Акт приема передачи кадровых дел. Перечень документов передачи при увольнении кадровика. Дополнительные локальные нормативные акты

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно - новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина. Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Голосование:

Минимальный размер составит 850 рублей, - сказал он. - А для уволенных в связи с ликвидацией предприятия или сокращением штатов размер пособия уже больше: 0,75 проц заработка, но не выше 4900 рублей». Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены? Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Тем не менее, уволить неугодного сотрудника можно и не нарушая трудового законодательства.

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Олеся Россия, Владивосток-сити, йоу:))) #3 3 октября 2008, 1:00 Ну кто ж вам еще, кроме вас, заполнит ТК, если вы в ед. лице ответственные за ведение, учет и хранение т/книжек? Я, например, в ед. лице — сама себе сделала запись о приеме, и все остальные — так же…Куда ж деться? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… всё, что нас не убивает — делает сильнее Алексей Российская Федерация, Новосибирск #4 3 октября 2008, 5:24 Аналогично. В первый день выхода на работу, пришлось оформить себя совмещением должностей с должностью Инспектор по кадрам.

Передача дел в кадровой службе

Начальник отдела кадров себя уволил
Кто увольняет кадровика
Как уволить кадровика
Минимальный размер пособия по - безработице составит 850 рублей
Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе
Инструкция по увольнению сотрудника для кадровика

Увольнение по всем статьям: инициатива работника (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ)

Конференция ЮрКлуба
Кадровые хитрости: как увольняют с «провокацией»

Статья по управлению персоналом: Прием-передача дел в кадровой службе Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу) .

Шпаргалка для кадровика: формулировки записей при увольнении работника

Внимание

Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Ситуация: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров.

В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел.

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости. Ситуация: Кто должен заверить записи в трудовой книжке при увольнении сотрудника, на которого была возложена обязанность по ведению трудовых книжек По общему правилу при увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяют:

подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
печатью работодателя;
подписью самого сотрудника.

Об этом говорится в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Законодательство прямо не указывает, кто должен вносить записи об увольнении в трудовую книжку сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек.
На практике организации поступают следующим образом.

Кто делает запись кадровику при увольнении кадровика

ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»); - журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»); - приказы по личному составу - о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.; - приказы по основной деятельности - об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.
Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. В заключение Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.
Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел - ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. 5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов.

Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: - соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; - системы электронного хранения и защиты персональных данных работников. Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать. Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации.

Такой акт оформляется произвольно. В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления. Примечание.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ксюша (гость) #1 2 октября 2008, 17:57 Оценок нет Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, может ли начальник отдела кадров сам себе сделать запись в трудовой об увольнении и подписаться???Кроме меня в этой организации никто кадрами не занимаются. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

aleks-15 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.Если на Вас приказом возложены обязанности ведение трудовых книжек, то можете. Или пусть подпишет руководитель.

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.

Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.

В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1 ), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2 ), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3 ). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4 ). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

Приложение 1

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации

Приложение 2

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Приложение 3

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Приложение 4

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

16.09.2018

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Как передать дела при уходе кадрового работника?

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов . Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

Создание специальной комиссии.
Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
Оформление соответствующих .

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

руководитель компании или его заместитель;
главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
инженер по охране труда;
юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации , ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг . В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг . Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

наименование бумаг и дел;
период действия;
точное количество;
замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

инициалы и должность ее владельца;
номер и серия вкладыша;
общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Скачать образец

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

наименование компании и бумаги;
город регистрации фирмы;
дата оформления акта;
должность и инициалы главного руководителя предприятия;
инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 6

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит "наследие" предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Пример 1 .

20.05.2009 N 90
О назначении комиссии
по проверке и приему-передаче
кадровой документации

В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П., принятой на работу 19.05.2009,

Приказываю:

Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО "Луч" в составе:

Председатель - директор Иванов И.И.
Члены комиссии:

Главный бухгалтер Игнатова А.П.
Юрисконсульт Сомов С.О.
Секретарь Филина О.С.
Бухгалтер Смирнова С.С.
Специалист по кадрам Петрова П.П.

Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО "Луч" кадровая документация.
Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.
По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО "Луч" специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлены:

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов
Секретарь Филина О.С. Филина
Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова

Проверка кадровой документации

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний.

полноты состава и правильности оформления кадровой документации;
системы регистрации кадровой документации;
системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;
программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

устав организации (копия);
лицензии, специальные разрешения (копии).

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, - положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:

графики сменности;
перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;
документы, устанавливающие нормы труда;
документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Дополнительные локальные нормативные акты:

должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
положение об охране коммерческой тайны;
положение о подборе и адаптации сотрудников;
положение о порядке прохождения испытательного срока;
положение о проведении аттестации работников и др.

Договорные документы:

коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ);
ученические договоры (ст. ст. 198 - 208 ТК РФ);
гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);
договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

Распорядительные документы:

приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);
приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

Информационно-справочные документы:

заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);
служебные записки;
протоколы;
акты;
документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.);
личные дела сотрудников.

Учетные документы:

личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек));
табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);
записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)" <1> (далее - УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

<1> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например , важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально - ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например , в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;
анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;
проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;
журнал учета приказов по личному составу;
журнал учета мероприятий по контролю <2>.

<2> Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Проведение сверки документов

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку - процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).

Таблица 1

Перечень необходимых документов	Документ отсутствует	Документ в наличии, но требует внесения изменений и дополнений	Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается	Примечание
1	2	3	4	5
Штатное расписание			+
График отпусков			+
Положение об оплате труда и премировании		+		В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией положения под роспись
Трудовые договоры		+		В форме трудового договора отсутствуют некоторые из обязательных условий. Отсутствуют трудовые договоры со следующими работниками: Трофимов О.Г. (менеджер по продажам), Ярославцева С.Э. (уборщица), Кожевников В.Н. (водитель)
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)		+		В связи с многочисленными поправками в ТК РФ создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	+			Включить данные книги в документооборот. Осуществить учет всех трудовых книжек и вкладышей в них тех работников, кто по состоянию на 1 июля 2009 г. состоит в трудовых отношениях с организацией
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	+
Инструкции по охране труда	+			Разработать и утвердить правила и инструкции по охране труда для работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Обеспечить наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой деятельности организации
...	...	...	...	...

Анализ системы хранения

Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их передаче в государственные, муниципальные архивы содержится в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно.

В рамках рассмотрения системы хранения следует провести:

проверку наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел;
анализ системы хранения кадровых документов;
проверку подготовки дел к архивному хранению.

Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел. По сути она должна представлять собой систематизированный список дел, которые ведутся в течение года. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и не организована должным образом. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

Затем рекомендуется проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивным требованиям: документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сгруппированы в разные дела, подлинники отделены от копий, годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов. В дело должны группироваться документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года (например, личных дел). Дело должно включать по одному экземпляру каждого документа и не должно содержать более 250 листов при толщине не более четырех сантиметров.

Проверка используемого программного обеспечения

В настоящее время большинство компаний ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота. Поэтому в рамках процедуры приема-передачи обязанностей кадровика рекомендуется провести анализ:

системы электронного документооборота и информационных потоков;
соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства;
системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков.

Проверьте, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с рекомендуемыми требованиями УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) <3>, а также иными действующими нормативными актами.

<3> Раздел ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации" введен Изменением N 2/98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утвержденным Госстандартом России 02.04.1998. Содержит, в частности, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Не факт, что наличие специализированной кадровой программы автоматически означает использование правильных форм документов. Нередки случаи, когда заложенные в кадровый модуль формы отдельных документов не соответствуют унифицированным формам, утвержденным действующими нормативными актами. Разработчики могут просто "потерять" в них отдельные реквизиты, некоторые из необходимых форм могут отсутствовать, программа может "устареть" из-за того, что не были установлены обновления.

Пример 2 . В одной компании, использовавшей для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001 г. Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятия. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдела кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятия, в которой были четко прописаны порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Компетентный кадровик, анализируя используемое в организации программное обеспечение, может оценить целесообразность дальнейшего применения данных программ или же их замены на новую систему.

Оформление приема-передачи документов

После проведения проверки кадровой документации при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел. Акт должен содержать наименования документов, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления (см. пример 3).

Пример 3 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Москва 29.05.2009
Утверждаю
Директор ООО "Луч"
Иванов
------ И.И. Иванов
29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

N п/п	Наименование документов и дел	Период времени (годы)	Количество документов и дел	Сведения об отсутствии (повреждении) документов и дел
1	2	3	4	5
1	Приказы по личному составу	2005 - 2009	12	В деле N 1-07 отсутствуют приказы N N 11-ок, 24-ок, 73-ок
2	Личные дела	2005 - 2009	172	Утрачено личное дело Шишкиной О.С.
3	Должностные инструкции	2005 - 2009	51	Должностная инструкция продавца-кассира находится в ветхом состоянии, отсутствует последний лист; отсутствует должностная инструкция помощника администратора магазина
4	Личные карточки работников	2005 - 2009	168	Отсутствуют личные карточки Ибралова О.Д., Петровой М.Н., не заполнены личные карточки Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н.
...	...	...	...	...

Сдала Приняла

29.05.2009 29.05.2009
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова
Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Отдельным актом рекомендуется задокументировать прием-передачу трудовых книжек. Он должен содержать перечень всех имеющихся в организации трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 4).

Пример 4 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4

Москва 29.05.2009
Утверждаю
Директор ООО "Луч"
Иванов
------ И.И. Иванов
29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них:

N п/п	Фамилия, имя, отчество владельца	Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша в нее	Примечания
1	2	3	4
1	Афанасьева Ольга Ивановна	Трудовая книжка серия АТ-IV N 5858599 Вкладыш в трудовую книжку серия ВК N 6080013	Трудовая книжка находится в ветхом состоянии
2	Балабанов Виктор Петрович	Трудовая книжка серия АТ-V N 2992992	Невостребованная трудовая книжка работника, уволенного 15.01.2008
3	...	...	...
84	Черыков Дмитрий Васильевич	Трудовая книжка серия ТК N 0252521	В трудовой книжке отсутствует запись о переводе на другую работу
85	Шикарова Нелля Никитична	Трудовая книжка серия ТК N 1991991

Итого трудовых книжек - 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них - 14. Всего трудовых книжек и вкладышей в них - 99.

Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

Итого бланков трудовых книжек - 2; бланков вкладышей - 2.

Всего бланков - 4.

Сдала Приняла
Бухгалтер Специалист по кадрам
Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова
29.05.2009 29.05.2009
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова
Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов
Секретарь Филина О.С. Филина

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В связи с этим одним из элементов процедуры приема-передачи кадровой документации является составление приказа о назначении нового ответственного лица (см. пример 5).

Пример 5 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Приказ

29.05.2009 N 94
О назначении ответственного
за ведение, хранение, учет
и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

Приказываю:

Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.
При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.
Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов
С приказом ознакомлена:
Специалист по кадрам Петрова П.П. Петрова

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Четко отлаженная и соответствующая законодательству система кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании, защищает ее в случае возникновения трудового спора с работниками, а также от прецедентов административных, материальных и уголовных санкций, налагаемых трудовой инспекцией или судом.

Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям в новой компании, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

О.Скрябина

Консультант

в области трудового законодательства,

руководитель отдела кадрового аудита

Группы компаний "Градиент Альфа"

Н.Коробцова

Менеджер

отдела кадрового обслуживания

ООО "Учет Аудит Сервис"

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью