Сдача личных дел в архив при ликвидации. Как сдать свои документы в госархив? Сдача документов в архив при ликвидации

По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2011
Автор: Гущина Инна Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора
Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Шаблоны документов
      Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями

    Нормативные документы

      Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)

    Справочные материалы

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет. Мы в этом уверены.

И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет.

Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации - обеспечить их сохранность.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.

Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ

Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.

Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение.

В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива , который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации?

Обратите внимание!

За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий

НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий.

Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.

Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Цитируем документ

8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу , а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу , а также

архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».

25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым - в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города - в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.

Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу?

В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.

Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие - нет. В государственный (муниципальный) архив передаются:
1. Документы постоянного хранения.
2. Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
3. Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.

Обратите внимание!

Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. на сайте HR-Portal

При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.

НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.

Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1 .

Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.

Таблица 1

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения

Таблица 2

Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее - Основные правила), определено (п. 9.3): документы «передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии».

Подготовка архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.

Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений. В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Что подразумевается под фразой «подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»? Какие конкретно действия необходимо выполнить?

В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.

Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел.

Обратите внимание!

Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается

При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

Процедура 2. Оформление дел.

При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).

Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу.

Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.

При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т. п. И только после них - по хронологии дат - должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т. п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы : дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные - 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение.

После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников. Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив?

Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.

Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;
описи дел временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.

Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:
приказы;
личные дела уволенных работников;
личные карточки уволенных работников.

Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы

Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).

Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов.

Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп. 2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2 ).

Обратите внимание!

По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек

Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно. При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры.

Кстати сказать

О договорах с архивными учреждениями

Архивные учреждения осуществляют работу, в т. ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы.

Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем:
ознакомление с состоянием документов;
проверка правильности формирования дел;
помощь в оформлении и систематизации дел;
составление описей дел;
консультирование исполнителей по подготовке дел к передаче на государственное хранение, о порядке рассмотрения и утверждения описи на ЭПК.

При проведении работ по приему дел, в т. ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу:
сопоставляют заголовки, архивные шифры, крайние даты документов в описях и на обложках дел;
оформляют передачу дел на государственное хранение по установленной форме;
размещают дела на стеллажах;
делают отметки о размещении дел в топографических указателях.

Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению.

Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами.

В настоящее время продолжают действовать:
1. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РСФСР и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 6.12.1991 № 4/1003).
2. Рекомендованная форма договора о передаче документов на хранение в государственный архив (одобрена решением ЦЭПК при Росархиве, протокол от 15.03.1995 № 1).

Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal.

Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров. Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3 ).

Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы.

Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А.

Приложение 1

Пример оформления акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

Приложение 2

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 2

Окончание

Приложение 3

Форма договора на оказание услуг архивным учреждением

Приложение 3

Продолжение

Приложение 3

Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, или отсутствие места для хранения.

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

Цель

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

Основные действия

Что нужно

Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

  • учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
  • свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
  • решения, на основании которого проводилась ликвидация;
  • приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
  • трудовых договоров, контрактов, соглашений;
  • личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
  • личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
  • лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
  • расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
  • невостребованных личных документов (оригиналов);
  • актов о произошедших несчастных случаях;
  • штатных расписаний;
  • журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
  • табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
  • перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).

Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка

Как подготовить

Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

Каждое из них должно быть:

  • правильно сгруппировано;
  • переплетено или прошито;
  • пронумеровано;
  • иметь лист-заверителя;
  • иметь внутреннюю опись (при необходимости);
  • сопровождаться точным наименованием организации, ее регистрационным индексом, крайними датами дела и его заголовком.

Та часть дел, которая требует временного хранения (не превышающего 10 лет), требует частичного оформления, что позволяет:

  • не систематизировать документы;
  • не проставлять нумерацию листов дела;
  • не оформлять заверительную надпись;
  • не осуществлять переплет.

Правильность проведения архивной обработки будет проведена. Это требуется для того, чтобы документы, передаваемые в архив, соответствовали заголовку дела, номенклатуре, расположению, хронологии и другим признакам.

Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.

Договор с фондом

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Последующие детали

Опись

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

Экспертиза дел

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

Перечень сотрудников, вышедших на льготную пенсию, утилизируется по истечении 50 лет хранения в архивном учреждении.

Процесс отбора иной документации, подлежащий хранению, осуществляется путем просмотра каждого листа дела. Не может быть признана соответствующей закону такая экспертиза, которая проведена исключительно путем изучения заголовков на обложках каждого передаваемого дела.

Юридическая основа

В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации.

Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке. Ответственность за организацию формирования дел и их передачу в архив несет ликвидационная комиссия.

Весь спектр действий, которые должны быть проведены ликвидируемым предприятием по архивированию документации, определен п. 9.7. вышеуказанных правил.

Ответственность

Законодательством установлена обязанность руководителя и учредителя хозяйствующего субъекта, передать всю важную документацию, собранную за время ведения деятельности компании, в архив. Такие действия должны осуществляться в случае ликвидации лица.

Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия.

Зачем нужно хранить документацию

Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.

Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение. Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.

Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.

Что делать с документами при ликвидации

Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
  2. Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.

Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:

  • ликвидатор или ликвидационная комиссия;
  • конкурсный управляющий;
  • учредители компании.

Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.

Передача документов в архив

Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.

В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.

По срокам хранения все документы делятся на три типа:

  • Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
  • Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
  • Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.

Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО. Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто. Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.

Нужно провести следующие работы:

  • Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
  • После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
  • Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
  • После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
  • Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
  • Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.

Виды документов фирмы, подлежащих сохранению

В соответствии с действующим законодательством выделяют 3 вида документов, которые связаны с деятельностью компании и подлежат хранению:

  • документация постоянного хранения. К ней относятся бумаги, которые содержат в себе сведения о полученной прибыли и коммерческой деятельности организации. Столь важные материалы принимаются на постоянное хранение;
  • документация длительного хранения. В ней содержатся сведения о работниках ликвидируемой компании. Их нельзя уничтожать в течение 75 лет. Дела по кадровому составу необходимо сдавать в 3 экз. на бумажном носителе, один электронный вариант. Это различные приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом сотрудников, личные дела, трудовые договоры, сведения о зарплате, штатное расписание и другие кадровые моменты. Сохранению подлежит историческая справка, представляющая собой полную информацию об организации, ее истории и деятельности;
  • документация временного хранения. Период ее хранения составляет не больше 10 лет. Такие бумаги передают в архив, если период их хранения еще не истек. В этом случае необходимо осуществить уничтожение документов. Сюда относят приказы об отпусках, административных работах, командировках и прочее; бумаги со сведениями о приобретении различных материалов для нужд компании, иные документы без значительной информации о хозяйственной и других видах деятельности предприятия.

Документы постоянного хранения

Существует список документов, которые нужно сдавать на постоянное хранение. Сюда относят бумаги, которые регистрируют получение прибыли ликвидированного предприятия и регистрируют ход бизнес-деятельности. В этой группе присутствуют следующие документы:

  • учредительные документы: в частности, устав;
  • приказы руководства и журнал их регистрации;
  • акты уничтожения бумаг;
  • отчеты и декларации для налоговой службы, внутренние бухгалтерские документы;
  • договоры о сделках и услугах;
  • документы, описывающие структуру компании и ее работу;
  • документы о выставлении цен.

Если возникает необходимость получить справку о документах, которые хранятся в архивах, нужно обратиться к ним. Сотрудники обязаны выдать справку, составленную по правилам, регулирующим способ подачи информации в документе. Справка составляется так, чтобы не возникло разночтений при ее использовании.

Выданные справки считаются юридическими документами и могут быть использованы соответствующим образом. Можно затребовать копии документов: постановлений, положений и приказов.

Документы длительного хранения

Сколько лет нужно хранить эти бумаги? Все, что касается сотрудничества со служащими компании, нужно держать в архиве 75 лет:

  • трудовые договоры, приказы об увольнении и переводе между отделами и подразделениями;
  • личные дела сотрудников;
  • журналы регистрации трудовых книжек;
  • подлинники таких документов, как трудовые книжки и свидетельства об образовании, если работники не забрали их;
  • документы о заработной плате, ведомости, переработках, расписании работы и подобные;
  • акты по травматическим происшествиям и авариям.

