Отмена командировочных удостоверений с года. О внесении изменений в некоторые акты правительства российской федерации. Какие документы необходимо оформить при направлении сотрудника организации в командировку
Отмена командировочного удостоверения.Отмена командировочных удостоверений в 2015 году подразумевает, что теперь при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан его оформлять. Речь идет не только об отмене командировочного удостоверения - отменена и обязанность составлять служебное задание и отчет командированного сотрудника о выполненной работе. С 08.01.2015 вступили в силу поправки, внесенные Постановлением № 1595 . Согласно п. 3 Постановления № 1595 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть перед тем, как направить сотрудника в командировку, нужно издать соответствующий приказ, который должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель). В силу новых правил фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.
|
Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке. Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.
Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику. Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.
Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.
Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.
Фото: www.ru.123rf.com
Отмена командировочных удостоверений 2015.
Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.
Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.
Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах . Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ».
Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Ю. Н. Калмыкова
эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»
Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.
Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).
Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.
Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:
- командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.
Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения - это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.
Командировка 2015: оформляем по новым правиламВ 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.
Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны
8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.
С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.
Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.
Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.
Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.
Письменное решение руководителя
Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.
Отменен журнал учета командированных сотрудников
Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.
Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.
Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения
С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.
Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.
Как с 2015 года отчитываться по командировке
С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:
- авансовый отчет;
- документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
- проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
- документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).
О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г., которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках. Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.
Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.
Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы. При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.
В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно. А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской. К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.
Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.
Правильное оформление командировок в 2015 году
Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно. Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный. Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.
Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:
- приказ о назначении командировки;
- отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
- отметка в табеле об учете рабочего времени;
- если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.
Оформление приказа
Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.
С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.
Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени
Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.
Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены. Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия. Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.
Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.
Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ». Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.
Документы о подтверждении расхода на командировку
Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке. Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы. Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.
Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.
Подтверждение расходов в 2015 году
То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении. Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно. То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.
Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.
Подытожим:
Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.
См. также:
Порядок направления работников в командировки регламентирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). 29 декабря постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесло изменения в Положение, отменив необходимость составления командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года.
Что изменилось в оформлении командировочных удостоверений в 2015 году
1. Направить сотрудника в командировку теперь может только руководитель организации. При этом он может не составлять служебное задание для каждого сотрудника, поставить задачу он может теперь и в устной форме.
2. Отменена обязанность по оформлению командировочного удостоверения.
Как определяется срок нахождения сотрудника в командировке
Срок определяется по проездным документам, которые сдаются после поездки. В случае если сотрудник использует личный или служебный транспорт, чтобы добраться до места назначения, то период командировки ему необходимо уточнять в служебной записке. Такая записка оформляется сотрудником по возвращению из поездки. К ней также прилагаются подтверждающие документы (путевой лист, счета, квитанции, чеки и др.). Данное нововведение распространяется и на командировки в государства, при пересечении границ которых не ставятся отметки о въезде и выезде на границе.
Какие документы необходимо оформить при направлении сотрудника организации в командировку
Документы для командировки:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
- ранее требовалось сделать запись в журнале учета работников, а именно в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» указать дату и номер приказа о направлении в командировку. Но в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 , вступившим в силу 8 августа 2015 года, обязанность работодателя по ведению учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, отменена.
Как отчитывается сотрудник из командировки
По прибытию сотрудник теперь не должен составлять и согласовывать отчет о выполненной работе. В его обязанности входит – сдать авансовый отчет по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), приложив к нему подтверждающие расходы документы (билеты, квитанции, бланки строгой отчетности, товарные и кассовые чеки и др.).
Фирммейкер, январь 2015
Алина Марина
При использовании материала ссылка обязательна
Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter