Пример бланка заполнения графика отпусков наг. Что учитывать при составлении графика отпусков. В график включаются

Радостное слово «отпуск» всегда вызывает всплеск положительных эмоций у работника. Ведь это время, которое можно посвятить своим близким, съездить на море или в лес. По статистике, после отпуска сотрудники работают эффективнее, производительность их работы значительно увеличивается. Это нужно обязательно учитывать работодателю.

Поскольку все сотрудники не могут пойти в долгожданный отпуск одновременно, то без графика отпусков обойтись нельзя. Для упрощения и унификации ведения документации создана специальная форма графика – Т-7. Предпринимателям, бухгалтерам, кадровикам и самим работникам информация об этом документе не будет лишней. Давайте рассмотрим основные моменты: его предназначение, кто и когда должен его заполнять и порядок самого заполнения.

Для чего служит этот документ

Как мы уже отметили ранее, график отпусков – довольно важный документ. Он представляет собой расписание планируемого ежегодного оплачиваемого отпуска для каждого сотрудника предприятия . Основная задача этого расписания состоит в том, чтобы работники отправлялись в отпуск в заранее спланированное время в порядке очередности. Также график призван обеспечить бесперебойную работу фирмы и необходимое для этого количество сотрудников на своих рабочих местах.

График отпусков относится к локальным документам организации, он обязателен для исполнения как сотрудниками, так и администрацией. Исключениями могут быть перенос отпуска по желанию работника, согласованного с руководством (подробнее об этом в следующем разделе статьи), форс-мажор или производственная необходимость.

Любое нарушение графика и его изменение должно быть обосновано и подтверждено приказом с визой руководителя предприятия.

Чем большее количество сотрудников у предприятия, тем сложнее составить график, ведь нужно учесть и пожелания работников и оптимально распределить их отпуска, при этом не нарушить рабочий процесс.

В случае, если на предприятии нет графика, то работодателя могут ждать неприятности. Это – прямое нарушение прав работников. За непредоставление отпуска согласно расписанию работодателя ждет административная ответственность. Также график – объект плановых и внеплановых проверок трудовой инспекции. Для того чтобы избежать штрафных санкций и других проблем, следует тщательно подходить к процессу составления данного документа.

Кто и когда его заполняет

Согласно с правилами, установленными законодательно, график заполняется один раз в год и должен быть завизирован руководством . Вносить правки нельзя, кроме одного случая – изменения срока отпуска на основании соответствующего приказа о переносе, который должен быть подписан директором. Без согласования с администрацией и профсоюзом, в случае если он есть на предприятии, невозможно корректировать график. Для того чтобы изменить расписание, работник предоставляет письменное заявление в произвольной форме.

При составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса данной организации. На больших предприятиях в коллективном договоре или ином НПА прописывается максимальное количество людей, работающих в одном секторе, которые могут находиться в отпуске одновременно. Естественно, это связано с тем, что предприятие не должно прекратить свою работу, остаться без прибыли и понести убытки. Не могут находиться в отпуске в одно и то же время начальник и его заместитель.

Заполнить график нужно в ноябре , поскольку утвердить и сдать его следует до 18 декабря , то есть за две недели до нового календарного года. Это требование установлено в Трудовом кодексе и подлежит неукоснительному соблюдению. Подойти к составлению расписания лучше заранее, чтобы успеть согласовать его с работниками и вовремя утвердить. Сводный график на всё предприятие составляется после урегулирования всех спорных моментов.

Что касается принимаемых на работу сотрудников в течение года, то в график их вносить не нужно. Отпуск им предоставляется после согласования его времени с руководством.

Кто же занимается подготовкой документа? Ответ прост: отдел кадров, если это большое предприятие, также этим может заниматься бухгалтерия или сам работодатель небольшого предприятия. Последний вариант мы не будем рассматривать, поскольку это делается самим руководителем при небольшом штате сотрудников и не требует заверения или подписей сотрудников разных отделов.

Составленный график подписывает главный кадровик – руководитель кадрового отдела, затем он заверяется подписью директора. Иногда предприятие или организация могут предусмотреть своими внутренними документами право другого лица, уполномоченного руководством, на заверку расписания. В случае, если на предприятии есть профсоюзный орган, то документ подлежит согласованию и с этим органом.