Документация временного хранения

Сюда относится все, что не нужно хранить больше 10 лет. Государственные архивы обычно отказываются принимать такие бумаги. Поэтому следует передавать их в частные архивные центры. Если срок хранения документа истек, его можно уничтожить, но обязательно следует составить акт.

  • акты приема выполненных работ;
  • акты закупки материалов, расходников и комплектующих;
  • приказы о сверхурочных, командировках, отпусках и подобные бумаги;
  • все остальное, что не содержит полезных в долгосрочной перспективе сведений.

Уничтожение документов и печатей

При ликвидации предприятия уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, а также печать. Важно, что утилизировать можно только те бумаги, которые уже прошли налоговую проверку. Если это отчетность, срок хранения которой миновал, но сверки с налоговыми и другими службами еще не было, уничтожать ее нельзя. Вообще, к уничтожению лучше приступать только после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.

Уничтожение печати – одна из обязательных процедур. Составляется акт и делается отметка в регистрационно-учетных формах. В таком качестве может выступить журнал учета печатей и штампов.

Как уничтожать печати:

  • Отнести в органы по учету печатей (это обязательно, если печать внесена в реестр).
  • Разобраться с этим самостоятельно.
  • Доверить дело мастерской печатей.

Последние два способа нуждаются в составлении акта. В нем указывается: где, как и кем была уничтожена печать, основание для этого. Существуют регламентированные методы для уничтожения. Акты нужно хранить вместе с другими документами, это нужно, если понадобится доказать подлинность или подделку документа с такой печатью.

Нужно ли уничтожать документы самостоятельно? Не обязательно, для уничтожения важных бумаг можно использовать один из следующих способов:

  • Шредирование. Это измельчение бумаг с помощью шредера. Офисные шредеры способны избавить вас от бумаг, а промышленные смогут разрушить диски, пластиковые карты и другие прочные изделия.
  • Сжигание. Обычно этот метод применяется для секретных документов или таких, информация на которых относится к конфиденциальной. Кажется, что это легко сделать и самостоятельно, но все зависит от количества документов и правильного выбора места для сжигания.
  • Выездное уничтожение. Обычно большое количество бумаг доверяют специальным компаниям, которые работают на базе выездного шредера. Он располагается в грузовой машине, это мощное промышленное устройство. Уничтожение происходит прямо возле офиса, документы никуда не увозят. Уровень безопасности значительно выше, чем при уничтожении в офисе.

Какой бы метод ни был выбран, нужно составить акт об уничтожении. Если вы доверяете это сторонней организации, она должна обеспечить безопасность операции. Выбор метода во многом определяется требованиями к соблюдению конфиденциальности по отношению к информации на уничтожаемых документов.

Ответственность за неисполнение хранения и уничтожения документов

Сдача документов в архив предусмотрена законодательством, но многих волнует вопрос о том, что будет, если не хранить документы. Неисполнение этой процедуры приводит к административной ответственности. Штраф, который накладывается на юридическое лицо, может достигать двухсот или трехсот тысяч рублей. Исполнителем наказания является лицо, ответственное за хранение документов, а не само ООО, поэтому избежать штрафа при неисполнении непросто.

Если при ликвидации были скрыты какие-либо документы, к ответственности обычно привлекается ликвидатор или руководитель ликвидируемой организации. В зависимости от тяжести деяния, ответственность может быть даже уголовной. Лучше всего потратить определенные усилия и сдать документы: это позволит учредителям спокойно себя чувствовать.

Если уничтожить документы, которые по закону подлежат хранению, то это тоже является наказуемым. Существует закон, предусматривающий нарушения при комплектовании, хранении или учете документов.

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при . Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.

Подготовка документации состоит из следующих этапов:

  • Структуризация дел по времени хранения и году создания.
  • Подшивка.
  • Нумерация.
  • Внутренняя опись.
  • Оформление обложек.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Сроки хранения документации

Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы продолжительного хранения.
  3. Документы временного хранения.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Использовать документы с истекшим сроком хранения для хозяйственных нужд – запрещено. Их нужно утилизировать.

Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.

Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.

Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.



Понравилась статья? Поделитесь ей
Распечатать статью
Наверх