Примеры согласования договора 1 с. Учет договоров в «1С. Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой

Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.

Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.

Разработчики 1С учли данный недочет. Договор 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.

Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.

Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:

В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:

Чтобы создать новый договор аренды, программы 1С позволяют пользоваться копированием. После этого достаточно исправить реквизиты на нужные, и документ готов. Если типовой документ не подходит, можно создать новый договор, а также дополнительные соглашения к нему.

Создание собственного шаблона договора

В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.

Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.

Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.

Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:

Заполнение и печать шаблона

Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:

На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.

При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

• Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
• Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
• Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
• Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
• Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
• Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8» . С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

• Вид и тип договора
• Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
• Сроки договора, сумма платежей по нему
• Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора , реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора , стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу.

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Итоги

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

• Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
• Сокращения временных затрат на согласование
• Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
• Повышения эффективности контрольной деятельности
• Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

• 1С:Корпоративный документооборот
• 1С:Документооборот Корп
• Аналитика: Документооборот

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

Работа с договорами является важной составляющей хозяйственной деятельности любого предприятия. Для ведения учета договоров многие организации и предприятия используют MS Word и MS Excel. В то же время при большом количестве договоров данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения договоров, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.

Для организации на предприятиях договорной работы компания "Респект-Софт" предлагает прикладное решение "Респект:Учет договоров". Данный программный продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8" и позволяет не только автоматизировать учет договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Программа предназначена для совместного использования с типовыми прикладными решениями "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8".

Подготовка договоров и внутреннее согласование

Жизненный цикл договора начинается с его подготовки. Вся информация о нем хранится в программе на карточке договора: реквизиты контрагентов, спецификация, календарный план исполнения, данные о согласовании и информация о расчетах по договору. К карточке можно прикрепить любые внешние файлы – текстовые документы, таблицы, фотографии и т.д. Работа в единой информационной базе "1С:Предприятия 8" позволяет при заполнении карточки договора использовать данные, введенные другими пользователями.

Печатная форма договора представляет собой бланк, или шаблон, подготовленный в текстовом редакторе MS Word или в альтернативном редакторе OpenOffice Writer, один из которых должен быть установлен на компьютере пользователя. Гибкий механизм позволяет настроить подстановку в шаблон необходимых данных из карточки договора, таких, например, как наименование контрагента, его расчетный счет, спецификации номенклатуры, сумма договора и др. Для каждого договора можно задать дополнительные шаблоны – коммерческие предложения, спецификации, и другие шаблоны, определяемые его характером.

Не менее важным этапом является внутреннее согласование договора. Использование программы в сетевом варианте позволяет работать с карточкой договора нескольким пользователям. При необходимости поправки к договору могут быть приложены к карточке и учтены ответственным лицом.

Оперативный учет договоров

Перечень всех договоров, введенных в систему, хранится в Журнале договоров. В нижней части формы журнала отражается информация о расчетах, и календарном плане активного договора. Данные в журнале доступны только для просмотра.

Средства отбора и фильтрации данных платформы "1С:Предприятие 8" позволяют сконцентрировать внимание на наиболее важных аспектах. Например, с помощью журнала можно получить данные о договорах, близких к завершению и требующих пролонгации.

Планирование платежей по договорам

Планирование платежей по договорам позволяет избежать просрочки платежей и применения к предприятию штрафных санкций. Для планирования как входящих, так и исходящих платежей в программе используется отчет "План платежей".

Отчет обеспечивает получение данных из графиков платежей, которые были введены в карточки договоров, с заданной группировкой и детализацией по периодам. "План платежей" предназначен для финансовых служб предприятия.

В отчете "План платежей" отражаются данные по платежам и поступлениям, поэтому его можно использовать как бюджет движения денежных средств по договорам.

Планирование исполнения договоров

Исполнение договоров контролируют, как правило, торговые и производственные подразделения предприятия. Для планирования исполнения договоров в прикладном решении используется отчет "План исполнения". В данном отчете представлены планы-графики исполнения договоров предприятием, а также его контрагентами.

Планирование исполнения договоров является важным аспектом хозяйственной деятельности, поскольку обязательства предприятия перед покупателями и заказчиками находятся в прямой зависимости от выполнения поставщиками своих обязательств. Даже небольшие отклонения в сроках исполнения и в объемах обязательств могут привести к критическим последствиям.

Использование отчета позволяет своевременно обнаружить проблемные ситуации в исполнении договоров и предпринять необходимые меры для корректировки.

План-фактный анализ

Ключевым звеном контура управления является сравнение запланированных показателей с фактическими. Интеграция решения "Респект:Учет договоров" в информационную базу предприятия позволяет при работе с карточкой договора отслеживать документы, введенные бухгалтерами и операторами.