Поскольку на графике есть подпись руководителя, то отдельный приказ об его утверждении составлять не нужно.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком и знать, когда он идет в отпуск. Ознакомить работников необходимо не позднее, чем за две недели до отпуска . Делается это обязательно под роспись, хотя такой графы в форме Т-7 нет. На разных предприятиях поступают по-разному. Некоторые добавляют в расписание еще один столбец, где работники ставят свои подписи, другие составляют документ, прилагающийся к графику, в котором и зафиксирован факт ознакомления.

Стоит отметить, что законодательством определены категории граждан, имеющих право отправиться в отпуск, не предусмотренный графиком. К примеру, сотрудник может взять очередной оплачиваемый отпуск, который совпадает с отпуском жены по беременности и родам, причем длительность отработанного времени на данном рабочем месте не имеет значения. Для совместителей дата отдыха совпадает с основным местом работы и не зависит от количества отработанного времени.

На следующем видео рассмотрены особенности составления этого графика:

Порядок заполнения

График в нашем государстве заполняется по единому образцу – форме Т-7, утвержденной Госкомстатом. Составляется он в единственном экземпляре .

Форма имеет вид таблицы. Вверху справа указан номер формы, дата и орган, ее утвердивший. По центру пишется наименование предприятия, а слева делается отметка профсоюза о согласовании с обязательным указанием даты такого ознакомления. Также вносится номер протокола заседания, где обсуждался данный вопрос. В случае отсутствия профсоюза на этом месте ставится пояснительная надпись. Справа отмечается одобрение со стороны руководства – дата, подпись, а также должность подписавшего лица. Затем уже пишется название документа – «График отпусков», его номер, дата его составления и год, на который составлено данное расписание.

Теперь можно непосредственно приступать к таблице. Количество строк зависит от количества работающих на предприятии. Таблица состоит из десяти столбцов, а именно:

• первый – структурное подразделение, в котором трудится сотрудник – кадровый отдел, управление или что-то иное;
• во втором столбце – занимаемая должность в соответствии со штатным расписанием;
• следующая колонка содержит ФИО работника;
• его номер в табеле;
• пятый столбец – количество дней отпуска у данного сотрудника с учетом дополнительных видов отпуска, предусмотренных законодательством. Минимальное количество дней оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Отдых такой длины полагается всем сотрудникам, которые имеют трудовой стаж – не менее 6 месяцев непрерывной работы. Это касается новичков. Те, кто не использовал все дни в прошлом году, могут прибавить их к своему ежегодному отпуску в новом году;
• в шестом столбце содержатся сведения о запланированной заранее дате отдыха. В случае, если известно, что сотрудник может пойти в отпуск не по графику, в этом столбце указывают месяц вместо конкретной даты;
• в следующем столбце – та дата, с которой сотрудник ушел в отпуск по факту;
• восьмой и девятый столбцы посвящены переносу отпуска, если он был, то есть заполнять эти графы нужно в том случае, если дата оговариваемого отдыха и фактическая дата не совпадают. В восьмой колонке указывается основание переноса – письменный документ. Обычно это заявление или приказ. А в девятой – новая дата.
• десятый столбец – последний, в нем указывают примечания, в случае их наличия. Например, причина переноса отпуска или его продления.

После таблицы идут данные о руководителе кадровой службы – его личная подпись, фамилия и инициалы, расшифровка подписи.

Давайте рассмотрим несколько нюансов, связанных с заполнением бланка.

Сам бланк распечатывается. Данные относительно работников могут вноситься печатным способом, но графы 7-10 – только рукописным. До того, как наступит новый календарный год, кадровый отдел заполняет не все столбцы, а с первого по шестой. Остальные столбцы — с седьмого по десятый — будут заполнены тогда, когда сотрудник уходит отдыхать. Он пишет заявление на отпуск и составляется приказ (форма Т-6).

Когда работник отзывается из отпуска, он пишет заявление о согласии на выход из него, а в график вносятся изменения в графы 8-10.

В расписании необходимо отразить информацию и о разделении отпуска на части. Обратите внимание, что с января 2014 года унифицированные формы перестали быть обязательными , но они продолжают использоваться. Возможно внесение каких-либо изменений в такой документ.

Надеемся, что наша статья помогла вам понять, что такое график отпусков, зачем он нужен и как его правильно заполнить. Хорошего отпуска!

График отпусков - образец заполнения 2019 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1-3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т-7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

10 колонок формы Т-7 заполнялись следующей информацией:

• графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
• графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
• графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
• графы 5-9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
• графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
• графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
• графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2019 год следует утвердить график не позднее 17.12.2018.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

• супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
• один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Мнение ФСС о двойных отпусках см. в статье «Отпуск может быть один: либо ежегодный, либо по уходу за ребенком» .

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

• почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
• Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
• лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
• сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте .

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2019 год, утвержденного в декабре 2018 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

• не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании и решения администрации);
• дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец» .

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска , в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные .

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом . Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. .

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы» .

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков - образец заполнения размещен на нашем сайте - должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

Осталось чуть больше месяца, чтобы составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть, расскажем в статье.

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Составление графика отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих, график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сот рудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:
—положения действующего законодательства РФ об отпусках;
—специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
—пожелания работников.

Право на отпуск

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
— с 12 января 2009 года — 28 календарных дней за 2008 год;
— с 16 марта 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год;
— с 31 августа 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

Отпускной стаж

Согласно части 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается:
—время фактической работы;
—время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
—время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации;
—период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
—время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Обратите внимание: в предыдущей редакции статьи 121 Трудового кодекса говорилось, что время отпуска за свой счет не включается в трудовой стаж, если его общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Специалисты толковали это по-разному. Одни считали, что, если общее количество отгулов, взятых работником за свой счет, превысило 14 дней, они полностью не учитываются при расчете стажа. Другие настаивали, что нужно исключить только дни начиная с 15-го. В новой редакции эта неясность устранена: теперь четко указано, что в стаже работы не учитываются отпуска за свой счет, превышающие 14 дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
—отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
—отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году — 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

Продолжительность отпуска увеличивается

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116—119, 173— 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

ВРЕМЯ ОТПУСКА ВЫБИРАЕТ РАБОТНИК

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр. 1, стр. 2.

УЧИТЫВАЕМ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации. По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости).

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

График составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2009 год — не позднее 17 декабря 2008 года.

График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).

Какие виды отпусков отражаются в графике

Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Помимо основных ежегодных отпусков в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

Обратите внимание: дополнительные отпуска без сохранения за работной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в статье 263 Трудового кодекса.

Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.

Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.

Заполняем форму № Т-7

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководите ля о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

См. пример заполнения графика отпусков.

Обратите внимание: в графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

ЗНАКОМИМ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.

Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.

Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков».

Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления).

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМУ № Т-7

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Перенос даты. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.

Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе необходимо указать:
—на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
—на какой срок он переносится.

Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
—временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
—исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
—в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
—работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
—отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:
—получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);

—издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа).

Обратите внимание: работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
—ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
—работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
—в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
—генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
—маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
—начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
—экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице.

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

Составление графика отпусков – процедура для сотрудников хорошо знакомая и приятная. Поэтому обычно к этому процессу относятся просто как к привычному способу планирования времени отдыха на следующий год.

На самом деле процедура составления такого графика строго регламентирована и подлежит строгому контролю со стороны органов охраны труда. Если это не сделано строго в установленные сроки и в требуемом формате, работодатель рискует быть оштрафованным. Размеры штрафа – 30 000 — 50 000 рублей. Помимо этого, возможно и приостановление деятельности до 90 дней.

При отсутствии графика, штрафы предусмотрены не только для организации в целом, но и для должностных лиц, ответственных за составление. Директор и руководитель отдела кадров могут быть оштрафованы на 1 000 – 5 000 рублей.

Процедура и нюансы оформления

Для того, чтобы правильно составить график, как правило, применяется следующая последовательность действий . Сначала собираются сведения относительно пожеланий сотрудников о сроках отпусков.

Сотрудник отдела кадров составляет предварительный план, корректирует его в соответствии со служебной необходимостью, учитывает требования законодательства по этому вопросу. После этого проводится необходимое согласование у начальников подразделений, готовый график подписывает руководитель отдела кадров и направляется на согласование директору предприятия.

Согласно трудовому законодательству, обязательный ежегодный должен быть продолжительностью не меньше 28 календарных дней. В зависимости от внутренних положений организации, специфики отрасли и условий работы, это время может быть увеличено.

Дополнительные права сотрудников в плане отпуска можно поделить на две категории:

1. продолжительность отпуска;
2. возможности выбора его сроков.

Это сотрудники:

• У которых в закреплен ненормированный рабочие день. В этом случае отпуск должен быть увеличен минимум на 3 дня.
• Работники вредных и/или опасных производств. Им должно быть увеличено время отдыха в соответствии с нормами труда.
• Работающие в условиях крайнего севера;
• Подростки до 18 лет. Им предоставляется отпуск в 31 календарный день.

Работники, имеющие право на дополнительное время отпуска в связи с условиями труда, имеют право взять часть его в виде оплаты.

Но это возможно только для той части дополнительного отдыха, которая превышает семь дней, установленные законодательством как обязательный минимум для этого вида отпуска.

• Внешние совместители;
• Подростки до 18 лет;
• Беременные женщины, уходящие в ;
• Мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, по их заявлению может быть предоставлен отпуск на то же время.

При этом максимальная продолжительность оплачиваемого отпуска законодательством не установлена, поэтому может быть произвольно увеличена на усмотрение работодателя или в соответствии со служебной необходимостью.

Заполнение формы Т-7

Для составления графика предусмотрено использование формы Т-7 . Законодательство не обязывает работодателя к ее использованию в неизменном виде, допустимо ее редактирование с соблюдением наличия всех необходимых полей.

Бланк графика отпусков по форме Т-7

Можно добавлять дополнительные колонки, которые требуются для удобства ведения графика, либо не использовать ненужные, например, поле для табельных номеров сотрудников, если такой практики на предприятии нет, и сотрудникам не присвоено табельных номеров.

Перед составлением графика необходимо заполнить шапку. В нее вносятся данные организации, ее наименование, должность и фамилия руководителя.

Далее следуют данные о самом документе. Это номер, дата составления и на какой год составлен график. По требованиям законодательства, график отпусков должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала того года, на который он составляется, поэтому следует учитывать, что датой составления не может быть указана дата, нарушающая эти сроки.

Поскольку график отпусков является сводным документом, составляемым в единственном экземпляре, то номер документа у него, как правило, 1, хотя это зависит от правил ведения делопроизводства, принятых на предприятии.

Часто для внесения корректировок в первоначальный вариант прибегают к составлению нового графика с измененными данными и, соответственно, присваивают ему следующий порядковый номер. Это не правильно, так как наличие двух и более действующих графиков отпусков на один календарный год запрещено .

На что следует обратить внимание для правильного составления графика отпусков рассмотрено в следующем видеоуроке:

1. Структурное подразделение – указывается название отдела согласно штатному расписанию.
2. Должность – пишется полностью, сокращения не используются.
3. Фамилия, имя, отчество – также указывается полностью.
4. Табельный номер – эта графа заполняется только если подобная практика используется в организации, и сотрудникам при трудоустройстве присваиваются табельные номера.
5. Количество календарных дней – указывается общее число календарных дней оплачиваемого отпуска, которые полагаются сотруднику. Если отпуск будет разбит на несколько частей, для каждой его части должна использоваться отдельная строка, в которой указывается число дней именно этой части отпуска. В одну строку записывается только непрерывный отпуск.
6. Запланированная дата – в нашем примере указаны даты начала и окончания отпуска. Это сделано только для удобства и наглядности, на самом деле можно указать только дату начала отпуска и из количества дней в соседней колонке уже будет очевидна дата окончания, поэтому ее можно и не писать.
7. Фактическая дата – заполняется в течение года, в момент фактического ухода сотрудника в отпуск.
8. Основание переноса отпуска – если в график вносятся изменения, необходим документ, на основании которого это допустимо сделать (это может быть заявление работника или приказ работодателя).
9. Дата предполагаемого отпуска – заполняется в течение года, если есть необходимость внесения изменений.
10. Примечание – используется для каких-либо пояснительных отметок, необходимых в графике.

