный за этап исполнитель ;

● согласование проекта договора – ответственный за этап юрист, подготовивший проект договора ;

● согласование договора после закупочной процедуры (тендер/переговоры) – ответственный за этап исполнитель ;

● визирование и утверждение договора – ответственный за этап юрист .

Если у кого-либо из согласующих были замечания, проект договора отправлялся на доработку и после нее согласовывался повторно со всеми специалистами. Таким образом исключался риск, что кто-то из согласующих пропустит изменения, коснувшиеся пунктов, за которые он ответственен. Однако, даже самые незначительные доработки существенно увеличивали срок согласования, а большинство согласующих не понимало зачем им повторно согласовывать документ, если правки незначительны.

В итоге на этапах согласования проекта договора и визирования договора для юриста на этапе доработки была сделана возможность выбора списка согласующих для повторного согласования. По умолчанию список заполнялся теми согласующими, которые высказали замечания, но у юриста была возможность добавить согласующих, если по итогам доработки изменения коснулись и других пунктов.

Для реализации такой возможности с минимальными рисками в компании были выделены два юриста, отвечающие за подготовку проектов договоров , и несущие ответственность, что проект договора будет согласован со всеми необходимыми специалистами. При этом на остальных двух этапах у исполнителей отсутствовала такая возможность и им было необходимо повторно согласовывать договор со всеми своими согласующими на данном этапе.

Результаты оптимизации

По ходу оптимизации согласование всех договоров продолжало дублироваться на бумаге – такое требование было выдвинуто с нашей стороны, для возможности отладки системы без потерь для заказчика. Первые недели система «догоняла бумагу», нагрузка на пользователей возросла, но зато не было упущено ни одной сделки по причине чрезмерно длительного согласования в системе.

Приведенные выше мероприятия к изначальным двум дням согласования не привели. Сейчас средний срок согласования типового договора составляет 5-6 рабочих дней. Для заказчика этот срок допустимый в рамках текущего регламента. Дальнейшее ускорение процесса должно достигаться за счет разумной оптимизации регламента – слепое ускорение и упрощение текущих процедур приведет к хаосу и тем же проблемам, что были до автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов в этом примере в большей степени преследовала цель не ускорения, а наведения порядка. Заказчик получил гарантированное исполнение регламента , исключение случаев обхода установленных процедур и возможность более точного контроля процесса. Поэтому замедление процесса после автоматизации вполне возможный результат. И здесь руководству заказчика необходимо донести причины до исполнителей, по возможности, собрать от них конструктивные пожелания и запланировать дальнейшую оптимизацию процессов.

Подведем итоги

Регламенты, оторванные от жизни, работать не будут. Поэтому перед введением новых положений в эксплуатацию необходимо тщательно исследовать текущее положение дел с привлечением всех задействованных в процесс структурных единиц.

Если в разных случаях процесс проходит по-разному, необходимо разобраться правильно ли это, либо действительно нарушение. А также нужно понимать, что жесткие регламенты могут повысить риски увеличения сроков, бюрократии и излишней работы. Важно регулярно возвращаться к цели автоматизации.

На нашем примере видно, что оптимизировать работу с помощью одной только системы невозможно, необходим пересмотр регламента, чем сейчас и занимается заказчик. Ждем от него нового положения и сопутствующих пожеланий к типовым маршрутам.

(4,83 - оценили 6 чел.)

06.12.2013, Пт, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов

Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Согласование документа - это не только подтверждение его юридической значимости

Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа - это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

Процедура согласования документа - это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

При этом, согласование документа - это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

Формы согласования документов

Существует две формы согласования документа - это:

1. внутреннее согласование - при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами - руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
2. внешние согласование - при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

Мы более подробно остановимся на нутренней форме согласования документов , поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей

Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.

Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:

Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.

Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Свернуть Показать

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Свернуть Показать

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Свернуть Показать

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

• потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
• не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
• продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
• не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
• не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
• направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Свернуть Показать

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.