Для проведения комплексного план-фактного анализа предназначен отчет "Ведомость план-факт". С помощью него можно легко отследить отклонения плановых показателей от фактических по срокам и суммам. Для анализа доступны как платежи по договорам, так и исполнение договоров.

Эффект от использования

Программный продукт предназначен для договорных, юридических и экономических отделов, а также для всех подразделений, связанных с договорной работой.

Сегодня прикладное решение "Респект:Учет договоров" эксплуатируется на десятках предприятий России различной отраслевой направленности и величины – от малых предприятий до крупных холдингов, например "Южно-Кавказская железная дорога", "ТРК Петербург – Пятый канал", "Аэро-карго", "Цинтур", "ИнтелМед" и др.

Простота использования прикладного решения позволяет сразу без дополнительной настройки приступить к работе с ним, поэтому сотрудники многих предприятий начали пользоваться им самостоятельно, не привлекая ИТ-специалистов.
По оценке пользователей, внедрение программы приводит к увеличению скорости обработки информации и упрощению этапов договорной работы.

Прикладное решение "Респект:Учет договоров" получило от фирмы "1С" сертификат "1С:Совместимо! Система программ 1С:Предприятие".

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

• Контрагенты;
• Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

• Главное;
• Документы;
• Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

• «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
• «Организация», в которой вы работаете;
• «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

• «Дата договора»;
• «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
• «Срок действия, до…»;
• «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

• «Расчёты»;
• «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
• «Подписи»;
• «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

• Дата,
• Номер;
• Тип документа;
• Сумма;
• Валюта;
• Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

• Договор;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Счёт-фактура;
• Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

• Сотрудник юридической службы;
• Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

• Контрагент;
• Вид договора;
• Действует на…;
• Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

• Наименование;
• Контрагент;
• Вид договора;
• Срок действия;
• Валюта;
• Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

• В сканированном виде;
• Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Чтобы подписать договор с контрагентом, о нем нужно иметь такие сведения как ИНН и КПП, адрес, реквизиты банковских счетов и фамилии уполномоченных лиц. Не так давно в «1С:Бухгалтерии 8» появилась возможность формировать все необходимые реквизиты организации для вывода на печать или для отправки в электронной форме. Но это не все способы использования реквизитов контрагентов. Релиз 3.0.37.21 позволяет формировать тексты договоров непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 с использованием имеющихся реквизитов организации. О том, как работает новая возможность, читайте в материале экспертов 1С.

Для просмотра и редактирования уже имеющихся шаблонов необходимо открыть их список в разделе Справочники и группе Покупки и продажи (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны договоров в разделе Справочники

В типовой поставке присутствуют шаблоны трех видов договоров (рис. 2).

Рис. 2. Три вида договоров

Открыв любой из шаблонов, вы попадаете в конструктор текста (рис. 3). В нем можно редактировать уже имеющийся текст, для чего в командной панели есть все привычные пиктограммы текстовых редакторов. Кроме того, в тексте желтым цветом выделены шаблоны, позволяющие получать нужные значения из данных, содержащихся в программе - таких, например, как Полное наименование Организации и т.п. Такие конструкции могут быть вставлены в нужные места шаблона – с помощью кнопки Вставить в текст (рис. 4), или заменить уже имеющиеся.

Рис. 3. Редактирование шаблона договора поставки

Рис. 4. Добавление в текст имеющихся реквизитов с помощью кнопки Вставить в текст

Шаблоны можно не только редактировать, но и создавать новые, в том числе, взяв за основу уже имеющиеся. Для этого нужно лишь щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве основания один из трех имеющихся шаблонов и внести необходимые изменения в текст, либо создать свой шаблон с нуля.

Каким образом используется шаблон договора? К нему можно обратиться из формы элемента справочника Договоры, который в свою очередь открывается обычным путем (рис. 5,6).

Рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Рис. 6. Справочник Договоры

И уже в открытой форме элемента справочника Договоры можно обратиться по кнопке Договор к списку шаблонов договоров для выбора и, выбрав нужный шаблон, получить макет печатной формы договора. Его следует внимательно проверить, при необходимости внести изменения (например, изменить падеж должности и фамилии руководителя), после чего воспользоваться кнопками Печать, Сохранить, Отправить (рис. 7).

Таким образом, создание печатной формы нового типового договора облегчается в разы и становится удобным как для бухгалтера, так и для руководителя: достаточно урегулировать с юристами текст договора, ввести его в список шаблонов, после чего добавить нового контрагента, его реквизиты, номер и дату договора, а затем сформировать текст для вывода на печать и сохранения в электронной форме. При необходимости ввести в список авторизованных пользователей информационной базы можно юриста организации или сотрудника коммерческого отдела, предоставив доступ только к пакету необходимых объектов для создания договоров.

На момент написания данного материала возможность работы с шаблонами договоров добавлена в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП, в версии ПРОФ она появится с выходом очередного релиза.