Например, из нашего образца мы видим, что у главного бухгалтера Антонины Петровны по графику запланировано количество дней отпуска, отличное от стандартных 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Поскольку этот факт требует пояснения, то в примечаниях мы видим, что по трудовому договору для Антонины Петровны предусмотрен ненормированный рабочий день (что дает право на минимум 3 дополнительных дня к отпуску), а также имеется неиспользованный отпуск за прошлый год в количестве семи дней.

Нюансы составления

Если привычная практика организации требует ознакомления сотрудника под роспись, то допустимо добавить к приведенному варианту дополнительные колонки. Например: «Подпись», «Расшифровка», «Дата ознакомления» и так далее.

Если внутри предприятия существует профсоюзная организация, то до утверждения график должен быть обязательно согласован с профсоюзом. Отметка о согласовании с ним может отсутствовать на готовом графике отпусков только в том случае, если такого объединения работников в организации нет.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя согласовывать или иным образом предоставлять для ознакомления сотрудникам график отпусков в окончательном виде. Многие организации осуществляют ознакомление под роспись просто для того, чтобы получить подтверждение от сотрудников о том, что они согласны с предлагаемым вариантом и поставлены в известность о дате начала отпуска. На самом деле это не обязательно. Трудовой Кодекс требует от работодателя только сообщить сотруднику о начале отпуска за две недели до его начала и начислить отпускные не позднее, чем за три дня. Все остальное на усмотрение руководства организации.

Часто бывает, что в связи с производственной необходимостью в течение календарного года работнику нет возможности предоставить отпуск. Либо он был предоставлен, но потребовалось его прервать, и вызвать сотрудника на работу. В этом случае время неиспользованного отпуска должно быть предоставлено позднее по заявлению сотрудника.

Особо следует отметить, что недопустимо отсутствие отдыха у кого-либо из сотрудников в течении двух календарных лет. За это время обязательно нужно дать возможность сходить в отпуск хотя бы один раз и на срок не менее двух недель.

Оставшееся неиспользованным время отпуска за предыдущий год нужно включить в график на следующий год. В этом случае к числу дней за текущий год прибавляются те дни, которые остались от предыдущего и указываются в графике общей суммой. В поле для примечаний делается отметка о том, что имеется неиспользованный отпуск и указывается количество календарных дней, добавленных по этой причине.

Правила составления в программном обеспечении 1С ЗУП 2.5 изложены в следующем видеоматериале:

Внесение изменений в график

Форма составления графика допускает внесение в него изменений, для этого предусмотрены отдельные колонки, чтобы указать фактическую дату ухода сотрудника в отпуск и причину ее переноса.

Инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Законодательство оставляет за руководством организации право корректировать время ухода сотрудников в отпуска, если первоначальный график нарушает эффективность работы. В таком случае изменения вносятся посредством приказа руководителя об изменении даты начала отпуска или даже о вызове сотрудника из уже начавшегося отпуска.

Если же изменения в графике требуются кому-то из сотрудников, то это оформляется посредством заявления на имя руководителя.

На основании этих документов вносятся корректировки в график, указывается дата фактического ухода сотрудника в отпуск и документ, послуживший основанием для его переноса.

Отдельно нужно обратить внимание на те случаи, когда сдвигается дата выхода сотрудника из отпуска. Причиной может послужить больничный, оформленный после ухода в отпуск или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время отпуска. В этом случае время отпуска сотрудника увеличивается, но изменения в график вносить не нужно, так как фактическая дата ухода не меняется, меняется только дата возвращения.

Время отпуска может быть разделено по желанию работника на несколько частей, но так, чтобы минимум одна из них не была менее двух недель.

Дополнительно нужно обратить внимание на то, что если в течении года отпускной стаж сотрудника более чем на 14 дней прерывался на административный отпуск без сохранения зарплаты или по неуважительным причинам, то это время вычитается из отпускного стажа.

Срок хранения для графика отпусков составляет один год с момента его окончания, то есть, он хранится в течении года, следующего за тем годом, на который он составлен.