Виды распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности Коллегиальные органы могут издавать распорядительные документы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Введение

указание распоряжение протокол постановление

Документирование и оформление документов государственной и муниципальной службы осуществляется в форме организационно-распорядительных документов. Они в свою очередь подразделяются на организационные и распорядительные документы. Организационные определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений, а также регулируют различные аспекты их деятельности. Организационные документы включают в себя устав, инструкция, должностная инструкция, положение, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяют управляющему органу обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы включают в себя постановление, решение, приказ, протокол, распоряжение.

Целью данной реферативной работы является выявление особенностей распорядительных документов, а именно указа, распоряжение, протокола, решения и постановления. Также определить их реквизиты и назначение данных видов распорядительных документов.

Задачами данной работы является:

Анализ указанных видов распорядительных документов

Описание их реквизитов

Исследование их назначения в документировании и оформлении документов

Определение их роли в делопроизводственной сфере

При выполнении данной работы использовались такие методы исследования, как: анализ, описание, исследование и изучение различных литературных источник по заданной теме.

1 . Общая характеристика распорядительных документов

Распорядительные документы - это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:

1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;

3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;

3) правовые акты организаций.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их подразделяют на:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. №30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. №536.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления.

К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей.

На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений.

Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.

Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть.

На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10-15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.

На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления.

Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения.

Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления.

Шестой этап - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.

Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.

В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2) сбор и анализ информации для принятия решения;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;

6) принятие решения (подпись распорядительного документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».

Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.

Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).

Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям

2 . Указание, его характеристика и реквизиты

Указание - распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно - методического и оперативного характера, а также по вопросам связанными с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.

Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…»

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения;

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Формуляр-образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:

Наименование организации (наименование министерства, ведомства,

Наименование вида документа - УКАЗАНИЕ;

Место издания - город;

Заголовок;

Текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись;

Визы или гриф согласования;

3 . Распоряжение, его характеристика и реквизиты

Распоряжение - вид подзаконного акта управления, изданный органом власти или управления в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.

Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

Наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

Дата, номер (в пределах календарного года);

Место издания;

Заголовок;

Подпись;

Гриф согласования;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Распоряжение оформляют на бланках формата А4.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.

4 . Протокол, его характеристика и реквизиты

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица - «я осуществляю…», от третьего лица - «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего - «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме - «Ивановым было предложено…».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают - «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:

Наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

Дата заседания, номер (в течение календарного года);

Место составления (город);

Заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

Текст вводной и основной части;

Подпись;

Гриф согласования (если нужно);

Гриф утверждения (если нужно);

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

5 . Решение, его характеристика и реквизиты

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных признаков управления.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:

Наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

Дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;

Место издания;

Заголовок к тексту;

Подпись (председателя, секретаря);

Визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6 . Постановление, его характеристика и реквизиты

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности.

Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Реквизиты ПОСТАНОВЛЕНИЯ:

Наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

Место издания;

Дата, номер (дату проставляют при подписании);

Заголовок;

Подпись;

Гриф (визы) согласования (если нужно);

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заключение

Распорядительный документ является важной составляющей частью делопроизводства в любой коммерческой или государственной организации.

С помощью распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления. Управление организацией невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия.

Список используемых литературных источников

1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

3. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа , добавлен 21.10.2010

Организационно-распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Закономерности общения, пути социальной адаптации личности. Основные принципы организации анализа хозяйственной деятельности. Эффективность распределения ресурсов.

контрольная работа , добавлен 28.03.2015

Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.

контрольная работа , добавлен 27.11.2010

контрольная работа , добавлен 27.10.2014

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014

Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013

Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа , добавлен 24.03.2014

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие , добавлен 24.11.2010

Суть документов, применяемых в управленческой деятельности. Организационные, распорядительные и документы по личному составу. Требования к видам документов на современном этапе. Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009

Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

организационным;
планирования производства;
строительства, материально - технического снабжения;
сбыта;
финансов и кредита;
труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:

всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
согласование текста и его подписание;
обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются:

порядок деятельности предприятия;
решения и поручения по организации работы;
организационные мероприятия;
итоги работы;
результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;
подготовку текста документа;
согласование текста документа;
подписание приказа;
доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:

название организации;
наименование вида документа - ПРИКАЗ;
дата, номер;
место составления;
заголовок;
текст;
подпись;
визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
дата, номер (те же, что и у приказа);
место составления;
заголовок;
часть текста;
подпись (кроме личной подписи);
заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

А) длительного действия; б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
подпись;
отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии...".

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
подпись;
отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:

название организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок;
текст;
подписи (председатель, секретарь);
визы.

Следующий вид распорядительного документа - постановление. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.

Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:

1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;

3) правовые акты организаций.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов . Их подразделяют на:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. № 536.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по рассмотренным материалам;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей.

На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10–15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.

Шестой этап – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.

Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2) сбор и анализ информации для принятия решения;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;

6) принятие решения (подпись распорядительного документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.

Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.

Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.

Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.

Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.

Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.

Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.

Приказ – это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.

В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.

Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.

Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:

1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;

5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.

Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.

Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.

Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.

Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.

Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.

Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.

Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения , могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;

выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;

обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;

утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях , обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Инициирование издания приказа или распоряжения.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Подготовка проекта приказа или распоряжения .

Согласование проекта документа.

Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Подписание приказа или распоряжения.

Регистрация приказа или распоряжения.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

по поручению руководства предприятия;

по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении .

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;

текущая документация организации;

документы, поступающие из других организаций;

архивные документы;

публикации в периодической печати;

научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением , он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Наименование реквизита

Момент оформления реквизита

Издание документа

1.1 наименование организации
1.2 наименование вида документа оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4 дата документа
1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6 заголовок к тексту
1.7 текст документа оформляется при подготовке проекта документа
1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9 подпись полностью оформляется во время подписания документа
1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

2.1 отметка о контроле оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения . Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и

распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения .

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ , перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение . При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;

2 группа согласующих - руководитель исполнителя;

3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;

5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.

Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа . Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);

внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно , так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году .

Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

1 Распорядительные документы - документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). - Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД. - 1974.

2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: - главой государства - Президентом Российской Федерации; - руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; - главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и др.

3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

11 Вид документа - это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью

	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
1.1	наименование организации
1.2	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4	дата документа
1.5	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6	заголовок к тексту
1.7	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
1.8	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9	подпись полностью	оформляется во время подписания документа
1.10	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
2.1	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
3.1	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело